Bevor Sie beginnen
Pagga Vergütung ermöglicht es Ihnen, bestimmte Variablen dezentral einzugeben, bevor sie zur Genehmigung eingereicht werden.
Für die Eingabe von Variablenvorschlägen stehen zwei Modi zur Verfügung:
- Die Eingabe in Tabellenform für Manager:innen, die jeden Monat die Vorschläge für Variablen der Mitarbeitenden einreichen müssen, für die sie verantwortlich sind.
- Die Einzeleingabe, mit der „berechtigte“ Benutzer:innen punktuell Vorschläge für Variablen für eine bestimmte Personalgruppe oder für sich selbst einreichen können.
Unabhängig von der Art der Eingabe werden die von Ihren Benutzern:innen gemeldeten Vorschläge der Variablen erst nach ihrer endgültigen Genehmigung für die Empfänger sichtbar und können dann in die Lohnbuchhaltung exportiert werden.
Um den Freigabeweg einzustellen, müssen Sie Folgendes definieren:
- die Vergütungsarten, die Sie dezentralisieren möchten,
- die Person, die für ihre Eingabe verantwortlich ist,
- die Person, die diese genehmigen wird.
Die Einstellung erfolgt in 4 Schritten.
📌 Hinweis: Diese Art der Variableneingabe ist kein Ersatz für die punktuelle Eingabe der VLB. Es ist weiterhin möglich, VLB ohne Freigabeweg einzugeben. Andererseits darf es für einen Mitarbeitenden, der diese Art der Einreichung mit einem Freigabeweg verwendet, nicht möglich sein, die erste Möglichkeit zu nutzen.
Schritt 1: Parametrieren der Listen der Variablenarten, die von der für die Eingabe verantwortlichen Person eingegeben werden können (Was?)
Durch die Erstellung von Listen mit Variablenarten können Sie den Variablenvorschlag für eine bestimmte Rolle auf bestimmte Vergütungsarten beschränken. Zum Beispiel, die dezentrale Eingabe von „Verkaufsprovisionen“ für die Funktion des/der „Vertriebsleiters:in“.
Klicken Sie im Menü Einstellungen > Freigabewege > Tab Liste der Variablenarten auf die Schaltfläche „Liste erstellen“:
- Liste benennen
- Wählen Sie die Variablenarten, die in die Liste aufgenommen werden sollen
- Speichern Sie Ihre Liste mit den Variablenarten, indem Sie auf „Erstellen“ klicken
➡️ Beispiel, ich möchte die Eingabe der Variablen von Vertriebsmitarbeitern:innen zu ihren Managern:innen zentralisieren und erstelle eine Liste mit dem Namen „Vertriebsprämien“ und wähle aus der Liste der Variablenarten die Prämien aus, die von den Vertriebsabteilungen verwendet werden: Ich klicke auf „Provisionen“, „Prämien/Ziele“ und „Sonderprämien“ und klicke auf „Erstellen“.
Sie können Ihre Liste jederzeit ergänzen oder bearbeiten. Sie können beliebig viele Listen erstellen und eine Variablenart kann mehreren Listen zugewiesen werden.
Sobald Sie die Listen erstellt haben, können Sie die Personen bestimmen, die diese Arten einmal im Monat einreichen müssen oder die punktuell Vorschläge machen können.
Schritt 2: Die Schritte des Freigabewegs konfigurieren (Für wen?)
Sobald Ihre Listen erstellt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Freigabeweg einrichten“.
📌 Hinweis: Die Einstellungen für den Freigabeweg basieren auf dem Konzept der Schritte. Ein Schritt entspricht einem Genehmigenden und kann an Bedingungen geknüpft werden (Betrieb des Empfängers, Art der Variablen und Grenzwert).
Hinzufügen eines Schrittes
Mit der Schaltfläche „+“ zwischen zwei Schritten oder unter dem Freigabeweg können Sie einen weiteren Schritt hinzufügen.
Parametrierung eines Schrittes
Für jeden der Schritte können Sie Folgendes festlegen:
- die Bedingungen für die Auslösung des Schritts, indem eine der folgenden Bedingungen hinzugefügt wird: Betrieb des Empfängers der Variablen, Art der Variablen oder Wert der Variablen.
- Die Genehmigenden des Schritts sind unter folgenden Personen auszuwählen: dem/der Benutzer:in, dem/der Manager:in des/der Begünstigten oder der einreichenden Person (unter Angabe ihrer Ebene: N+1, N+2...), dem/der Abteilungsleiter:in oder einem/einer benannten Benutzer:in.
- Wenn der/die Genehmigende nicht gefunden wird, können Sie festlegen, dass der Schritt automatisch genehmigt wird.
➡️ Beispiel für einen zweistufigen Freigabewegs für Variablenvorschläge:
1. obligatorischer Schritt: Der/die Genehmigende ist der/die Manager:in in der nächsthöheren Ebene (N+1) der einreichenden Person.
2. Schritt mit Bedingung: Wenn der Betrag des Vorschlags für eine Variable >= 1.000 € ist, muss auch der/die Abteilungsleiter:in genehmigen, damit der Vorschlag endgültig als variabler Bestandteil betrachtet wird. Das Element wird dann für seine:n Begünstigte sichtbar und kann in die Lohnbuchhaltung exportiert werden.
Schritt 3: Legen Sie die E-Mail-Benachrichtigungen fest, die durch den Freigabeweg generiert werden, sowie die Erinnerungen, die mit den Fälligkeitsterminen des Gehaltsabrechnungskalenders jedes Betriebs verknüpft sind.
Die Benachrichtigungen verwalten
Sie können nun zu „Einstellung der Benachrichtigungen“ gehen, um die Benachrichtigungen, die über den Freigabeweg für die einreichenden Personen oder die Genehmigenden generiert werden, zu aktivieren / deaktivieren.
➡️ Beispielfür die obligatorische monatliche Einreichung der Manager:innen:
Der/die Manager:in erhält eine Benachrichtigung, wenn sein/Ihr Variablenvorschlag abgelehnt wird.
Verwalten der Erinnerungen
Die Erinnerungen werden zu den beiden Terminen ausgelöst, die Sie in Ihrem Abrechnungskalender festgelegt haben. Die erste Erinnerung erfolgt, wenn die Frist für die Erfassung der VLB endet - Mitarbeitende, die Variablen einzureichen haben, werden benachrichtigt, wenn dieses Datum näher rückt - und dann werden Erinnerungen an allen Verzugstagen versandt. Die zweite Erinnerung wird beim Versand dieser Variablen an die Lohnbuchhaltung ausgelöst: Es kommen keine Erinnerungen mehr bei Verzügen. Sie können diese Mahnungen über das Menü Einstellungen > Stichtage und Benachrichtigungen konfigurieren.
➡️ Beispiel:
Schritt 4: Listen und für die Eingabe verantwortliche Personen verknüpfen (Wer?)
Dieser Schritt ist gleichbedeutend mit der Aktivierung der Berechtigung, Variablen in den Rollen der für die Erfassung verantwortliche Person einzureichen und ihnen die erstellten Listen von Vergütungsarten zuzuweisen.
Gehen Sie im Zahnrad in die Einstellungen für jede der Rollen, die Variablenvorschläge eingeben soll:
Die verfügbaren Berechtigungen
- Muss Vorschläge für Variablen einreichen: Dies ist der Eingabemodus für die monatliche Einreichung, die ausschließlich den Managern:innen vorbehalten ist. Die monatliche Einreichung der Vorschläge für Variablen ist für die betreffenden Manager:innen obligatorisch(wenn in dem Zeitraum keine Variablen einzureichen sind, muss der/die Manager:in erklären, dass er/sie nichts einzureichen hat!). Bei fehlender Einreichung erhalten die Manager:innen entsprechend der Fälligkeitstermine Ihres Abrechnungskalenders Erinnerungen per E-Mail.
- Kann Variablenvorschläge machen: Dies ist der Modus für die punktuelle Eingabe, der es Mitarbeitenden, die über diesen Modus verfügen, ermöglicht, Variablenvorschläge für bestimmte Mitarbeitende zu machen. Diese Art der Eingabe ist frei wählbar, es ist keine Benachrichtigung über eine automatische Erinnerung vorgesehen. Anders als bei der Berechtigung „Muss einreichen“ besteht nicht unbedingt eine hierarchische Beziehung zwischen der einreichenden Person und dem/der Empfänger:in des Variablenvorschlags.
- Variablenvorschläge anstelle von... einreichen : Mit dieser Berechtigung, die hauptsächlich für Administratoren:innen vorgesehen ist, können Meldungen für eine einreichende Person erfasst/eingereicht werden.
- Variablenvorschläge anstelle von... genehmigen: Mit dieser Berechtigung, die hauptsächlich für Administratoren:innen vorgesehen ist, können Variablenvorschläge für einen Genehmigenden genehmigt werden.
- Einreichende Personen überwachen: Mit dieser Berechtigung, die hauptsächlich für Administratoren:innen vorgesehen ist, hat man Zugriff auf einen Bildschirm, auf dem Sie nachverfolgen können, welche Meldungen im derzeitigen Zeitraum eingereicht wurden. Es ist auch möglich, die einreichenden Personen auf Wunsch kollektiv oder individuell zu mahnen.
📌 Hinweis: Es wird darauf hingewiesen, dass die Berechtigungen, die den Mitarbeitenden zugewiesen werden, kumulativ sind, wenn der/die jeweilige Mitarbeiter:in mehrere Rollen hat.
Aktivieren der Berechtigungen in den entsprechenden Rollen und Listen.
- Sich in die Rolle der Personalgruppe einordnen;
- Wählen Sie die Anwendung „Pagga Vergütung“;
- Aktivieren Sie die gewünschte Berechtigung;
- Geben Sie die Liste der Variablen an, die Sie erfassen möchten;
- Geben Sie die Empfänger dieser Erfassung an;
- Speichern Ihre Änderungen.
➡️ Beispiel für den Vorgang „Muss Vorschläge für Variablen einreichen“:
Wenn ich die Liste nur für Manager:innen der Vertriebsabteilungen zur Verfügung stellen möchte: Ich kann eine Nebenrolle „Vergütung - Vertriebsmanager:in“ erstellen, die ich nur den Managern:innen der Vertriebsabteilungen zuweise. Zu diesem Zweck muss ich die Anwendung „Pagga Vergütung“ auswählen, die Berechtigung „Muss Vorschläge für Variablen einreichen“ für „Unterstellte Mitarbeitende“ und für die Liste der Vergütungsarten „Vertriebsprämien“ aktivieren und dann abspeichern.
📌 Hinweis: Zur Erinnerung: Manager:innen mit dieser Berechtigung werden monatlich erinnert, wenn sie die Variablen der Mitarbeitenden, die ihnen unterstellt sind, nicht einreichen. Auch wenn es nichts einzureichen gibt, muss eine Meldung eingereicht werden!
☝ Empfehlung: Denken Sie daran, die Berechtigung „VLB eingeben/ändern/löschen“ für die Rollen zu deaktivieren, für die Sie die Eingabe von Variablenvorschlägen aktiviert haben, um sicherzustellen, dass die eingegebenen VLB auch tatsächlich zur Genehmigung vorgelegt werden.