Antes de empezar
La gestión del expediente de RR. HH. solo estará disponible si te has suscrito a la solución de Core HR. Si está activada en tu plataforma, dirígete al menú Empleados y accede a la configuración de las alertas. Se pueden configurar dos tipos de notificaciones en la plataforma.
- las alertas por vencimiento
Configurar una alerta por vencimiento permite controlar un dato del tipo Fecha. De este modo, se envía una notificación por correo electrónico a una lista definida de destinatarios cuando se acerca un vencimiento en relación a esa fecha (por ejemplo, X semanas después de la fecha de aniversario). Las notificaciones por correo electrónico se envían a través de una tarea programada que se activa una vez cada mañana.
- las alertas de edición
Configurar una alerta de edición permite controlar todos los datos presentes en Poplee. La alerta por correo electrónico se envía cada vez que se editan los datos.
Por lo general, estas alertas se configuran para los datos que los empleados tienen derecho a editar (por ejemplo: dirección, estado civil, IBAN, etc.). De este modo, en cuanto un empleado actualiza sus datos personales, el administrador de RR. HH. recibe una notificación inmediata por correo electrónico y puede tomar las medidas necesarias.
Crear una alerta
Estos son los pasos que debes seguir para crear una alerta, ya sea para una fecha límite o para cualquier edición hecha por un empleado.
Tras haber escogido el tipo de alerta que deseas crear, se abrirá una ventana de configuración para que puedas introducir las diferentes configuraciones.
En este momento, deberás determinar los siguientes elementos:
- el dato que debe supervisarse
Para las notificaciones de vencimiento, el dato que debe supervisarse solo puede ser una fecha (simple o parte de un dato compuesto).
- la fecha de notificación, que puede establecerse a partir de la fecha de aniversario (cada año) o de la fecha efectiva (una vez)
Para las alertas por vencimiento, hay que precisar la fecha en que saltará la alarma: el día de la fecha de aniversario, el día de la fecha efectiva o en una fecha relativa (X - días/semanas/meses - antes/después - fecha efectiva/fecha de aniversario). Por definición, la notificación de una fecha efectiva solo saltará una vez, mientras que la de una fecha de aniversario saltará cada año.
- el nombre de la alerta
- los destinatarios
Selecciona los destinatarios de la notificación de entre los empleados presentes en la instancia de Lucca. Se puede añadir a la persona en cuestión, a su mánager y a su N+2 a la lista de destinatarios marcando las casillas correspondientes.
En las opciones adicionales, también puedes:
- filtrar por establecimiento o por departamento
Estos filtros permiten limitar la población implicada por la alerta. Solo se analizarán para el envío de una alerta los datos personalizados de los empleados que cumplan los criterios definidos en los filtros.
- introducir destinatarios adicionales
Puedes introducir direcciones de correo electrónico de personas externas a la empresa que deben ser informadas, como por ejemplo tu proveedor de nóminas o tu contable.
- personalizar el mensaje enviado
Puedes personalizar el contenido del correo electrónico que se enviará y redactar lo que quieras en el cuadro de entrada habilitado para ello.
Editar o eliminar una alerta
Para editar/eliminar una alerta, solo tienes que hacer clic en la alerta en cuestión para editar los elementos que desees (nombre de la alerta, destinatario, perímetro) y guardarlos o bien eliminarla.
No se pueden editar los datos que deben supervisarse, deberás eliminar la alerta o crear una nueva acorde a tus necesidades.
Activar o desactivar una alerta
Para activar/desactivar una alerta, debes hacer clic en el botón de activación/desactivación de una alerta.
Ejemplo de notificaciones
Notificación de edición