Antes de empezar
Se pueden enviar recordatorios a los usuarios y los aprobadores que tienen hojas de tiempo con retraso (que se deben declarar o aprobar) directamente desde Lucca Registro Horario, en el módulo de informes. Se considera que una hoja de tiempo tiene retraso cuando se ha superado la fecha del último día de la hoja de tiempo.
Consultar el cuadro de mando «Recordatorios para quienes están atrasados»
Este cuadro de mando presenta, en «usuarios con retraso», a todos los usuarios cuyas declaraciones están atrasadas, empezando por los que tienen el mayor número de hojas de tiempo sin declarar y vencidas. La misma lógica se aplica a la pestaña «Aprobadores con retraso»: los aprobadores con más hojas de tiempo pendientes de aprobación se encuentran al principio de la lista.
Puede enviar un recordatorio a todos los usuarios (o aprobadores) con retraso seleccionándolos a todos, o puede seleccionar solamente a personas concretas.
Puede aplicar filtros para seleccionar mejor a las personas con retraso a las que quiere enviar un recordatorio:
– el filtro «grado de retraso» se aplica de forma predeterminada a «todos los retrasos». Tenga en cuenta que se muestran las hojas de tiempo con retraso hasta seis meses en el pasado. Puede filtrar por «menos de un mes de retraso» para ver solamente los usuarios con hojas de tiempo con retraso en las últimas semanas (en el mes en curso, por ejemplo), o por «más de un mes» de retraso.
– También puede acotar la lista de personas con retraso filtrando por departamento(s) o por establecimiento(s).
Redacción del mensaje de recordatorio
Una vez seleccionadas las personas con retraso a las que quiere enviar un recordatorio, puede hacer clic en «Redactar un mensaje de recordatorio». Puede escribir el texto que quiera. Si no se siente inspirado, le sugeriremos un texto mediante el botón «Inspírame», que podrá editar antes de enviarlo.
¿Cómo se accede al módulo de informes?
Se puede acceder al recordatorio para las personas con retraso desde el módulo Informes de Lucca Registro Horario para todos los usuarios que tengan el permiso «generar informes» activada en el módulo de administración de funciones. Si algunos de sus aprobadores no tienen acceso al módulo de informes y, por lo tanto, a los recordatorios en Lucca Registro Horario, tendrá que activar este permiso: