Ubiqod von Skiply🤝 Lösung zur Zeiterfassung und Sammlung von vor Ort gesammelter Informationen

Was ermöglicht diese Integration?

Möchten Sie, dass alle oder einige Ihrer Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten über einen physischen Badge-Lesegerät erfassen? Dies ist dank unseres Partners Skiply möglich, der verschiedene Arten von Badge-Lesegeräten anbietet und die erfassten Arbeitszeiten an Timmi Temps übermittelt.

Konkret:

• Die Mitarbeiter erfassen ihre Ein- und Ausgangszeiten über ein Skiply-Badge-Lesegerät. Sobald ein Zeitfenster abgeschlossen ist (Ein- und Ausgang), wird es an Timmi Temps gesendet und erscheint in der Arbeitszeiterfassung.
• Die Mitarbeiter können die erfassten Arbeitszeiten in ihren Arbeitszeittabellen einsehen, fehlende Tage (z. B. Telearbeit) ergänzen und Kommentare hinzufügen, bevor sie ihre Arbeitszeiterfassung zur Genehmigung einreichen.
• Timmi Temps berechnet automatisch Überstunden und andere variable Gehaltsbestandteile und löst bei Auffälligkeiten Warnmeldungen aus.

Funktionsweise und Einrichtung des Ubiqod par Skiply-Konnektors

Funktionsweise der Integration

• • • Betroffene Lösungen: Zeiterfassung
    • Integrationstyp: API
    • Integrationsrichtung: Ubiqod nach Lucca
    • Integrationsfrequenz: täglich
    • Einrichten der Integration: Sie sind autonom, um Ihre URL und Ihren API-Schlüssel in Ihrem Ubiqod-Bereich zu registrieren

Synchronisierte Daten

Im Rahmen der Datensynchronisierung wird Ubiqod insbesondere die folgenden Daten austauschen:

• • Senden der Start- und Endzeit der Zeitangaben

Und die folgenden Mitarbeiterdaten abrufen:

• • Mitarbeitername,
  • Vorname
  • Datum Vertragsbeginn
  • Datum Vertragsende

Einrichten der Integration auf der Seite von Lucca

Um die Option Stempeluhr in den Akten Ihrer Mitarbeitenden zu aktivieren, müssen Sie die Zeiteingabeoption in der entsprechenden Regelung bearbeiten. Gehen Sie dazu zu Einstellungen > Zeiteingabeoption > Option zur Vorab-Ausfüllung > „keine Vorab-Ausfüllung – virtuelle Stempeluhr“

Um die Integration einzurichten, müssen Sie zu Ihrem Lucca-Bereich gehen:

1. Klicken Sie auf die kleine Rakete oben rechts in Ihrem Lucca-Bereich
2. Wählen Sie das Feld „🔌Integrationen“ aus
3. Suchen Sie nach der entsprechenden Anwendung
4. Befolgen Sie die Anweisungen, um Ihren vorkonfigurierten API-Schlüssel
   zu erstellen. Der technische Kontakt muss die E-Mail-Adresse Ihres/Ihrer Ansprechpartners:in beim Entwickler sein.
   Der API-Schlüssel wird automatisch mit den erforderlichen Berechtigungen zum Einrichten der Integration erstellt.
   
5. Übergeben Sie den generierten API-Schlüssel und die URL mithilfe der folgenden Schritte an den Entwickler

Verbindungsschritte, die in Ubiqod durchgeführt werden müssen

1. Melden Sie sich mit Ihrem Ubiqod-Konto an.

2. Einstellen Ihres Lucca-Konnektors:

• Gehen Sie zur Seite Konnektoren.
  • Erstellen Sie einen neuen Konnektor vom Typ Lucca - Timmi Zeiterfassung.
    • Geben Sie im Feld „URL“ die URL Ihrer Lucca-Instanz ein (z. B. https://test.ilucca.net).
    • Geben Sie den generierten API-Schlüssel in das Feld „API-Schlüssel“ ein.

Sie können die Maximaldauer einer Passage ändern, wenn Sie sie zeitlich begrenzen möchten (zwischen 1 und 24 Stunden).

Ändern Sie die Zeitzone je nach Ihrem Standort, die für die Speicherung des Passierdatums verwendet wird (standardmäßig UTC, was bedeutet, dass keine Zeitzone angewendet wird).

Anmerkungen zur Schnittstelle: Sie können eine QR-Schnittstelle erstellen, um QR-Codes und Ubiqod-Schlüssel zu integrieren, oder ein IOT-Interface, um von Skiply angebotene vernetzte Boxen (wie die Clock S...) zu integrieren.

Verwenden Sie nur den Teil des Merkblatts, der auf Ihren Fall zutrifft.

3. Erstellen Sie Ihre QR-Schnittstelle (für QR-Codes und Ubiqod-Schlüssel):

• Gehen Sie zur Seite Schnittstellen und dort auf den Tab „PIN-Code-Liste“.
  • Erstellen Sie eine neue PIN-Code-Liste.
    • Jeder Code hat einen Verweis zur PIN des/der Benutzers:in, eine Beschriftung und eine Liste mit externen Referenzen.
    • Ergänzen Sie die Liste der externen Referenzen für jede Referenz, indem Sie auf das Link-Symbol klicken.
    • Erstellen Sie die Referenz „Lucca: Benutzer-ID“. Der zuzuordnende Wert entspricht dem Benutzernamen in Lucca (diese erhalten Sie über die URL der Personalakte in der Mitarbeitendenliste Ihrer Instanz).

