Requisitos previos: para acceder al módulo de importación, debes contar con la autorización necesaria.
Introducción
Para evitar introducir a mano un gran número de lugares de trabajo (teletrabajo, oficinas), con Timmi Oficina puedes importar en masa el planning de tus empleados (tanto en el pasado como en el futuro).
En el módulo de importación, puedes escoger entre dos tipos de importación:
- la importación por fecha: muestra el planning de los empleados por cada fecha indicada en la importación. Ejemplo: Martin trabaja el lunes 24 de septiembre, el martes 25 de septiembre y el jueves 27 de septiembre en la oficina, y tanto el miércoles 26 de septiembre como el viernes 28 de septiembre, teletrabaja.
- la importación por semana típica: muestra el planning de los empleados por día de la semana. Ejemplo: Martin trabaja los lunes, los martes y los jueves en la oficina, y los miércoles y viernes, teletrabaja durante los próximos 6 meses.
Cómo proceder:
- Escoger el tipo de importación: por fecha o por semana típica
- Obtener el modelo de importación
- Cumplimentar las columnas del archivo según la información proporcionada en el formato. Después, volver a importar el archivo.
- Iniciar el análisis: se analizará el archivo para detectar errores potenciales.
Importación por fechas
Formato esperado
Esta es la información que se debe cumplimentar en el archivo:
- login: identificador de usuario de Lucca
- firstName: nombre del usuario
- lastName: apellido del usuario
- workLocationName: nombre del lugar de trabajo según la definición de Configuración > Lugares de trabajo (p. ej.: teletrabajo, de viaje, oficina)
- areaName: nombre del área según la definición de Configuración (si has dividido la oficina en áreas y deseas asignarle una a un empleado)
- date: fecha que cumplimentar
- position: cargo durante el día: jornada completa = FullDay; mañana = FirstHalf; tarde = SecondHalf
Ejemplo:
Martin Dupont trabaja el lunes 24 de septiembre, el martes 25 de septiembre y el jueves 27 de septiembre en la oficina «París» del área «Comercial», y el miércoles 26 de septiembre y el viernes 28 de septiembre, teletrabaja.
Asegúrate de no eliminar la primera línea en la parte superior del archivo.
Análisis del archivo
Una vez registrado el archivo, puedes iniciar el análisis del mismo. Se te notificarán todos los conflictos y errores potenciales:
Puedes elegir entre ignorar los errores o corregirlos en un nuevo archivo.
Las líneas con alertas se tratarán en la etapa siguiente. Si existen datos que entran en conflicto con otros datos ya indicados en el planning, puedes optar por:
- Conservar todos los datos existentes: estos se priorizarán frente a los datos de la importación
- Reemplazar los datos existentes: serán reemplazados por los datos de la importación
Una vez el archivo haya sido importado correctamente, los plannings estarán completos.
Importación por semana típica
Formato del archivo
La importación por semana típica cumplimenta el planning de los empleados por día durante un periodo de tiempo determinado (1).
Existen varias opciones disponibles:
- Conservar todos los datos: si existen datos indicados en el planning, se priorizarán frente a los datos de la importación
- Reemplazar los daos existentes: si existen datos indicados en el planning, serán reemplazados por los datos de la importación
- Reemplazar únicamente los datos generados por importación: si existen datos que ya han sido importados en el planning, serán reemplazados por los datos de esta nueva importación
También puedes optar por guardar las semanas típicas para los empleados. Podrán encontrarlas y editarlas en Configuración
Esta es la información que se debe cumplimentar en el archivo:
- login: identificador del usuario de Lucca
- firstName: nombre del usuario
- lastName: apellido del usuario
- workLocationName: nombre del lugar de trabajo según la definición de Configuración > Lugares de trabajo (p. ej.: teletrabajo, de viaje, oficina)
- areaName: nombre del área según la definición de Configuración (si has dividido la oficina en áreas y deseas asignarle una a un empleado)
- dayOfWeek: día de la semana (en inglés): Monday | Tuesday | ...
- position: cargo durante el día: jornada completa = FullDay; mañana = FirstHalf; tarde = SecondHalf
Ejemplo: Martin Dupont trabaja los lunes, los martes y los jueves en la oficina «París» en el área «Comercial», y los miércoles y viernes, teletrabaja durante los próximos 6 meses.
Asegúrate de no eliminar la primera línea en la parte superior del archivo.
Análisis del archivo
Una vez registrado el archivo, puedes iniciar el análisis del mismo.
Se te notificarán todos los errores potenciales. Dichos errores pueden ser: nombre del lugar de trabajo erróneo, identificador de un empleado incorrecto, ningún área asignada...
Puedes escoger entre ignorarlos o tratarlos y corregirlos en un nuevo archivo.
Una vez el archivo haya sido importado correctamente, los plannings estarán completos.