Was müssen Sie bei einer Vertragsänderung für eine:n Ihrer Mitarbeitenden tun? (Praktikumsübergang, Ausbildungsvertrag in Vollzeit oder Teilzeit zu Vollzeit)

Bevor Sie beginnen

In diesem Hilfeblatt finden Sie die Schritte, die erfolgen müssen, wenn sich bei einem oder einer Ihrer Mitarbeitenden den Vertrag ändert. Wenn z. B. ein:e Praktikant:in zur Vollzeit oder in eine Ausbildung wechselt oder wenn Teilzeit-Mitarbeitende oder Auszubildende zu Vollzeit wechseln.

Abhängig von den vorhandenen Lucca-Lösungen sind verschiedene Änderungen durchzuführen.

Wenn zusätzlich zur Vertragsänderung auch der Betrieb gewechselt wird, können Sie in diesem Hilfeblatt nachlesen.

Hinzufügen eines neuen Vertrags

🚩 Sie dürfen keine 2 persönlichen Benutzer:innenstammblätter für denselben/dieselbe Mitarbeitende:n erstellen! Wenn Sie über die Berechtigung bei den Rollen verfügen, werden ausgeschiedene Bewerber:innen in den Ergebnissen mit dem Tag „Ausgeschieden“ angezeigt.

Der erste Schritt besteht darin, den aktuellen Vertrag im Modul „Mitarbeitende“ im Abschnitt Verträge auf dem vorhandenen Stammblatt Ihrer Mitarbeitenden zu schließen.

Alle Details zu den Verträgen finden Sie in diesem Hilfeblatt.

Erstellen Sie dann einen neuen Vertrag:

Es ist nicht erforderlich, den bestehenden Vertrag zu bearbeiten, sondern Sie können einen neuen Vertrag hinzufügen. Die Verträge in Lucca müssen den tatsächlich unterzeichneten Verträgen entsprechen. Jeder Vertrag hat ein Start- und Enddatum und insbesondere eine Art von Vertrag (Vollzeit, Teilzeit, Praktikum). Es ist wichtig, dass das Benutzer:innenstammblatt in Lucca diese Realität widerspiegelt, einerseits für die optimale Nutzung der Lösungen, aber insbesondere für Ihre Berichterstattungs- und Verlaufsanforderungen.

Einige Daten sind mit dem Vertrag verknüpft, andere Daten im Benutzer:innenstammblatt sind jedoch zeitlich nicht begrenzt: Jede vorgenommene Änderung führt zum Stornieren und Ersetzen.

Die verschiedenen Verträge sind in Unterabschnitten des Abschnitts Verträge in chronologischer Reihenfolge aufgeführt:

Änderungen an Daten im Benutzer:innenstammblatt

Der zweite Schritt besteht darin, die Daten zu bearbeiten, die für die Verwendung der verschiedenen Lucca-Lösungen wesentlich sind, die sogenannten „Anwendungsdaten“.

Wenn Sie Timmi Abwesenheiten haben

Ignorieren oder Vervollständigen der Endabrechnung beim Ausscheiden aus dem Unternehmen: vor Rückkehr eines/einer Mitarbeitenden oder einer Vertragsänderung ist es wichtig, die Endabrechnung beim Ausscheiden aus dem Unternehmen unter Guthaben/Debet &gt Endabrechnung beim Ausscheiden aus dem Unternehmen durchzuführen oder zu ignorieren. Weitere Informationen finden Sie unter: Endabrechnung beim Ausscheiden aus dem Unternehmen, Weggang und/oder Rückkehr von Mitarbeitenden.
– Wenn der/die Mitarbeite seinen/ihren früheren Urlaubstage-Saldo behalten muss, (bei aufeinanderfolgenden Verträgen mit Beibehaltung der Zähler), können Sie auf „Endabrechnung beim Ausscheiden aus dem Unternehmen ignorieren“ klicken.
– Wenn der/die Mitarbeitende den bisherigen Urlaubstage-Saldo nicht beibehalten muss, da der Saldo mit seiner oder ihrer letzten Gehaltsabrechnung ausgezahlt wurde, müssen Sie in diesem Fall auf „Endabrechnung beim Ausscheiden aus dem Unternehmen durchführen“ klicken. Dies muss vor Beginn des neuen Vertrags erfolgen.
Bearbeiten Sie bei Bedarf das Erwerbsprofil des/der Mitarbeitenden. Sie können dieses Hilfeblatt verwenden, einschließlich des Teils „Eine/n Mitarbeitenden einem Erwerbsprofil zuweisen“.
Beim Wechsel von einem Profil zu einem anderen wird die Anzahl der Tage des neuen Profils in Timmi Abwesenheiten am Ende des Monats gutgeschrieben, in dem die Änderung vorgenommen wurde. Es ist nicht möglich, die Änderung des Profils in der Zukunft „vorherzusehen“, da kein Gültigkeitsdatum eingegeben wurde.
Beispiel: Ein:e Praktikant:in, der/die eine Ausbildung beginnt oder in Teilzeit eingestellt wurde und zuvor das Profil „keine Berechtigung“ hatte, muss zum Erwerbsprofil „25 bezahlte Urlaubstage“ wechseln.
Kalender bearbeiten: Der/die Mitarbeitende kann von einem Kalender mit einem Pfingstmontag zu einem Kalender ohne Pfingstmontag wechseln. Beispiel: Praktikant:innen sind nicht vom Solidaritätstag betroffen und arbeiten nicht am Pfingstmontag. Daher wird bei Praktikant:innen, die in einem unbefristeten Beschäftigungsverhältnis eingestellt sind, sicherlich eine Aktualisierung des Kalenders benötigt.
Bearbeiten Sie bei Bedarf den Arbeitszyklus der Mitarbeitenden. Sie finden weitere Informationen in diesem Hilfeblatt, insbesondere im Bereich „Benutzer:innen einen Arbeitszyklus zuweisen“.
Anders als beim Erwerbsprofil ist es möglich, zukünftige Arbeitszyklen einzugeben und ihnen Start- und Enddatum hinzuzufügen. Es wird empfohlen, dem Arbeitszyklus kein Enddatum hinzuzufügen, wenn der/die Mitarbeitende einen unbefristeten Arbeitsvertrag hat und nicht beabsichtigt ist, den Zyklus zu ändern.
Beispiel: In Vollzeit eingestellten Auszubildenden, die zuvor einen Zyklus in Tagen hatten, aber nun zu einem Stundenzyklus wechseln, muss ein entsprechender Zyklus in Stunden zugewiesen werde.

