Recopilación de los documentos necesarios para configurar un formato de exportación contable personalizado en Cleemy

Antes de empezar

Ha solicitado un servicio de configuración de exportación contable a un consultor de Lucca o quieres configurar un formato de exportación contable: tendrás que recopilar varios documentos que te permitirán configurar este formato en Cleemy Notas de gastos y Cleemy Accounting.

Esta ficha de ayuda explica qué documentos son esenciales y por qué.

¿Qué es una exportación contable?

Cleemy traduce los gastos en asientos contables. Una vez aprobada la nota de gastos o la compra en Cleemy Notas de gastos o Cleemy Compras, se exporta para poder integrarla en el programa de contabilidad. Esto facilitará la gestión y el análisis posterior de los gastos. Un asiento agrupa varios datos, como el movimiento (abono/cargo), la persona interesada, el tipo de gasto, el tipo de movimiento (nota de gasto, pago, anticipo, etc.).

Para obtener más información sobre la exportación contable en Cleemy, puedes consultar esta ficha de ayuda: Asientos contables gestionados por Cleemy Notas de gastos

¿Qué es un formato de exportación personalizado y para qué se utiliza?

La ventaja del formato de exportación personalizado es que, con un solo clic, puede importar los distintos asientos de notas de gastos a tu programa de contabilidad. Esto elimina la necesidad de introducir datos manualmente en el programa de contabilidad o de reprocesarlos manualmente, lo que ahorra mucho tiempo. 

¿Qué documentos son indispensables para configurar una exportación contable personalizada?

Para configurar una exportación contable en Cleemy Notas de gastos o Cleemy Compras, se necesitan dos tipos de archivos: 

1. Un archivo de importación de notas de gastos o de compras en el formato previsto por el programa de contabilidad

Se trata de un archivo que puede tener distintas extensiones: csv, txt, pnm, tra, etc. Al analizar este archivo, sabremos cómo se organizan los asientos contables, en qué campo y en qué orden deben aparecer. 

En las columnas se encontrarán, por ejemplo, la fecha contable, el código de diario, la denominación o los códigos analíticos.

Las filas contienen los tipos de asientos que se van a exportar: línea de contrapartida, base sin impuestos, IVA, de pago, de impuestos, etc.

Este tipo de archivo es indispensable para proceder a la configuración de tu archivo de exportación contable en Cleemy.

Estos son dos ejemplos de archivos:

 

2. Un documento de especificaciones del editor del programa de contabilidad

Son las instrucciones del editor del programa de contabilidad en formato PDF, que permiten dar explicaciones más detalladas de cada campo. Por ejemplo, el tipo de extensión del archivo, el orden de los campos, el formato de las fechas, el número de caracteres por columna, el número de decimales para los importes, la codificación del sentido abono/cargo, la codificación de las analíticas, el separador, etc.).

Este documento es complementario del archivo de importación de muestra. No podemos basarnos únicamente en esta documentación para configurar un formato de exportación contable en Cleemy.

¿Por qué no basta con el nombre del programa de contabilidad? ¿Por qué no podemos partir de un formato guardado previamente en Lucca?

El nombre del programa no es suficiente porque para un mismo editor de programas informáticos se pueden encontrar varios formatos (ejemplo: Sage 1000, Sage 100C, Sage X3, etc.).

El formato se puede configurar por completo para adaptarlo a las necesidades contables de tu empresa. Por ejemplo, para mostrar las analíticas, para analizar los gastos por empleado, cliente o proyecto, etc.

Por lo tanto, este formato es personalizado, ya que se define y se configura en función de tus necesidades cuando se implanta el programa de contabilidad en tu empresa. Aunque haya similitudes entre los distintos programas, utilizar un formato guardado previamente no generaría automáticamente una exportación adaptada a tu programa.

¿Dónde puedo encontrar estos documentos? 

  • Si no eres el responsable directo de la gestión administrativa y contable de las notas de gastos o de las compras en tu empresa, pregunta a tu Director administrativo, que es la persona encargada de transmitir esta información. No dudes en enviarle esta ficha.
  • Si, después de todo, el director financiero no te puede ayudar, comunícate con tu contable o la persona de contacto del proveedor de tu programa de contabilidad. No dudes en enviarle esta ficha.

¿Cómo puedo probar un formato de exportación contable?

Una vez configurado el formato el Cleemy, tendrás que comprobar la comprobar la compatibilidad del archivo con tu programa.

Como parte de un servicio de configuración, el consultor generará notas de gastos o compras ficticias que se exportarán a un archivo de prueba. Por tu parte, también puedes generar notas de gastos ficticias. Asegúrate de llevar a cabo tus pruebas en un entorno de prueba.

Tendrás que importar este archivo a tu programa de contabilidad (algunos programas disponen de un entorno de prueba) para asegurarte de que las líneas se han integrado correctamente y de que no hay mensajes de error.

Si no eres el responsable de este proceso en tu empresa, remite el archivo a tu director financiero o al contable.

Si se genera algún error al importar el archivo, tendrás que enviar esos mensajes de error (con capturas de pantalla) al consultor de Lucca encargado del proyecto, que así podrá corregir los errores y enviarte un nuevo archivo para que lo pruebes.

Si el mensaje de error no es explícito (ejemplo: algunos programas informáticos solamente indican el mensaje «error»), el consultor no podrá descifrarlo ni corregirlo. En ese caso, tendrás que ponerte en contacto con tu proveedor para obtener la «traducción» del mensaje de error.

¿Cuánto dura la fase de prueba?

La duración de la fase de prueba depende del número de errores detectados por el programa y de la calidad de los documentos suministrados inicialmente. En ocasiones puede haber muchas idas y venidas.

Tengo un programa de contabilidad, pero no se ha configurado ningún formato de exportación. ¿Qué debo hacer? 

Ponte en contacto con la persona de contacto del proveedor del programa de contabilidad para que te ayude a configurarlo.
Si has contratado un servicio de configuración de exportaciones Cleemy en el formato de tu programa, puedes posponerlo hasta que hayas configurado tu programa de contabilidad.

Puedes ponerte en contacto con el servicio de soporte de Lucca en cualquier momento para obtener un formulario de pedido para configurar un formato específico cuando obtengas los elementos.

Estoy a punto de cambiar de programa de contabilidad. El nuevo programa se está implementando y aún no tengo todos los elementos del nuevo formato. ¿Qué debo hacer?

El servicio de configuración de exportaciones Cleemy en el formato de tu programa se puede posponer hasta que hayas configurado tu programa de contabilidad. Puedes ponerte en contacto con el servicio de soporte de Lucca en cualquier momento para obtener un formulario de pedido para configurar un formato específico cuando obtengas los elementos.

Contenido de la página

¿Fue útil este artículo?
Usuarios a los que les pareció útil: 0 de 0