Antes de empezar
La gestión del expediente de RRHH sólo está disponible si ha suscrito a la aplicación Poplee Core HR. Si está activado en su plataforma, debe ir al menú Empleados y luego acceder a la configuración de alertas. Se pueden establecer dos tipos de notificaciones en su plataforma.
- alertas de fecha límite
La definición de una alerta sobre la fecha de vencimiento le permite supervisar un dato de tipo Fecha. Así, se envía un correo electrónico de notificación a una lista de destinatarios definidos, cuando se acerca una fecha límite (por ejemplo: X semanas después de la fecha de aniversario). Los correos electrónicos de notificación se envían gracias a una tarea programada que se activa una vez cada mañana.
- alertas de modificación
La configuración de una alerta de modificación permite controlar cualquier dato en Poplee. Un correo electrónico de alerta se envía a cada cambio registrado en los datos.
Estas alertas se establecen generalmente sobre los datos que los empleados tienen derecho a modificar(por ejemplo, dirección / estado civil / IBAN...). Así, en cuanto un empleado actualiza sus datos personales, el administrador de RRHH recibe una notificación inmediata por correo electrónico y puede tomar las medidas necesarias.
Crear una alerta
Este es el procedimiento a seguir para crear una alerta, ya sea con fecha límite o por modificación realizada por parte del empleado.
Tras elegir el tipo de alerta que desea crear, se abrirá una ventana de configuración que le permitirá introducir los diferentes parámetros.
En esta fase, tendrá que definir los elementos siguientes :
- los datos que se van a controlar
Para las notificaciones de fechas límites, el dato a controlar sólo puede ser una fecha (dato simple o perteneciente a un dato compuesto).
- la fecha de notificación, que puede definirse a partir de la fecha de aniversario (cada año) o de la fecha de entrada en vigor (una vez)
En el caso de las alertas con fecha límite, es necesario especificar la fecha en la que debe activarse la alerta: el día de la fecha de aniversario, el día de la fecha efectiva, o en una fecha relativa (X - día / semanas / meses - antes / después - Fecha efectiva / Fecha de aniversario). Por definición, una notificación en una fecha efectiva sólo se activará una vez, mientras que para la fecha de aniversario, se activará cada año.
- el nombre de la alerta
- los destinatarios
Seleccione los destinatarios de la notificación entre los empleados de la base de Lucca. Es posible añadir al interesado, a su responsable y a su N+2 a la lista de destinatarios, marcando las casillas correspondientes.
En las opciones adicionales tiene la posibilidad de :
- filtrar por establecimientos y/o por departamentos
Estos filtros permiten restringir la población afectada por la alerta. Sólo se analizarán los datos personales de los empleados que cumplan los criterios definidos en los filtros para enviar una alerta.
- introduzca los destinatarios adicionales
Puede introducir correos electrónicos de personas ajenas a su empresa que deban ser informadas, como su gestoría de nóminas o de contabilidad.
- personalizar el mensaje enviado
Puede personalizar el contenido del correo electrónico que se enviará introduciendo un texto libre en el recuadro previsto para ello.
Modificar o eliminar una alerta
Para modificar/borrar una alerta, haga clic en la alerta en cuestión y modifique los elementos deseados (nombre de la alerta, destinatario, título) y guarde o haga clic en borrar.
No es posible modificar los datos a vigilar, debe eliminar la alerta o crear una nueva según sus necesidades.
Activar o desactivar una alerta
Para activar/desactivar una alerta, debe hacer clic en el botón de activación/desactivación de una alerta.
Ejemplo de notificaciones
Notificación de modificación
Notificación en la fecha límite
