Lectura automática de los justificantes de gastos

Antes de empezar

En la aplicación móvil, cuando fotografía un justificante con la cámara de su smartphone o tableta, Cleemy Notas de gastos crea automáticamente un gasto.

En la interfaz web, cuando importa un justificante o se transfiere por correo electrónico, Cleemy Notas de gastos también crea automáticamente un gasto. 

Al añadir el justificante, Cleemy Notas de gastos aplica el reconocimiento de caracteres para extraer el importe, la fecha, los impuestos, el proveedor, la divisa y el tipo de gasto. Una vez detectados los datos, el gasto creado al añadir el justificante se completa con estos.

Activar y configurar la funcionalidad

Esta funcionalidad deberá activarla un administrador en la página "General" del menú Configuración. 

Si la funcionalidad no está activada, los justificantes se convertirán automáticamente en gastos, y únicamente se desactivará la detección de caracteres. El gasto no será válido y se le solicitará al empleado que añada información.

Una vez activado el servicio, sus empleados también tendrán que actualizar la configuración de su aplicación móvil (a través del menú) para poder utilizar la funcionalidad inmediatamente. Si no lo hacen, seguirán pudiendo acceder a la funcionalidad un poco más tarde: la configuración se actualiza automáticamente cada 2 días o en la web. La designación de los gastos reconocidos mediante la lectura automática del tipo de gasto se basa en el cuadro de correspondencias de tipos.

¿En qué consiste esta funcionalidad?

En la aplicación móvil: el botón "cámara" de la página de inicio permite a los empleados hacer una foto de un recibo que luego puede utilizarse para crear un gasto. 

En la interfaz web: utilice el botón "importar un justificante" o arrastre y suelte un justificante para crear un gasto.

En este caso, la imagen se mejora automáticamente (brillo, contraste, cambio a monocromo) y se recorta. Esta imagen mejorada se utiliza como vista previa del justificante, lo que facilita mucho su lectura a los auditores.

Una vez fotografiado, el justificante se envía al servidor Cleemy Notas de gastos, que organizará la extracción de los datos presentes en la imagen:

• La funcionalidad requiere acceso a la red. Es posible capturar nuevos recibos en el modo sin conexión, pero no se procesarán hasta que el dispositivo móvil vuelva a tener acceso a la red.
• Los justificantes tardan unos segundos en procesarse una vez que se han cargado en línea. Los justificantes en proceso de tratamiento se muestran en una línea de gastos titulada "Tratamiento de justificantes":

• En la web: los justificantes tardan unos diez segundos en procesarse. Los justificantes en proceso de tratamiento se muestran en una línea de gastos titulada "Tratamiento en proceso":

Por lo tanto, esta funcionalidad es especialmente apropiada para los usuarios que capturan sus recibos sobre la marcha y completan sus notas de gastos más tarde, así como para los que preparan sus notas de gastos de una sola vez, por ejemplo, a final de mes.

En todos los casos, con éxito o sin él, el justificante se convierte automáticamente en un gasto. Lo único que le queda por hacer al usuario es completarlo en función de la información que le proporcione o no el sistema de reconocimiento (por ejemplo, añadiendo invitados) antes de declararlo en la nota de gastos.

Si ya existe un gasto con las mismas características (fecha e importe) pero al que no se ha adjuntado ningún justificante, Cleemy Notas de gastos procederá a la conciliación y adjuntará el justificante interpretado al gasto, posiblemente ajustando el IVA.

Cuando la calidad de la imagen es insuficiente para que funcione el reconocimiento de caracteres (imagen demasiado oscura, justificante muy arrugado o difícil de leer), la imagen seguirá asociada a un gasto, pero no será válida y quedará a la espera de más información.

Alertas e identificación de los gastos que deben controlarse

Cleemy Notas de gastos le ofrece, gracias a la lectura automática, alertas para ayudar a identificar los gastos que necesitan ser controlados si:

• la información introducida por el usuario es diferente de la que aparece en el justificante

• hay un fallo en la lectura automática

Estas alertas afectan a los campos de importe y fecha y solo son visibles en las interfaces de aprobación (web y móvil) y control de Cleemy Notas de gastos.

En caso de alerta legítima, le recomendamos que rechace el gasto indicando el motivo correspondiente.

Se debe tener en cuenta lo siguiente:

• los gastos sujetos a reembolso de tarifa fija no activan estas alertas en el campo del importe
• los justificantes de hotel no se ven afectados por las alertas en el campo Fecha

Optimizar el índice de reconocimiento

La captura de datos de los justificantes es una tecnología en constante mejora, pero aún no es capaz de leer todos los justificantes.

• Nos hemos centrado en los justificantes de restaurantes, combustible, peajes y aparcamientos.. Estos representan el 70 % de todos los gastos. También se admiten las facturas en formato PDF de los proveedores.
• Esta funcionalidad ya está oficialmente disponible para los recibos en Europa y Norteamérica (EE. UU. y Canadá). Los índices de reconocimiento de los recibos emitidos en otros países pueden ser significativamente inferiores. Actualmente, solo se admiten recibos en caracteres latinos.
• No es compatible con justificantes escritos a mano.
• Los recibos muy arrugados o doblados tienen menor índice de lectura: alise los recibos antes de tomarles una foto.
• La calidad de la imagen influye mucho en el porcentaje de éxito: intente hacer las fotos en una zona bien iluminada y compruebe que la cámara enfoca el texto.