Sincronizar las sesiones con los calendarios profesionales de los empleados

Antes de empezar

La integración con los calendarios profesionales funciona con un módulo transversal de Lucca denominado «Integración». Por ello, deberá comprobar que el conector de calendarios profesionales se ha instalado y se ha configurado correctamente en esta aplicación. La instalación necesita derechos de administrador. Si no tiene acceso a la aplicación, deberás solicitar derechos de acceso.

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Si no se ha instalado ningún conector, deberá añadir uno consultando la documentación de la integración de calendarios disponible, a saber, Google Calendar - Sincronización de eventos de calendario y Microsoft Outlook Calendar - Sincronización de eventos de calendario

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Es importante garantizar que los responsables internos de las sesiones dispongan de un conector de calendarios configurado para su establecimiento. De hecho, el responsable interno será el organizador del evento de calendario. 
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Sincronizar una sesión con evento de calendario

Después de configurar correctamente el conector, automáticamente se creará un evento de calendario tras la primera inscripción de un empleado (momento en el cual también se activará la opción de sincronización del evento de la sesión).

El evento sincronizado será más preciso si se introducen las horas de inicio y finalización. En este caso, también se deberá especificar el huso horario.

Por el contrario, el evento se eliminará si no hay ningún empleado registrado en la sesión (o si se ha desmarcado la opción de sincronizar el evento de la sesión).

Límites conocidos

La función de integración de calendarios tiene los siguientes límites:

  • La existencia del conector o su correcta configuración (configurado por el establecimiento del responsable interno) solo será visible desde el módulo de «Integración». No se dispone directamente de esta información en una sesión.

  • Al cambiar al responsable interno, tras realizar la sincronización, esto dejará de funcionar. Esto se corregirá próximamente.
  • Los recordatorios de correo enviados respectivamente 7 y 2 días antes del inicio de una formación no incluirán las horas especificadas para la misma.

  • Las horas de inicio y finalización, una vez introducidas, no se mostrarán en la sección de «Mis formaciones».

  • El formador interno aún no es el organizador del evento de calendario para las sesiones de formación internas.

 

Preguntas frecuentes

  • ¿Cuándo se realiza la sincronización de una sesión en el calendario profesional de los empleados?

    La primera sincronización se lleva cabo por parte del responsable interno cuando un empleado se registra en la sesión y se selecciona la opción de «Añadir la sesión a la agenda de los participantes». En ese momento, automáticamente se envía una integración a su calendario profesional. El responsable interno también recibe la invitación en ese momento. Cuando todos los empleados dejan de estar registrados, se elimina la invitación del calendario para todos los participantes. 

    Además, también se eliminan todas las invitaciones si el responsable interno desmarca la opción de «Añadir la sesión a la agenda de los participantes».

  • ¿Qué información se sincronizará con la agenda profesional?

    En la invitación del calendario se incluye la siguiente información sobre la sesión de Poplee Formación:

    • Nombre de la formación
    • Fechas de inicio y finalización
    • Horas de inicio y finalización (opcional)
    • Responsable interno
    • Empleados registrados
    • Dirección (opcional, visible en la descripción de la invitación)
    • Enlace de la videoconferencia (opcional, visible en la descripción de la invitación)

  • ¿Con qué calendarios profesionales se puede sincronizar la sesión?
    La sincronización es compatible con Google Calendar y Microsoft Outlook Calendar. Sin embargo, la sincronización no funciona con la oferta local de Microsoft Outlook (alojada en servidores locales).

  • ¿Qué ocurre cuando se incluye información directamente en la invitación del calendario?
    Poplee Formación es la referencia para el nombre, la descripción, el lugar, las fechas de inicio y finalización, los participantes y el organizador de la invitación del calendario. Si, por ejemplo, el organizador modifica el nombre o añade a un participante, en la siguiente sincronización, los cambios que haya hecho manualmente se borrarán y serán sustituidos por los datos de Lucca. Esto también se aplica a las salas y la gestión de derechos de acceso de la invitación, que se eliminarán en el momento de la próxima sincronización. Por el contrario, los enlaces de las videoconferencias se conservarán, pero solo en Google Calendar.

  • ¿Qué pasa cuando se registran empleados que no tienen una dirección de correo electrónico sincronizada con un calendario profesional de tu empresa?
    Los empleados seguirán recibiendo la invitación al calendario por correo electrónico.

  • ¿Qué pasa cuando el organizador elimina directamente la invitación desde su calendario profesional?
    Poplee Formación es la referencia para las invitaciones de calendario. En la próxima modificación de la sesión como, por ejemplo, la fecha de inicio, el evento se volverá a crear en la agenda profesional de los empleados. Si el responsable interno decide eliminar la invitación definitivamente, deberá desmarcar la opción de «Añadir la sesión a la agenda de los participantes» directamente en la sesión de Poplee Formación.

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