Desplegar el módulo de competencias en mi empresa

Antes de empezar

¿Es cliente de Poplee Desempeño y cuenta con un sistema de referencia de competencias? Esta ficha de ayuda le permitirá implementar la gestión de competencias en Lucca para que, mediante evaluaciones, pueda conocer las habilidades de sus empleados.

Sabemos que configurar un sistema de referencia de competencias puede llevar mucho tiempo, es por eso que hemos diseñado este módulo para que usted mismo/a pueda crear y, sobre todo, actualizar dicho sistema. Este módulo que se le ofrece está incluido en su suscripción a Poplee Desempeño. 

Antes de empezar la instalación, le invitamos a visualizar este vídeo de presentación: 

Antes de comenzar la instalación

Las etapas deben llevarse a cabo en el orden que se indica a continuación y, además, debe disponer de la aplicación Poplee Desempeño. 

Para ayudarle con la implementación, hemos elaborado esta sección de Preguntas frecuentes que podrá consultar a lo largo de la implementación, además de un glosario presente en nuestra guía en esta ficha de ayuda.

💡 Consejo de Lucca: para sacar el máximo partido del módulo, le recomendamos que empiece probando las distintas etapas en una sola actividad. Esto le ayudará a acostumbrarse a la interfaz y conocer el proceso de asignación de competencias y entender sus detalles. Este proceso gradual le garantizará una buena comprensión de las funciones y le facilitará el despliegue posterior de la solución para todas las actividades. 

Etapa 0: instalar el módulo de Competencias a nivel de las aplicaciones

⌛️Tiempo estimado: 1 min

En esta etapa, debe instalar el módulo de Competencias. 
Pour cela, rendez-vous dans la Roue crantée ⚙️ > Applications (Autres paramètres). Si vous n'avez pas accès à cet onglet Applications, merci de contacter notre support client.

Pulse el botón Instalar una aplicación e instala el módulo Poplee Competencias. 

 

1ª etapa: Activar los permisos para gestionar los sistemas de referencia de competencias y cualificaciones 

⌛️Tiempo estimado: 1 min

En esta fase, debe otorgarse los permisos que le permitirán administrar el sistema de referencia de competencias, así como el sistema de referencia de cualificaciones (un sistema de referencia de puestos de trabajo que le permitirá vincular las competencias a cualificaciones). Puede conceder permisos a otros perfiles de administrador que le ayudarán a implementar y mantener estos sistemas de referencia.

Pour cela, rendez-vous dans la Roue crantée ⚙️ > Rôles > [le nom de votre rôle] > Autre > Lucca et ajoutez sur votre rôle les permissions suivantes :

• Administrar las cualificaciones
• Administrar el sistema de referencia de competencias

Para llevar a cabo esta etapa, debe tener acceso a la configuración de las funciones. Si no es así, póngase en contacto con nuestro servicio de soporte. 

✅ Ha finalizado correctamente esta etapa si ahora tiene acceso, desde la rueda dentada, a los módulos de Cualificaciones y Competencias.

2ª etapa: Crear las cualificaciones

⌛️Tiempo estimado: variable en función del número de actividades y cualificaciones (de 10 min a 1 hora)

En esta etapa, debe iniciar su sistema de referencia de cualificaciones, es decir, las actividades de su empresa y sus rangos existentes. Seguidamente, en las etapas siguientes, podrá relacionar competencias con estas cualificaciones. 

Los puestos de trabajo y las cualificaciones asociadas pueden crearse manualmente o mediante una importación masiva. 

✅ Ha finalizado con éxito esta etapa si las actividades y cualificaciones aparecen indicadas en el módulo de Cualificaciones.

3ª etapa: Iniciar la configuración general del sistema de referencia de competencias 

⌛️Tiempo estimado: 10 min 

En esta etapa, inicie la configuración general del sistema de referencia de competencias. Para ello, debe hacer lo siguiente:

• Personalizar la escala de evaluación de las competencias;
• Seleccione el idioma predeterminado de su sistema de referencia. 

✅ Ha finalizado con éxito esta etapa si ha establecido el idioma predeterminado de su sistema de referencia de competencias y si la escala de evaluación de las competencias es adecuada para usted. 

4ª etapa: Crear las competencias

⌛️Tiempo estimado: variable en función del número de competencias (de 30 min a varias horas)

En esta etapa, debe añadir su sistema de referencia de competencias, es decir, la lista de las competencias que desea evaluar en su empresa. La asignación de las competencias por actividad se llevará a cabo en la etapa siguiente.

Puede crear las competencias manualmente, directamente en Lucca. ¿Hay más de veinte competencias en su sistema de referencia? Le aconsejamos que realice una importación para crearlas en masa.

💡 Consejo de Lucca: asegúrese de no tener duplicados en su archivo antes de importarlo. Para ello, podría compartir determinadas competencias entre los distintos puestos de trabajo.

✅ Ha finalizado con éxito esta etapa si ha creado competencias en su sistema de referencia. Si ha procedido por importación, puede consultar los detalles de una competencia para visualizar la información que se ha importado (Pestaña Competencias > pulsar una competencia). 

