Antes de empezar
Esta aplicación le permite centralizar y facilitar el acceso a los documentos de RR. HH. públicos como el reglamento interno o la carta de teletrabajo. Los empleados recibirán una notificación en caso de nueva adición y pueden consultar y descargar libremente los documentos compartidos con ellos.
Haga clic en este enlace si desea ver el tutorial (4 minutos aproximadamente).
Instalación y acceso a la aplicación
Como administrador de la solución
"(Lucca) Documentos compartidos" dispone gratis de Store Lucca. ¿Significa algo para usted? Para instalar una aplicación desde Store (accesible desde el cohete de la parte derecha del menú Lucca), debe disponer del permiso "Administrar aplicaciones" en roles. En caso de problema, póngase en contacto con su administrador global o solicite asistencia técnica.
Al realizar la instalación desde la ficha específica Store, se creará un rol secundario y se le asignará automáticamente. Usted será administrador de este módulo y, en consecuencia, podrá añadir, actualizar y eliminar documentos compartidos.
Como empleado
Para dar acceso a la aplicación de lectura en un rol, sólo debe añadir la aplicación “(Lucca) Documentos compartidos” desde el módulo de administración de roles.
Los empleados que tengan la aplicación activada en sus roles podrán consultar y descargar los documentos compartidos de su empresa.
Añadir y compartir documentos públicos
Para añadir y compartir documentos con los empleados correspondientes, es necesario disponer del permiso "Administrar documentos compartidos". Este permiso se le asignará automáticamente al realizar la instalación.
Si hace clic en "Añadir un documento" a la derecha, se abrirá una plantilla. En ella podrá especificar:
- El título del documento.
- La categoría del documento (que se mostrará a la izquierda). La aplicación consta de tres categorías por defecto. Con el permiso “Administrar documentos compartidos” es posible añadir, renombrar, eliminar o reorganizar las categorías de documentos.
- El alcance de acceso del documento (todos los establecimientos o sólo los seleccionado). La lista de establecimientos seleccionables se corresponde con los establecimientos relacionados con el rol.
- Y, por último, seleccionar notificar o no a los empleados de la adición del documento. Esta notificación puede ir acompañada de un mensaje personalizado.