Crear el expendiente de un empleado

Antes de empezar

El expediente de empleados es el elemento central de la plataforma Lucca. Aquí es donde podrá rellenar toda la información (fecha de inicio del contrato, funciones de cada aplicación, ciclo de trabajo, información bancaria, etc.) específica de cada empleado. Sin expediente, el empleado no podrá acceder a la plataforma ni utilizar las aplicaciones.

Añadir un nuevo empleado

Los pasos que se describen a continuación deben seguirse cuidadosamente. Para acceder a la creación de un expediente, diríjase al menú "Empleados" y luego al menú "Expediente RRHH (si ha suscrito a la aplicación Poplee Core HR) o "Fichas de usuarios".

 

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En esta fase del proceso, tras pulsar el botón "añadir un empleado", se abrirá una página para rellenar la información del empleado (tanto si la fecha de inicio del contrato es pasada como futura).

 

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Todos los campos marcados con un asterisco son obligatorios. No podrá crear el empleado sin rellenar estos elementos.

Una vez que haya completado todos los campos, también tendrá la opción de notificar al empleado la creación de su expediente y comunicarle su login de conexión.

 

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Este es el correo electrónico que recibirá el empleado. A partir de esta notificación podrá crear su contraseña y disponer así de todos los elementos para acceder a la plataforma.

Un empleado que aún no haya incorporado la empresa podrá conectarse a la plataforma únicamente a partir de la fecha exacta de inicio de su contrato. Sin embargo, podrá restablecer su contraseña.

 

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Datos adicionales

Una vez creado el usuario, se accederá al expediente de RRHH del empleado o a la ficha del empleado (según la aplicación que haya elegido). A continuación, deberá rellenar campos que son absolutamente necesarios para que este empleado pueda optimizar el uso de las aplicaciones. A continuación encontrará algunos ejemplos.

 

Por ejemplo, si tiene Figgo, no debe olvidar rellenar los campos "Número de empleado", "Categoría" o "Perfil aplicativo de Figgo" para que la acreditación de los derechos se realice correctamente.

En el caso de Cleemy, deberá rellenar los datos bancarios (IBAN, BIC) si ha decidido gestionar el pago de los informes de gastos mediante una transferencia SEPA. Otro campo necesario para Cleemy será el perfil aplicativo Cleemy. Este elemento le permitirá distinguir los tipos de gastos a los que puede acceder el empleado para realizar su informe de gastos.

Si ha suscrito a Pagga, nuestra aplicación para la distribución de nóminas desmaterializadas, tendrá que rellenar el número de la seguridad social.

Valores por defecto

Para ahorrarle tiempo al crear registros de empleados (especialmente si tiene periodos de contratación intensos), se propondrán valores por defecto en los distintos campos. Estos valores se pueden personalizar en función de su empresa. Para ello, vaya al menú Configuración y luego a Valores predefindos.

 

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Por último, en función de la configuración y del rol del usuario, algunos datos activarán alertas cuando no se rellenen. Un articulo de ayuda detalla las reglas para mostrar estas alertas. Estos datos son esenciales para el buen funcionamiento de las distintas aplicaciones a las que el usuario tiene acceso.

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