Vor Beginn
Als Administrator der Lösung Pagga Vergütung haben Sie einmalige oder wiederkehrende Aufgaben zu erledigen. Nachstehend finden Sie die Einzelheiten zu diesen Aufgaben.
Einen festen Lohnbestandteil hinzufügen
Wenn sich eine Vergütung ändert, muss sie in der individuellen Situation des Mitarbeiters aktualisiert werden. Wählen Sie den Mitarbeiter aus (1) und fügen Sie dann einen neuen Betrag unter „Feste Lohnkomponente“ (2) hinzu
Es ist notwendig, eine Art, wie den Grundlohn, den neuen Betrag, sowie ein Startdatum anzugeben.
Bei der Eingabe eines neuen Werts für einen geltenden Lohnbestandteil schlägt Pagga Vergütung Ihnen vor, den alten Wert automatisch zu historisieren, indem dessen Gültigkeits-Enddatum erzeugt wird.
Für einen Mitarbeiter ist es nicht möglich, 2 Lohnbestandteile derselben Art zu speichern, deren Gültigkeitsdaten sich überschneiden.
Einen variablen Bestandteil hinzufügen
Wenn ein Mitarbeiter eine variable Lohnkomponente erhält, muss dies in der individuellen Situation des Mitarbeiters angegeben werden. Wählen Sie den Mitarbeiter aus (1) und fügen Sie dann einen neuen Betrag in „Variabler Anteil“ (2) hinzu
Sie müssen den Monat, auf den sich die Variable bezieht, die Art der Variable und den Betrag der Variablen angeben. Kommentare sind optional möglich.
Es ist möglich, eine zukünftige Periode im Voraus anzugeben. Diese variable Komponente wird in der persönlichen Situation jedoch bereits vor dieser Periode sichtbar sein.
Wie bei den festen Lohnkomponenten ist die Eingabe von zwei identischen VLK-Arten für einen Mitarbeiter in der gleichen Periode nicht erlaubt.
Variable Komponenten massenweise für einen Zeitraum importieren
Wenn Sie eine große Anzahl variabler Komponenten eingeben müssen, ist es praktisch, wenn Sie die Informationen in großen Mengen importieren können. Hierzu können Sie vom VLK-Modul aus auf den Importbildschirm zugreifen:
Nachdem Sie die Periode ausgewählt haben, für die der Import stattfinden soll (1), downloaden Sie die auszufüllende Matrix (2), die die Informationen über die Mitarbeiter und die Arten der variablen Komponenten enthält. Sobald sie bereit ist, können Sie die Matrix aus Excel kopieren und dann mit einem „Rechtsklick einfügen“ in Pagga Vergütung (3) importieren.
Variable Komponenten anstelle eines anderen Mitarbeiters einreichen
Es ist möglich, dass Sie im Auftrag eines Mitarbeiters bei Abwesenheit eine Einreichung vornehmen müssen. Im Menü „Einreichende Person“ in der Registerkarte „Monatliche Einreichung“ können Sie auswählen, in wessen Auftrag Sie die Einreichung vornehmen.
Die Regeln des Freigabeweges werden so angewandt, als ob die eigentliche einreichende Person dies getan hätte, aber im Verlauf wird festgehalten, dass die Einreichung von Ihnen im Auftrag eines anderen einreichenden Benutzers vorgenommen wurde.
Die einreichenden Personen verfolgen
Auf diesem Bildschirm können Sie den Fortschritt der monatlichen Einreichungen für die aktuelle Periode nachverfolgen. So können Sie sehen, ob die Manager in diesem Monat eine Einreichung abgegeben haben oder nicht.
Anschließend sind zwei Aktionen möglich:
- Den Manager einzeln erinnern
- Zugriff auf die Einreichung und einreichen in deren Auftrag (siehe vorhergehender Abschnitt)
Genehmigen der variablen Komponenten anstelle eines anderen Mitarbeiters
Es ist möglich, dass Sie im Rahmen der Abwesenheit eines Mitarbeiters in dessen Auftrag genehmigen müssen. Im Menü „Genehmigender“ in der Registerkarte „Genehmigung“ können Sie auswählen, in wessen Auftrag Sie die Validierung der Variablen vornehmen.
Diese Aktion wird im Verlauf des Freigabewegs des Variablenvorschlags ausgewiesen.
Berichte erstellen
Die zur Verfügung gestellten Berichte ermöglichen es, die Entwicklung der jährlichen festen Vergütung oder die Details der Zusammensetzung aus festen und variablen Lohnkomponenten einzusehen.
Der Bericht Tatsächliche Vergütung zeigt die mit den HR-Daten aus der Personalakte des Mitarbeiters abgeglichenen Vergütungsdetails aus der Akte des Mitarbeiters.
Der Bericht über die theoretische Jahresvergütung zeigt nur die Details der theoretischen Vergütungen an. Es ist möglich, nach Betrieben oder Abteilungen zu filtern.
Im Gegensatz zu Exporten sind Berichte nicht dazu bestimmt, an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet zu werden
Export von Vergütungen in die Lohnbuchhaltung
Mit Exporten können Sie alle VLKs , die in der Periode, die Sie exportieren wollen, eingegeben wurden, sowie alle Korrekturen, die Sie seit dem letzten Export für frühere Perioden vorgenommen haben, an Ihre Lohnbuchhaltung weiterleiten.
Im Menü Export, klicken Sie auf die Parametrierung des Exports, um zu den Details der zu exportierenden VLKs zu gelangen.
Die nächste zu exportierende Periode wird automatisch vorgeschlagen und Änderungen der festen oder variablen Lohnkomponenten in dieser Periode oder seit dem letzten Export werden hervorgehoben.
Vier Dateien werden erzeugt:
- Der Export der VLKs für die Periode im Format der Lohnbuchhaltungssoftware;
- Der Export von VLK-Korrekturen und -Verzögerungen im Format der Lohnbuchhaltungssoftware;
- Die Zusammenfassung der für die Periode geänderten FLK;
- Eine Pendeldatei, die den Lohnbuchhalter auf die wichtigen Details des Exports hinweist.