¿Tiene muchas formaciones obligatorias y reglamentarias? ¿Necesita que le avisemos con respecto a estas formaciones? ¿Necesita llevar un control exhaustivo de las autorizaciones y certificaciones de sus empleados? ¿Necesita planificar la formación de actualización en su próximo plan? ¡Está en el lugar adecuado!
Paso 1: Crear las formaciones obligatorias y reglamentarias en el catálogo de Lucca Formación
Este primer paso es imprescindible para poder calcular automáticamente las fechas de caducidad de las formaciones obligatorias que posteriormente administrará a través de Lucca Formación.
Vaya a Administración > Formaciones y haga clic en «Agregar una formación». A continuación, en la parte inferior del formulario, responda «Sí» a la opción «La formación requiere un vencimiento» e indique el período de validez de la formación (consulte la imagen siguiente).
Este es el enlace a la ficha de ayuda que le guiará paso a paso para agregar una formación: Crear una formación.
Le aconsejamos que distinga entre formación inicial y formación de actualización creando dos formaciones distintas en su catálogo, en la medida en que el contenido, la duración o el precio no sean los mismos.
El período de validez de la formación se trasladará automáticamente a todas las sesiones que planifique para esta formación. De esta manera, cuando indique quién asistió a la sesión, Lucca Formación calculará automáticamente la fecha de caducidad de la certificación / acreditación de cada empleado.
La fecha de caducidad de una formación inicial o de actualización se calcula de la manera siguiente: fecha de finalización de la sesión + duración de la validez.
Ejemplo: Valentín se inscribió en una sesión de formación «Acreditación eléctrica», que tuvo lugar del 5 al 6 de junio de 2023. Cuando Valentín consulta su historial de formaciones realizadas, puede ver que su autorización es válida hasta el 6 de junio de 2026 (consulte la imagen siguiente).
Paso 2: Revisar el historial de acreditaciones / certificaciones obtenidas antes de la implantación de Lucca Formación
Si Lucca Formación no puede calcular la fecha de caducidad de un curso de formación inicial o de actualización porque la sesión se organizó antes de que se implementara la solución, puede importar en masa todas las acreditaciones y certificaciones en curso de sus empleados mediante el módulo de importación.
Vaya a Configuración > Importar formaciones realizadas y, a continuación, importe sus datos.
Este es el enlace a la ficha de ayuda que le guiará paso a paso para realizar esta importación: Importar el historial de las formaciones realizadas
Paso 3: Hacer el seguimiento y planificar las formaciones de actualización
Ahora que todas las fechas de caducidad de las certificaciones / acreditaciones de sus empleados están en Lucca Formación, todo lo que tiene que hacer es supervisar y realizar el seguimiento de sus fechas de caducidad para planificar sus próximas sesiones.
Vaya a Administración > Formación para actualizar (debe tener la autorización «Administrar Lucca Formación» para ver esta página).
Pestaña «Actualización para tratar»
Esta pestaña le permite ver la lista de formaciones que hay que actualizar y que todavía no ha tratado, cuya fecha de caducidad se encuentra entre la fecha del día y la fecha seleccionada en el filtro.
Marcar una actualización como «Tratada»
Indicar que una actualización se ha tratado simplemente le permite saber en qué punto se encuentra su tratamiento y en la planificación de futuras sesiones de actualización.
¿Cuándo resulta apropiado indicar que se ha tratado una actualización? Eso depende de usted:
- Opción 1: Después de crear una sesión en Lucca Formación y haber inscrito al empleado en esa sesión
- Opción 2: Cuando finaliza la sesión de formación y se ha registrado la participación del empleado.
Pestaña «Actualizaciones tratadas»
Esta pestaña le permite ver la lista de reciclajes que ya ha indicado como procesados en la pestaña anterior.
Si se ha cometido un error o si un trabajador no asiste a la formación de reciclaje, usted puede volver a poner un reciclaje en la pestaña «Pendientes de procesar», marcándolo como «No procesado».
Paso 4: Activar las alertas para anticiparse y no olvidar ninguna actualización
Si no consulta con frecuencia la página «Formaciones que hay que reciclar», o si quiere contar con un nivel extra de seguridad, puede activar las alertas por vencimiento que cubren las fechas de vencimiento.
Vaya a Configuración > Notificaciones y luego seleccione con cuánta antelación con respecto a la fecha objetivo quiere recibir la notificación y seleccione uno o varios destinatarios en la lista de administradores de la solución.
Para ir más allá
Si quiere exportar todas las fechas de caducidad de las certificaciones / acreditaciones de sus empleados, puede descargar el informe «Historial de formaciones» y consultar la columna «Fecha de caducidad» del informe.
Vaya a Informes > Historial de formaciones > Exportar.