Antes de empezar
La funcionalidad de generación de documentos permite producir documentos rellenados automáticamente con los datos de los expedientes de RR. HH. de los empleados.
Se pueden generar todo tipo de documentos, como contratos de trabajo, cláusulas adicionales, certificados de viaje, etc.
El primer paso es crear modelos de documentos. Son documentos formateados, pero no contienen datos personales. El proceso de generación permite personalizar este documento con los datos del empleado seleccionado.
Esta ficha de ayuda muestra cómo crear un documento y enumera las diferentes etiquetas existentes.
Etiquetas condicionales
La gestión de contratos y otros documentos de RR. HH puede ser muy laboriosa, sobre todo cuando hay que adaptarlos al perfil de cada empleado: contrato indefinido, contrato indefinido con coche de empresa, contrato temporal de duración determinada, etc. La lista puede ser interminable.
Gracias a las etiquetas condicionales, no es necesario multiplicar el número de modelos de documentos, lo que aumenta la complejidad del proceso y, a veces, genera errores. Ahora se pueden añadir o excluir párrafos del documento en función de si se ha rellenado o no un dato del expediente de RR. HH.
Por ejemplo, si crea datos de tipo «Casilla de verificación» correspondientes a sus distintas cláusulas (no competencia, RGPD o coche de empresa), solo deben marcarse las cláusulas que se desea que aparezcan en el documento contractual generado para el empleado.
La etiqueta condicional (que se explica a continuación) mostrará las cláusulas si se marcan las casillas correspondientes; de lo contrario, puede mostrar otro texto seleccionado o ninguno.
¿Cómo funciona?
Tomemos el ejemplo de una cláusula contractual relativa a la compra de un coche de empresa:
| {%if e_Modeledevoiture%} | Esta etiqueta corresponde al inicio de la condición: hace referencia al código «e_Modeledevoiture», que corresponde a los datos de «Modelo de coche» en el expediente de RR. HH. Si se ha introducido el dato, la etiqueta mostrará el texto inferior. Si no se ha introducido ningún dato, la etiqueta no mostrará ningún texto. |
| {%endif%} | Esta etiqueta indica el final de la etiqueta condicional. El texto del resto del modelo del documento continúa a partir de ahí. |
Tomemos ahora el ejemplo de una cláusula contractual que presenta dos informaciones diferentes según la condición, como una cláusula de no competencia (que también puede ser una cláusula de libertad de trabajo):
Ya hemos creado un elemento de datos «Casilla de verificación» denominado «No competencia».
Esto es lo que significan las etiquetas:
| {%if e_Non-concurrence%} | Esta etiqueta corresponde al inicio de la condición: hace referencia al código «e_Non-concurrence», que corresponde a un dato «cláusula de no competencia» del expediente de RR. HH. Si el dato se ha marcado «Sí», la etiqueta mostrará el texto inferior. |
| {%else%} | Si el dato se ha marcado «No» o no se ha rellenado, la etiqueta muestra el texto escrito debajo de la etiqueta {%else%}. |
| {%endif%} | Esta etiqueta indica el final de la etiqueta condicional. El texto del resto del modelo de documento continúa a partir de ahí. |
Las condiciones también pueden incluir otras etiquetas: en el ejemplo, hemos añadido varias etiquetas, como el título, el nombre, el apellido y etiquetas de sexo (para añadir etiquetas de sexo a los modelos, puede consultarse esta ficha de ayuda).
El resultado, una vez generado el documento, es el siguiente:
algunos datos (de momento) no son compatibles con las etiquetas condicionales, como los datos compuestos, los datos de incidencia múltiple o los datos de tipo archivo. Cualquier otro dato se considerará «verdadero» si se introduce y «falso» si no se introduce (casilla de verificación, texto, texto multilínea, fecha, hipertexto o número).
- La condición no puede aplicarse a una etiqueta personalizada (con el prefijo «custom_»).
- Si la etiqueta {%if%} es el único elemento presente en una línea del documento, las etiquetas {%else%} y {%endif%}, también deben ser los únicos elementos presentes en su línea.
- Si la etiqueta {%if%} forma parte de un párrafo con otras palabras, las etiquetas {%else%} et {%endif%} no deben ser los únicos elementos presentes en su línea. Deben formar parte del párrafo.
Etiquetas de sexo
Se puede utilizar una etiqueta para generar documentos basados en el sexo introducido en el expediente de RR. HH. de los empleados. Esto permite reducir considerablemente el número de modelos diferentes creados en Core HR.
Cuando se cree el modelo de documento, puede utilizarse la siguiente etiqueta para gestionar las distinciones de sexo:
- {|ManOption|WomanOption|UndefinedOption|}
Atención: a diferencia de las demás etiquetas, la etiqueta de sexo solo requiere una llave al principio y otro al final.
Se incluye un ejemplo en imágenes:
A continuación, se presentan varios ejemplos de uso (en estos ejemplos prevalece la forma masculina si no se ha introducido el sexo en el expediente de RR. HH.):
| Yo, {|el signatario|la signataria|el signatario} X | Yo, la signataria |
| {|Nacido|Nacida|Nacido|} el {{birthDate}} | Nacida el 11 de febrero de 1969 |
| En adelante, {|designado|designada|designado|} «{|El|La|El|} {|empleado|empleada|empleado|}» | En adelante, designada «La empleada» |
| {{civilTitle}} X es {|contratado|contratada|contratado|} en calidad de | La Señora X es contratada en calidad de |