Bevor Sie beginnen
Die dienstliche E-Mail-Adresse ist eine obligatorische Angabe beim Erstellen eines Benutzer:innenstammblatts. Es handelt sich um Anwendungsdaten, die für das ordnungsgemäße Funktionieren der Lucca-Anwendungen erforderlich sind.
Dank der Option „Mitarbeitende per E-Mail benachrichtigen“ werden die Mitarbeitenden zum Zeitpunkt der Erstellung ihres Stammblattes benachrichtigt. Anhand dieser Benachrichtigung können sie ihr Passwort erstellen und haben somit alle Elemente für den Zugriff auf die Plattform. Mitarbeitende, die noch nicht in das Unternehmen integriert wurden, können erst ab dem genauen Datum des Vertragsbeginns eine Verbindung zur Plattform herstellen. Sie können jedoch bereits ihr Passwort festlegen.
In den meisten Fällen haben Unternehmen ein gemeinsames Adressformat für alle Mitarbeitenden, manchmal wird nur der Vorname, der erste Buchstabe des Vornamens und der vollständige Nachname oder manchmal das Land verwendet, von dem aus die Mitarbeitenden arbeiten. Mit einer Funktion in Core HR können Sie E-Mail-Adressrichtlinien einrichten, um das Eingeben von Mitarbeitendeninformationen beim Erstellen einer Datei zu automatisieren.
Konfigurieren der E-Mail-Adressenrichtlinie, die mit Ihrem Unternehmen verknüpft ist
Um das gleiche E-Mail-Adressformat defaultmäßig für alle Mitarbeitenden anzuwenden, können Sie das Format für die Aufzeichnung der E-Mail-Adressen Ihrer Mitarbeitenden in Lucca anpassen.
Im Menü Mitarbeitende > Konfiguration > Defaultmäßige Werte (Sie müssen die Berechtigung „Defaultmäßige Werte festlegen“ in der Anwendung „Mitarbeitende“ haben):
Formatvorlage(n) für E-Mail-Adressen einstellen
Durch Klicken auf „Konfiguration“ können Sie beliebig viele Richtlinien hinzufügen.
Benennen Sie Ihre Richtlinie, legen Sie das E-Mail-Adressformat mithilfe der verfügbaren Tags fest (weitere Informationen unten), und speichern Sie.
Verfügbare Formate und Tags
Es gibt keinen Code für „alle Zeichen“. Sie können die Zahl 100 angeben, um alle Zeichen des Vor- oder Nachnamens einzuschließen.
{firstName(n)}
Die ersten „n“ alphabetischen Zeichen des Vornamens ohne Akzente.
Beispiel: mit dem Tag {firstName(1)} enthält die E-Mail-Adresse den ersten Buchstabe des Vornamens des/der Mitarbeitenden in der generierten E-Mail-Adresse.
{lastName(n)}
Die ersten „n“ alphabetischen Zeichen des Vornamens ohne Akzente.
Beispiel: mit dem Tag {lastName(100)} werden in der E-Mail-Adresse nur die ersten 100 Zeichen des Familiennamens des/der Mitarbeitenden angezeigt.
{firstNameWithDash(n)}
Die ersten „n“ alphabetischen Zeichen des Vornamens ohne Akzente, außerdem darf „-“ enthalten sein.
Beispiel: mit dem Tag {firstNameWithDash(100)} enthält die generierte E-Mail-Adresse bis zu 100 Zeichen des Vornamens (inklusive Bindestrich bei Doppelnamen)
{lastNameWithDash(n)}
Das gleiche gilt für Familiennamen, die Bindestriche enthalten.
{unique()}
Wenn die E-Mail-Adresse existiert, wird das Tag durch eine Inkrementalzahl ersetzt, um sie eindeutig zu machen.
Wenn beispielsweise ein Jean Dupont nach einer Julie Dupont eingestellt wird, erhält Jean jdupont1@lucca.com als generierte E-Mail-Adresse, um Dubletten zu vermeiden.
Tags können kombiniert werden:
Beispiel: {firstName(1)}.{lastName(100)}@lucca.com zeigt den ersten Buchstaben des Vornamens, einen Punkt und dann den ausgeschriebenen Nachnamen (bis zu 100 Zeichen) an, sowie den Rest der gewählten Domain (konkret @lucca.com) an.
Verknüpfen der E-Mail-Adressenrichtlinie mit Ihren Betrieben
Je nach Land können verschiedene E-Mail-Adressformate konfiguriert werden.
Beispiel: Für spanische Betriebe können E-Mail-Adressen mit @lucca.es enden, für französische Betriebe mit @lucca.fr.
Automatisches Erstellen einer neuen E-Mail-Adresse beim Erstellen von Mitarbeitenden
Wenn neue Mitarbeitende erstellt werden, wird der Datensatz „E-Mail-Adresse“ automatisch in einem Format ausgefüllt, das den für den betreffenden Betrieb festgelegten Richtlinien entspricht.