Antes de empezar
La ficha de un empleado es el elemento central de la plataforma de Lucca. Aquí podrás indicar toda la información (fecha de inicio de contrato, función para cada solución, ciclo de trabajo, datos bancarios, etc.) propia de cada empleado. Sin ficha, el usuario no puede acceder a la plataforma ni utilizar las soluciones.
Para crear y eliminar fichas de empleados en la interfaz, necesitas el permiso «Crear/eliminar un empleado». Puedes ajustar el perímetro de restricción.
Añadir un nuevo empleado
Debes seguir minuciosamente las etapas descritas a continuación. Para proceder a la creación de una ficha, dirígete al menú «Empleados» y luego a «Expediente de RR. HH.», si te has suscrito a la solución Core HR, o a «Fichas de usuarios».
En la parte inferior derecha, el botón «Crear un nuevo empleado» abre otra ventana emergente para crear una nueva ficha:
Hasta ahora, el proceso de creación de una nueva ficha de usuario no seguía una lógica en particular, consistía únicamente de una lista de campos que cumplimentar. Pero lo hemos cambiado por completo. Para darle fluidez, lo hemos dividido en varias etapas. Cada etapa corresponde a una categoría de datos, así que pasamos de forma más sencilla de los datos personales a la creación de un contrato.
En primer lugar, el administrador introduce la información personal del nuevo empleado (nombre, apellido, correo electrónico profesional y, si fuera necesario, el correo electrónico personal). A continuación, selecciona el establecimiento asociado de una lista desplegable. Finalmente, elige un contrato de entre la lista de modelos.
Tras la información personal, el establecimiento y el contrato, el administrador puede cumplimentar los campos dedicados al puesto del nuevo empleado: el nombre del puesto, la cualificación, el departamento asociado y el mánager. El administrador puede marcar la casilla «El empleado es su propio mánager» si fuera necesario.
Solo faltan los datos de la aplicación, necesarios para el buen funcionamiento de las aplicaciones de Lucca, que no serán visibles en el expediente de RR. HH. público. Aquí encontramos el nombre de usuario de Lucca, una casilla de verificación si es necesario crear la cuenta de Lucca del empleado (es decir, el identificador de conexión, el futuro empleado recibirá un correo electrónico de primera conexión), la función principal, eligible de una lista desplegable, y las funciones secundarias.
Notificar al empleado por correo electrónico
Gracias a la opción «Notificar al empleado por correo electrónico», puedes avisar al empleado de la creación de su ficha.
Este es el correo electrónico que recibirá el empleado en cuestión. Desde esta notificación, podrá crear su contraseña para así tener todos los elementos necesarios para acceder a la plataforma.
Información adicional
Por ejemplo, si tienes Timmi Ausencias, deberás prestar especial atención a los campos «Número de empleado», «Categoría socioprofesional» o «Perfil de la aplicación de Timmi Ausencias» para que la asignación de derechos se haga correctamente.
En el caso de Cleemy Notas de gastos, deberás indicar la información bancaria (IBAN, BIC) si has decidido gestionar el pago de las notas de gastos mediante una transferencia SEPA. Otro campo necesario para Cleemy Notas de gastos: el perfil de la aplicación. Este elemento permitirá distinguir a qué naturalezas podría acceder el empleado para hacer su declaración de nota de gastos.
Los valores predeterminados
Para ahorrar tiempo en la creación de fichas de empleados (especialmente si se trata de períodos de contratación intensos), se proponen valores predeterminados en los distintos campos. Dichos valores son configurables. Para ello, dirígete al menú «Configuración», y después a «Valores predeterminados».