Guide administrateur

Before starting

Vous êtes administrateur d'une ou plusieurs de nos solutions et nous vous en remercions. En tant qu'administrateur, certaines tâches vous incombent. Nous vous présentons dans cette fiche d'aide toutes les informations et conseils pour facilement prendre en main ce rôle d’administrateur des solutions Lucca.

Votre rôle d'administrateur

En quoi consiste ce rôle d’administrateur dans votre société, et dans votre relation avec Lucca ?

Vous êtes autonome sur les fonctionnalités principales de vos solutions Lucca. Si vous débutez avec nous, vous n’avez plus qu’à pratiquer pour monter en compétences après votre formation* et vous avez déjà testé les différentes solutions et réalisé les questionnaires de recette Lucca sur votre base de test (vous pouvez à tout moment en faire la demande au support). Vous pouvez découvrir les fonctionnalités plus avancées grâce à notre centre d'aide.
Vous êtes le référent Lucca auprès des collaborateurs de votre société et êtes responsable de votre base et de son paramétrage.
Vous êtes notre point de contact auprès de votre société.

En tant qu'administrateur, vous
🚩 avez des tâches ponctuelles et/ou récurrentes à réaliser : voir “Actions récurrentes”
🔧 êtes garant du paramétrage de votre base
💡 répondez aux interrogations de vos utilisateurs : voir “Le Support Lucca”

Actions récurrentes à réaliser

Il est important de veiller à la bonne utilisation et à la mise à jour de votre base Lucca : certaines actions ou comportements ne sont pas automatiques et nécessitent une action de votre part. Vous trouverez les listes récapitulatives de ces actions par solution à ces liens :

Les raccourcis vers les fiches d’aide sont disponibles en cliquant sur le nom de la solution. Ces fiches de notre centre d'aide sont régulièrement mises à jour - vous pouvez enregistrer le lien en favori.

Le support Lucca

L'administrateur est responsable de :

répondre aux questions des utilisateurs - considéré comme le support de niveau 1
paramétrer de manière autonome les évolutions à apporter au paramétrage initial, grâce au Centre d’aide : vous y trouverez des tutoriels détaillés que nous vous invitons à consulter avant toute demande au support Lucca.

Le support Lucca est réservé aux administrateurs formés*. Il est dédié :

aux questions de niveau 2
aux remontées de problématiques techniques

Vous pouvez accéder au support à partir de ce lien, ou via le formulaire disponible en cliquant sur le bouton “Aide” en bas à gauche de tous vos écrans.

*Administrateur formé : vous êtes considéré comme “formé” si vous avez reçu une formation de la part d’un consultant Lucca ou d'un ancien administrateur qui avait été formé par Lucca. N’hésitez pas à demander un devis de formation via le support si vous le souhaitez ; nous réalisons des formations ad hoc et également des sessions de formations groupées.

Faire une demande de support

Plus vous détaillez votre demande, plus l'équipe support vous répondra de manière pertinente et rapide. Voici une check-list à suivre avant de faire votre demande :

J’ai vérifié dans le Centre d’aide que je n’avais pas la réponse à ma question - et je joins si besoin dans ma demande les liens du Centre d’aide que j’ai déjà consultés.
Je précise le plus possible le contexte de la demande et le résultat que je souhaite obtenir
Je donne un exemple concret : quel utilisateur, sur quel module Lucca, quelle manipulation précise (numéro de la note de frais, compte d'absence concerné etc.).
J’ajoute des captures d'écran

Product Board

Depuis votre page d'accueil, vous pouvez suivre la Roadmap Lucca avec les évolutions des produits et nous partager vos idées et besoins.

🔎 Suivez la feuille de route des produits Lucca

👍 Votez pour vos évolutions favorites

💡 Suggérez vos propres idées sur le portail

Dites-nous quel est votre besoin

Lorsque vous suggérez votre idée d'évolution sur un ou plusieurs de nos produits :

Vérifiez que la fonctionnalité demandée n’existe pas déjà
Cliquez sur Submit Idea
Dites nous quel est votre besoin précis : détaillez bien pourquoi le fonctionnement actuel n'est pas optimal pour vous, ce que vous aimeriez voir évoluer, et en quoi le changement vous aiderait dans votre fonctionnement.
Mesurez le degré d’importance de cette fonctionnalité : Nice to have, Important ou Critical

Sachez que la suggestion d'idées n'entraîne pas de réponse systématique de nos équipes. Cependant elles sont toutes transmises automatiquement et contribuent à la définition de la feuille de route de nos évolutions.

Espace Client

Accessible pour les administrateurs depuis votre page d’accueil Lucca, l’Espace Client centralise toutes les informations concernant les solutions auxquelles vous avez souscrit.

Solutions et décomptes

Cette page affiche le récapitulatif des modules et options souscrites avec le dernier décompte mensuel effectué. En cliquant sur votre dernier décompte vous pourrez visualiser en détail les décomptes passés, par solution et par établissement.

Invoicing

Cette rubrique regroupe l'ensemble de vos factures Lucca, et vous permet de récupérer les factures au format PDF.

Contacts

Votre responsable de facturation sera renseigné par défaut grâce aux informations que vous aurez partagées avec votre commercial lors de la souscription aux solutions Lucca.

Les contacts applicatifs vous seront proposés parmi les personnes ayant le rôle d'administrateur dans votre environnement Lucca. Ces contacts nous serviront à communiquer sur nos produits, ainsi qu’en cas de besoins d'information sur l'utilisation de l'application au sein de votre entreprise ou si une action corrective est requise.

Vous êtes responsable, en tant qu'administrateur de l'Espace Client, de la véracité et de la mise à jour de ces informations.

Vous et nous

Voici quelques conseils pour vous tenir au courant des nouveautés Lucca, et pour nous faire part de vos retours.

Questionnaire de satisfaction

Après chaque déploiement, vous recevez un questionnaire de satisfaction sur le processus de déploiement. Nous vous invitons à prendre le temps pour y répondre afin qu’ensemble, nous construisions un parcours de déploiement optimal. Nous sommes donc à l'écoute de toute remarque ou suggestion de votre part.

Newsletter

Si vous souhaitez recevoir toute l’actualité Lucca, vous pouvez vous inscrire à notre newsletter en suivant ce lien. Vous pouvez également consulter à tout moment les informations publiées sur le blog de la Tribu Lucca.

Club U

Le Club Utilisateurs nous réunit une fois par an pour communiquer sur les nouvelles fonctionnalités et la roadmap de nos solutions. Ces moments d’échanges et de rencontres vous permettent de nous poser toutes les questions que vous souhaitez, et sont pour nous l'occasion de vous présenter de nouvelles solutions ou des fonctionnalités que vous connaissez moins.