Zur Information: In Timmi Abwesenheiten dürfen aus Sicherheitsgründen keine Abwesenheiten für einen zukünftigen Vertrag eingegeben werden. Es ist daher erforderlich, abzuwarten, bis der neue Vertrag begonnen hat und somit aktiv ist, bevor Abwesenheiten während dieses Zeitraums hinzugefügt werden können.
Im Prinzip gehen wir davon aus, dass wir nicht vorhersagen können, was in der Zukunft geschehen wird ( Benutzer:innen wechseln das Erwerbsprofil, deshalb dürfen wir uns nicht auf die aktuellen Rechte stützen, denn der Eintritt ins Unternehmen kann sich verschieben, er oder sie hat in der Zukunft weniger Rechte usw.), und daher ist dieses Verhalten eine Sicherheitsfunktion des Tools.

🚩 Die Bearbeitung des Arbeitszyklus hat zudem Einfluss auf die Timmi Zeiterfassung. 🚩

Wenn Sie Timmi Zeiterfassung haben

Bearbeiten Sie die Rolle, falls erforderlich: Wenn Mitarbeitende ihre Zeiten noch nicht in Timmi Zeiterfassung angegeben haben, müssen Sie eine Rolle in Timmi Zeiterfassung mit der Berechtigung „muss seine/ihre Zeiten angeben“ hinzufügen.
Bearbeiten Sie den Arbeitszyklus, falls erforderlich: Wenn Ihre Mitarbeitenden zuvor einen Zyklus in Tagen hatten und zu einem Zyklus in Stunden wechseln müssen, muss der Arbeitszyklus auf ihrer Benutzer:innenstammblatt bearbeitet werden. Es ist darauf zu achten, dass das Startdatum des Zyklus dem Datum entspricht, an dem die Einreichung unter dieser neuen Einheit beginnen soll.
Prüfen Sie den Anhang oder fügen Sie den Arbeitszyklus der Timmi Zeiterfassung hinzu: Prüfen Sie bei der Einstellung in Timmi Zeiterfassung, ob der den Mitarbeitenden zugewiesene Arbeitszyklus im Abschnitt „Betroffene Benutzer:innen definieren“ ausgefüllt ist.

Ohne diese 3 Aktionen können Ihre Mitarbeitenden ihre Zeiten nicht angeben. Die Einzelheiten der auszuführenden Aktionen in Bildern finden Sie in diesem Hilfeblatt: Eine:n Mitarbeitende:n in Timmi Zeiterfassung hinzufügen

Wenn Sie Cleemy Spesenabrechnung haben

Bearbeiten Sie bei Bedarf das Cleemy-Profil des/der Mitarbeitenden.

Wenn er/sie dazu noch den Betrieb wechselt, muss sicher sein, dass er/sie alle Ausgaben auf den alten Betrieb verbucht hat. Somit bleiben sie im Kreislauf des alten Betriebs, und Cleemy Spesenabrechnung unterscheidet in den zukünftigen Spesenabrechnungen. Daher sollten Sie Ihre Mitarbeitenden bitten, die Eingabe ihrer Spesenabrechnungen für ihren vorherigen Vertrag abzuschließen und sie dann vor Beginn des neuen Vertrags genehmigen, prüfen und exportieren.