Digitalización con valor evidencial de los recibos de notas de gastos

Antes de empezar

Cleemy Notas de gastos te permite generar archivos digitalizados de los justificantes de notas de gastos con validez para la administración al mismo nivel que los originales en papel en los países compatibles (consulta la lista a continuación).

Una vez controlada la nota de gastos, los empleados pueden deshacerse de los originales en papel.

Funcionamiento de la digitalización con valor evidencial en Cleemy Notas de gastos

Así es cómo funciona esta funcionalidad:

  1. Rastrear los justificantes de gastos introducidos en Cleemy Notas de gastos por los empleados mediante la aplicación móvil, por importación de ficheros o transferencia por correo electrónico. Los justificantes presentes en los archivos y cuyo original es un documento en papel se transfieren al servicio de soporte informático sin tratamiento de imagen, de manera que se puedan reproducir correctamente en cuanto a imagen y contenido. No se pueden editar imágenes captadas por los usuarios en la solución Cleemy Notas de gastos.
  2. Crear un documento PDF por nota de gastos que contenga todos los justificantes de gastos y la información que la administración solicita habitualmente en los controles. El documento se genera una vez que la nota de gastos ha sido validada y controlada.
  3. Añadir un certificado de servidor a este documento de conformidad con la norma europea eIDAS, que es una forma de firma electrónica en nombre de una persona jurídica, en este caso LUCCA, para datar el documento mediante una marca horaria y garantizar que no se podrá editar posteriormente.
  4. Archivar los documentos en nuestros centros de datos, que cumplen con la norma ISO 27001:2005 y se reparten en tres sitios. Este almacenamiento garantiza la durabilidad y la integridad de los documentos durante todo el plazo legal de conservación. Prácticamente, mientras seas cliente, puedes conservar documentos sin límite de tiempo. El sistema de almacenamiento está sujeto a procesos documentados y a controles internos. Los servidores en los que se almacenan estos datos son alojados por OVH en dos centros de datos distintos, uno en Roubaix y otro en Estrasburgo (Francia). Esta duplicación tiene como objetivo garantizar un acceso continuo a los archivos digitalizados de las notas de gastos. Habitualmente se realizan copias de seguridad cifradas que se almacenan en los servidores de Microsoft Azure en Ámsterdam (Países Bajos), donde se conservan las treinta copias de seguridad más recientes. Puedes solicitar más información sobre el dispositivo de seguridad de almacenamiento de datos previa petición en https://support.lucca.fr/hc/en-us/requests/new.

Esta funcionalidad se ofrece en colaboración con Universign. El sello y la marca de tiempo se facilitan por parte de Universign, que se presenta como «proveedor de servicios de confianza» según la norma europea eIDAS.

Conformidad con las exigencias legales por país

Lucca se compromete a garantizar la conformidad solamente para los siguientes países.

Se puede usar el servicio de digitalización para otros países, pero Lucca no puede garantizar su conformidad, que en este caso es responsabilidad del cliente.

Francia

El proceso de digitalización propuesto por Cleemy Notas de gastos cumple con lo dispuesto en el artículo A 102 B-2 del libro francés de procedimientos fiscales.

Los archivos extraídos de Cleemy Notas de gastos van acompañados de un certificado de servidor de conformidad con la norma eIDAS y el Référentiel Général de Sécurité de nivel una estrella: los metadatos del certificado se pueden controlar fácilmente al abrir el presente documento en Adobe Acrobat Reader. Estos certificados también incluyen una marca de tiempo, de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo A 102 B-2 del libro francés de procedimientos fiscales.

Alemania

La legislación alemana autoriza el almacenamiento digitalizado de justificantes de notas de gastos con la condición de que se cumplan ciertos requisitos:

  • El almacenamiento de los justificantes debe respetar los principios contables modificados por el derecho alemán y agrupados en el marco del GoBD.
  • La reproducción o los datos deben corresponderse con los documentos originales en términos de imagen y de contenido.
  • La reproducción o los datos deben encontrarse disponibles en todo momento durante el periodo de conservación, deben ser legibles de forma inmediata y deben poder analizarse de manera automática.

La solución propuesta por Lucca, en concreto, la marca de tiempo y el sello provistos por Universign, garantizan que el estado original de un documento no se puede editar sin identificación. Responde a los principios del GoBD, que son los siguientes:

  • inmutabilidad;
  • exhaustividad;
  • trazabilidad y verificabilidad;
  • registros y escrituras oportunos;
  • orden y legibilidad en el almacenamiento de documentos;
  • exactitud.

Activar la funcionalidad de la digitalización

Sigue los siguientes pasos para activar dicha funcionalidad de forma independiente:

  • En Cleemy Notas de gastos, dirígete a Configuración, y luego a Reglas de gestión.
  • Selecciona el establecimiento donde quieres activarla.
  • Ve a la pestaña «Digitalización de justificantes».
  • Selecciona «».
  • Guarda los cambios.

Asimismo, conviene comprobar que todas las naturalezas de gastos están configuradas de manera que sea obligatorio añadir justificantes digitales (mediante Configuración > Naturalezas).

Realiza esta operación antes de activar el servicio y solicita a los empleados que adjunten justificantes para los gastos que habían introducido antes de que los justificantes fuesen obligatorios. Los gastos sin justificante digital se incluirán en el PDF, pero no serán válidos ante la administración.

Una vez activado el servicio, la generación de archivos con valor evidencial es automática. Aun así, ten cuidado: solo las notas de gastos validadas y controladas tras la activación del servicio recibirán un archivo.

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