5ª etapa: Crear las tablas de competencias

⌛️Tiempo estimado: variable en función del número de competencias y cualificaciones (de 30 min a varias horas)

En esta etapa, debe vincular las competencias a las cualificaciones e indicar el nivel que se espera para cada competencia. 

Puede crear los marcos manualmente en la pestaña Marcos de competencias, desplazándose a cada puesto de trabajo. ¿Hay más de diez actividades diferentes en su sistema de referencia? Le aconsejamos que realice una importación en masa para crear las tablas de competencias.

✅ Ha finalizado correctamente esta etapa si ha relacionado las competencias con cualificaciones. Si ha procedido por importación, puede visualizar las tablas a través de la pestaña Tablas de competencias.

Este es un ejemplo de tabla de una actividad: 

6ª etapa: Relacionar las cualificaciones con usuarios

⌛️Tiempo estimado: variable en función del número de cualificaciones y usuarios (de 10 min a 1 hora)

En esta etapa, debe indicar la cualificación de cada usuario. 

Para hacer esto, asegúrese de disponer de los permisos siguientes para su función en Empleados: 

• Consultar las cualificaciones de los empleados 
• Modificar las cualificaciones de los empleados 
• Importar los datos de los empleados 
• Utilizar el formato de importación

Puede introducir manualmente las cualificaciones de cada empleado en la sección «Carrera» del expediente de RR.HH. del empleado. ¿Cuenta usted con más de 20 empleados en su empresa? Le aconsejamos que proceda a través de una importación en masa de estos datos que están presentes en el Expediente de RR.HH. de los empleados. 

1/ Ir a Empleados > Informes > Nuevo informe 

2. Añada el dato «Cualificación (nombre)» a los datos del informe (además de los datos de nombre de usuario, nombre y apellidos). Para facilitar la asignación de la cualificación a cada empleado, le aconsejamos que exporte los demás datos que puedan serle útiles, como el nombre del puesto. 

3/ Descargar el informe en el formato de importación asegúrese de haber añadido el permiso para utilizar el formato de importación). 

4/ Seguidamente, introduzca en el archivo descargado el nombre de la cualificación de cada uno de los empleados, prestando atención a la ortografía correcta de dichas cualificaciones, por ejemplo:

💡 Consejo de Lucca: puede exportar su sistema de referencia de cualificaciones para encontrar los títulos exactos de sus cualificaciones.

5/ Importar el archivo siguiendo esta ficha de ayuda para actualizar las cualificaciones de sus empleados mediante la importación de los datos de los usuarios. 

✅ Ha finalizado con éxito esta etapa si sus empleados tienen una cualificación.

7ª etapa: Asignación de accesos a los empleados

⌛️Tiempo estimado: 5 min 

En esta etapa, asignará el acceso a la nueva sección de «Competencias » de Poplee Desempeño a los empleados a través de las funciones de la aplicación. Esta sección tiene tres pestañas: 

1. Mis competencias
2. Marcos de competencias
3. Análisis

💡 Consejo de Lucca: si quiere probar el sistema con una población inicial antes de abrirlo para todos los empleados, puede conceder permisos solo a un grupo inicial de usuarios. 

Recomendación: reutilizar las funciones existentes que se incluyen en Poplee Desempeño

Si los permisos para el módulo de Competencias deben ser los mismos que los de Poplee Desempeño, le recomendamos utilizar las funciones que se incluyen en Poplee Desempeño que ya existen en su base. Por ejemplo: los empleados de la función Mánager de Poplee Desempeño son los mismos que los que tengan derecho de administrar el módulo de Competencias.
Por ello, deberá añadir la aplicación Poplee Competencias con los siguientes permisos:

Permisos «Poplee Competencias»	Función Empleado	Función Mánager	Función Administrador
Consulte las competencias evaluadas de	Usuario	Usuario + Empleados supervisados	Todos los departamentos
Acceder al análisis agrupado de las competencias de	-	Empleados supervisados	Todos los departamentos

Asignación de permisos de Competencias a la función de Mánager principal

Otra posibilidad: utilizar las funciones por defecto de Poplee Competencias

Tras instalar Poplee Competencias, se crearán automáticamente 3 funciones. Si la recomendación anterior no se adapta a su funcionamiento, puede utilizar estas funciones para conceder permisos a sus empleados en Poplee Competencias.

✅ Ha finalizado correctamente esta etapa si usted y sus empleados tienen acceso a las distintas páginas de Competencias en Poplee Desempeño. 

¿Y ahora qué?

Enhorabuena, ¡ha desplegado el módulo de competencias!

Ahora puede iniciar una campaña de evaluaciones para analizar las competencias de sus empleados. Ficha de ayuda para llevar a cabo esta etapa. 

Si es posible, le recomendamos conceder acceso a las tablas de competencias antes de realizar las evaluaciones, para que los empleados tengan tiempo para consultarlas.