Antes de empezar
Si tienes la solución Poplee Core HR, la funcionalidad de exportación te permite sincronizar los datos introducidos en Poplee Core RH con diferentes programas (nóminas, intranet, ATS, CSE, etc.) mediante un archivo plano (xlsx, csv o txt).
Este artículo explica cómo crear y editar una configuración de exportación. Para saber cómo generar una exportación, consulta la ficha de ayuda correspondiente.
¿En qué consiste una configuración de exportación?
Una configuración de exportación agrupa un conjunto de archivos en función de los requisitos del programa de destino.
Por ejemplo, el programa puede necesitar dos archivos, uno que contenga todos los empleados pendientes de crear (es decir, los que nunca se han exportado) y otro que contenga solo los empleados editados. En este caso, deberás configurar dos modelos de archivo en la configuración de exportación.
Dado que la función de una configuración es garantizar la sincronización con un programa definido, generar una exportación implica generar todos los archivos de esta configuración al mismo tiempo. Si es necesario generar dos modelos de archivo en puntos temporales diferentes, deberás crear dos configuraciones de exportación distintas.
Si tu empresa utiliza el mismo programa, pero cada establecimiento está gestionado por un administrador diferente, te aconsejamos que crees una configuración para cada establecimiento, de modo que cada uno sea autónomo e independiente.
Crear una configuración de exportación
Al crear una nueva configuración de exportación, es necesario definir los establecimientos afectados por esta sincronización. Se trata de un primer filtro sobre la población, que podrá definirse en configuraciones posteriores.
El nombre de la configuración te permitirá diferenciar las distintas sincronizaciones establecidas en la interfaz.
Una vez que hayas completado esta información, puedes definir la configuración utilizando las siguientes opciones:
- Generar un archivo por establecimiento. Esta funcionalidad es útil si todos los establecimientos están gestionados por el mismo administrador y cada establecimiento necesita su propio archivo. Si tienes dos modelos de archivo y tres establecimientos, con una exportación se pueden generar hasta seis archivos (dos archivos por establecimiento).
- Generación de la exportación. De forma predeterminada, la exportación se genera manualmente desde la interfaz, pero es posible automatizar esta generación para que se realice automáticamente con una periodicidad definida.
Registro de los archivos en un FTP
La política de envío permite automatizar el envío de los archivos de exportación generados en un servidor FTP.
Para ello, es necesario crear un servidor FTP siguiendo el procedimiento descrito en esta ficha de ayuda. Cuando se haya creado el FTP, hay que activarlo en la interfaz de configuración de la exportación.
Duplicar una configuración de exportación
Duplicar una configuración permite crear una copia exacta de esa configuración. Antes de utilizar esta nueva configuración, será necesario ajustarla, en particular los establecimientos pertinentes y los filtros aplicados.
Eliminar una configuración de exportación
Esto solo es posible si la configuración no se ha utilizado nunca o si se han cancelado todas las exportaciones generadas a partir de esta configuración.
La eliminación de una configuración de exportación es definitiva.
Configurar un modelo de archivo
Configuración general
- Nombre del archivo
El primer paso consiste en rellenar la información necesaria para crear un modelo de archivo. En el nombre del archivo se pueden incluir etiquetas dinámicas, que se completarán automáticamente al exportarlo.
Se puede utilizar una etiqueta para incluir el nombre del establecimiento, pero esta etiqueta solo está disponible si está activada la opción «Generar un archivo por establecimiento».
- Formato de archivo
El formato permite definir si el archivo generado debe estar en formato Excel, CSV o texto. Si el archivo está en formato CSV o de texto, se puede definir la codificación y los separadores de los campos del archivo.
- Idioma del archivo
De forma predeterminada, el idioma del archivo es el del usuario que creó el modelo de archivo, pero puede editarse. La configuración predeterminada, teniendo en cuenta el idioma, es la siguiente:
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- Formato de las fechas.
- Separadores decimales (coma o punto y coma).
- Separadores de campos.
Esta configuración puede editarse de forma manual si el programa que se va a sincronizar tiene unos requisitos específicos.
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Contenido de la exportación
De forma predeterminada, solo se incluirán en los archivos generados los empleados con modificaciones desde la última exportación. Si se selecciona la opción «Todos los empleados», los archivos generados contendrán todos los empleados, incluidos aquellos que no se hayan editado desde la última exportación.
Estructura del archivo
Este paso permite definir los datos que se van a sincronizar y la estructura del archivo destinado al programa externo.
Líneas de cuerpo y encabezado
Se pueden configurar tantas líneas de encabezado como sea necesario. Una línea de encabezado puede contener constantes y celdas vacías.
La línea de cuerpo es la que hace referencia a los datos de los empleados. Cuando se genere un archivo de exportación, la línea del cuerpo se repetirá tantas veces como empleados haya que exportar.
Una línea sin celdas corresponderá a una línea vacía en el archivo generado.
Configuración aplicable a una celda
Cada celda solo puede hacer referencia a un dato.
Cuando una celda hace referencia a datos del expediente de Portal RR. HH., se puede controlar el número de caracteres de la celda utilizando la configuración Definir número de caracteres de la celda.
Al definir un número limitado de caracteres, cuando se exceda un valor procedente del expediente de Portal RR. HH., se truncará en el archivo de exportación. La configuración Truncar o completar por... define si los caracteres que se eliminen serán los de la derecha o los de la izquierda.
Si se elige la opción Fijo, los valores del expediente de Portal RR. HH. se rellenarán en el archivo de exportación con los caracteres definidos hasta que la celda contenga el número requerido.
También se puede forzar que el recuadro de la celda distinga entre mayúsculas y minúsculas; es decir, esta opción permite definir si el valor debe estar todo en mayúsculas o todo en minúsculas. Si la configuración está desactivada, el valor exportado será idéntico al introducido en el expediente de Portal RR. HH. del empleado.
Esta configuración elimina los caracteres especiales contenidos en los expedientes de Portal RR. HH. de los empleados.
Datos exportables
Un modelo de archivo puede hacer referencia a:
- Constantes.
- Todos los datos de los empleados, excepto los datos con múltiples repeticiones sin temporalidad (hijos, formación...)
- Datos con múltiples repeticiones con temporalidad: contrato, puesto, cualificación y mánager. En este caso, los datos exportados serán los válidos en el momento de la exportación.
Configuración aplicable a los datos
En función del tipo de datos, habrá ciertas configuraciones disponibles.
- Para todos los datos tomados del expediente de Portal RR. HH., la configuración Definir el valor para exportar cuando no se ha indicado el valor permite rellenar la celda con un valor definido cuando los datos no se introducen en el expediente de Portal RR. HH. del empleado.
- Para los datos del tipo «Lista de valores», los códigos de correspondencia permiten definir el valor a exportar en función del valor del expediente de Portal RR. HH. del empleado. Por ejemplo, si el valor es «Francia», esta configuración permite sustituir «Francia» por «FR» en el archivo de exportación.
Población del archivo
La pestaña Población permite definir con mayor precisión los empleados a los que se dirige el modelo de archivo. Estos filtros son acumulativos y se añaden al filtro de establecimientos.
El filtro de estado de los empleados permite definir si exportar los empleados que tienen un contrato en vigor (presente), los empleados futuros o los antiguos empleados (pasado).
El filtro de actividad profesional permite filtrar los subdatos de cualificación, lo que permite exportar solo comerciales o consultores, por ejemplo:
Evoluciones futuras
Funcionalidades previstas a medio plazo
- Exportación de datos de múltiples repeticiones en un formato específico.