Antes de empezar
Una sesión corresponde a la planificación de una formación a lo largo del tiempo. En Poplee Formación, una sesión está vinculada obligatoriamente a un plan de formación y permite el tratamiento de las solicitudes de los empleados a través de la inscripción.
Crear una sesión de formación
Para crear una sesión, ve a Planes y sesiones (1), selecciona un plan y ve a la pestaña «Sesiones» (2) de ese plan. En la pestaña «Sesiones», haz clic en «Agregar una sesión» (3). Se abrirá una ventana que te permite seleccionar la formación (4) para la que quieres programar una sesión. Una vez seleccionada la formación, algunos campos se rellenarán automáticamente a partir de los datos publicados en el catálogo para esa formación. Todos estos datos son opcionales para crear la sesión y se podrán editar posteriormente. Para terminar, haz clic en «Agregar la sesión» (5). La sesión se creará en estado de borrador en tu plan.
Ciclo de vida de una sesión
A continuación, se indican los diferentes estados posibles para una sesión de formación:
-
Borrador: la sesión acaba de crearse. Todavía no es posible inscribir a empleados en esta sesión.
-
Puesta en marcha: el administrador puede empezar a inscribir a empleados. La sesión no tiene todavía fijadas las fechas de inicio y finalización, o esas fechas están planificadas para el futuro.
-
En curso: la sesión está en curso de realización por parte del formador o la entidad.
-
Terminada: la fecha de finalización de la sesión ha pasado.
-
Cerrada: la sesión está solo en modo de lectura y ya no es posible inscribir a nuevos empleados. Los costes de la sesión se consideran ahora un presupuesto comprometido.
Ten en cuenta que el estado de las sesiones afecta al seguimiento presupuestario.
Las diferentes pestañas de la sesión
Información general
Algunos de los datos heredados de la formación se pueden consultar y editar en esta pestaña en algunos casos, por ejemplo:
- Las fechas de inicio y finalización También se pueden precisar las horas de inicio y finalización con el huso horario asociado. Estos datos resultan de utilidad cuando la sesión se sincroniza con un evento de calendario.
- La duración
En esta pestaña puedes activar también el envío automático de una convocatoria electrónica para la inscripción de los empleados. Más información sobre la sincronización con los calendarios profesionales.
Inscripciones
Esta pestaña se utiliza para administrar el número de plazas disponibles en esta sesión e inscribir a los empleados.
Sin embargo, para empezar a inscribir a empleados en esta sesión, deberás abrir la sesión (ver la imagen siguiente).
Costes
Esta pestaña se utiliza para introducir los costes generados en la organización de esta sesión. Más información sobre este tema en la ficha Comprender la diferencia entre un coste fijo y un coste por participante.
Financiaciones
Esta pestaña permite indicar cómo se ha financiado el coste total de la sesión. Por ejemplo, si tu operador de competencias ha pagado una parte de los costes pedagógicos, puedes indicarlo aquí.
Participaciones
Esta pestaña está dedicada al seguimiento de la asistencia y las ausencias de los empleados inscritos en la sesión. Más información sobre este tema en la ficha Indicar la presencia en las formaciones. También se puede utilizar para guardar los certificados de formaciones expedidos a los empleados. Más información sobre el tema en la ficha Importar un certificado de formación.
Evaluación
Más información sobre las evaluaciones de la satisfacción en la ficha Configurar el envío de un formulario de evaluación de la satisfacción.
Documentos
Esta pestaña permite centralizar la documentación relativa a la formación de los empleados. Puedes añadir varios tipos de documentos a la sesión de formación:
- Presupuesto
- Convenio
- Factura
- Hoja de asistencia
- Otros
Los certificados de formación (o de asistencia) individuales quedan en la pestaña «Participaciones». Más información en la ficha de ayuda correspondiente.
Preguntas frecuentes
¿Se puede eliminar una sesión de formación?
Solamente se pueden eliminar las sesiones que se encuentren en estado de borrador. Para eliminar una sesión en estado de borrador, haz clic en el menú del panel (1) y luego en «Eliminar sesión» (2) y confirma la selección.
Si quieres eliminar una sesión que ya se ha abierto, primero debes devolverla al estado de borrador antes de poder eliminarla. Sin embargo, no debe haber ninguna persona inscrita en la sesión que quieras devolver al estado de borrador. Si hay personas inscritas, primero debes anular su inscripción antes de poder devolver la sesión al estado de borrador. Para devolver una sesión abierta al estado de borrador, haz clic en el menú del panel (1) y luego en «Pasar a borrador» (2) y confirma la selección.
¿Se puede reabrir una sesión cerrada?
Sí, se puede reabrir una sesión cerrada haciendo clic en el botón «Abrir la sesión» y confirmar.
¿A qué corresponde el campo Responsable interno?
El campo Responsable interno se rellena automáticamente en el momento de la creación de la sesión con el nombre del empleado que la ha creado. Este campo permite saber a quién notificar cuando termina la sesión con el fin de rellenar las participaciones, o a quién introducir como organizador en la invitación del calendario.