Sie können so viele PIN-Codes erstellen, wie Sie Benutzer:innen integrieren.
Achtung: Jeder PIN-Code muss einen unbestimmten Bezug zu Lucca haben, sonst werden die Daten nicht erfasst.

• •  

• Gehen Sie zum Tab Schnittstellen.
  • Erstellen Sie eine neue QR-Schnittstelle „Single-Choice-Button“.
    • Geben Sie den Schutz per PIN-Code hinzu und verknüpfen Sie die gerade erstellte PIN-Code-Liste.
    • Erstellen Sie zwei Buttons: Arbeitsbeginn und Arbeitsende.
      Die Referenzen der beiden Buttons müssen den in Ihrem Lucca-Konnektor eingestellten Referenzen entsprechen.

4. Erstellen Sie Ihre IOT-Schnittstelle: 

• Gehen Sie zur Seite Schnittstellen und dort auf den Tab „Badge-Liste“.
  • Erstellen Sie eine neue Badge-Liste.
    • Jeder Badge hat einen Verweis zur Badge-Nummer des/der Benutzers:in, eine Beschriftung und eine Liste mit externen Referenzen.
    • Ergänzen Sie die Liste der externen Referenzen für jede Referenz, indem Sie auf das Link-Symbol klicken.

• Erstellen Sie die Referenz „Lucca: Benutzer-ID“.
  Der zuzuordnende Wert entspricht dem Benutzernamen in Lucca (diese erhalten Sie über die URL der Personalakte in der Mitarbeitendenliste Ihrer Instanz).

Sie können so viele Badges erstellen, wie Sie Benutzer:innen integrieren.
Achtung: Jeder Badge muss einen unbestimmten Bezug zu Lucca haben, sonst werden die Daten nicht erfasst.

• Gehen Sie zum Tab Schnittstellen.
  • Erstellen Sie eine neue IOT-Schnittstelle.
    Hinweis: In unserem Beispiel erstellen wir eine Schnittstelle für Clock S. Auch Clock R und Clock ST sind mit dieser Integration kompatibel.
    • Verknüpfen Sie die erstellte Badge-Liste.
    • Verknüpfen Sie zwei Buttons mit Arbeitsbeginn und Arbeitsende. Die Referenzen der beiden Buttons müssen den in Ihrem Lucca-Konnektor eingestellten Referenzen entsprechen.

• Verknüpfen Sie die Einstellungen mit Ihrem Tracker:
  • Gehen Sie auf der Seite Tracker auf den Tab, der dem Tracker entspricht, den Sie erstellen/bearbeiten möchten (QOD, IOT oder Ubiqod-Schlüssel).
    • Erstellen oder bearbeiten Sie den Tracker, um die Bearbeitungsseite anzuzeigen.
    • Fügen Sie die Schnittstelle und den Konnektor hinzu, die Sie für Ihren Tracker erstellt haben.

5. Zuweisung von Lucca-Mitarbeitern zu Ubiqod-Badges

• Navigieren Sie zur Seite "Connectors".
  • Wählen Sie den von Ihnen erstellten Connector "Lucca - Timmi Temps" aus.
  • Gehen Sie zu "PIN- und Badge-Listen konfigurieren" und klicken Sie auf "Konfigurieren".
    Wählen Sie die zu ändernde Badgeliste aus. Es öffnet sich eine Dropdown-Liste, über die Sie einen Lucca-Mitarbeiter direkt einem bestimmten Badge zuordnen können.
    Diese Option kann auch verwendet werden, um alte Badges schnell und einfach neuen Mitarbeitern neu zuzuweisen.

Einschränkungen

Die Integration in Ubiqod hat einige Einschränkungen: 

• Um Ihren/Ihre Benutzer:in korrekt in Lucca zu integrieren müssen Sie die Lucca-Benutzerreferenz mit Ihrem PIN-Code oder IOT-Badgeverknüpfen.
• Sie können nicht zwei aufeinanderfolgende Arbeitsbeginne oder Arbeitenden für denselben/dieselbe Lucca-Benutzer:in vornehmen.

Wenn Sie auf eine dieser Einschränkungen stoßen, werden die Daten nicht an Ihre Lucca-Instanz gesendet. Sie erhalten eine E-Mail von Ubiqod, dass Ihr Konnektor einen Fehler erhalten hat.

Daten, die nicht gesendet werden können, werden im Protokoll des Konnektors in Rot angezeigt.

Durch Klicken auf… → Details anzeigen → Serverantwort sollten Sie die Fehlerursache sehen. Dies ermöglicht Ihnen, ihn gegebenenfalls zu korrigieren.

Die fehlerhaften Daten können dann erneut abgespielt werden, um sie an die Lucca-Instanz zurückzusenden, ohne das Datum des Arbeitsbeginns oder des Arbeitsendes zu ändern.