Bevor Sie beginnen
Das Modul „Auszuführende Aktionen“ ermöglicht es Ihnen als Administrator:in, auf einer einzigen Interface alle Abwesenheiten zu finden, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern (z. B. Mitarbeitende, die nach längerer Abwesenheit an den Arbeitsplatz zurückkehren) oder ein Eingreifen Ihrerseits (Kontrolle des Abwesenheitsbelegs, Umklassifizierung einer Abwesenheit usw.) erfordern.
Hier sind die verschiedenen Arten von Handlungen, die Sie durchführen können:
- Mitarbeitendenprofile, die ergänzt werden müssen
- Wiederaufnahme der Arbeit nach langer Abwesenheit
- Die zu begründenden Abwesenheiten
- Die zu prüfenden Belege
- Die Salden mit Anomalie
- Die Erwerbsanpassungen bei Eintritt/Ausscheiden
- Die zur Genehmigung anstehenden dringenden Anträge
- Die abgelaufenen oder in Kürze ablaufenden Konten
- Synchronisierungen mit Fehlern
Um auf alle unten aufgeführten Blöcke zugreifen zu können, müssen mehrere Berechtigungen aktiviert werden. Wie Sie Ihre Zugriffsrechte bearbeiten können, erfahren Sie in unserem Merkblatt zu diesem Thema.
Mitarbeitendenprofile, die ergänzt werden müssen
Die in den auszufüllenden Mitarbeitendenprofilen identifizierten Mitarbeitenden verfügen über fehlende Daten in ihrer Mitarbeitendendatei, die für das ordnungsgemäße Funktionieren von Timmi Abwesenheiten erforderlich sind. Solange diese Daten nicht vervollständigt werden, werden diese Mitarbeitenden von dem von Timmi Abwesenheiten berechneten Erwerb ausgeschlossen (d. h. sie erhalten weder im manuellen noch im automatischen Modus eine Tagesgutschrift).
Um diesen Block zugänglich zu machen, müssen Sie in Ihrer Rolle über die Berechtigungen Auf einem Abwesenheitskonto gutschreiben UND Anrechte importieren verfügen.
Wiederaufnahme der Arbeit nach langer Abwesenheit
Mitarbeitende, die länger als 30 Kalendertage abwesend waren, werden in der Rubrik Wiederaufnahme der Arbeit nach langer Abwesenheit angezeigt. Die Rückkehr dieser Mitarbeitenden an den Arbeitsplatz kann besondere Maßnahmen erfordern: Organisation einer ärztlichen Untersuchung, eines Fachgesprächs, Vorbereitung der Computerausrüstung usw. Auf diesem Bildschirm werden nur Mitarbeitende angezeigt, deren Rückkehr für heute oder in den nächsten 7 Tagen geplant ist.
Um diesen Block zugänglich zu machen, muss der Parameter „Neue Formulare“ für den Arbeitsausfall (DSN, (französisches System zur Sozialbeitragserklärung)) in den Einstellungen aktiviert sein (bitte wenden Sie sich an den Helpdesk).
Anschließend müssen Sie die Berechtigung Die Arbeitswiederaufnahmen nach langer Abwesenheit sehen in den Rollen überprüfen, denen dieses Anrecht erteilt werden muss.
Die zu begründenden Abwesenheiten
In Timmi Abwesenheiten können Sie einen Wartegrund des Typs „Zu begründende Abwesenheit“ verwenden, um die Abwesenheit eines/einer Mitarbeitenden zu vermerken, der Ihnen keine Erklärung oder Arbeitsausfallbescheinigung geliefert hat. Diese Abwesenheiten werden von Ihnen oder Ihrem/Ihrer Manager:in in die Abwesenheitsverwaltung eingegeben und werden somit in das Modul „Auszuführende Aktionen“ übernommen, wo sie vor dem nächsten Lohnbuchhaltungszeitraum bearbeitet werden.
Sobald der Grund bekannt ist, müssen Sie die Abwesenheit des/der Mitarbeitenden aktualisieren, indem Sie dem Link „Neu qualifizieren“ zum Modul Abwesenheitsverwaltung folgen.
Die zu prüfenden Belege
Bestimmte Abwesenheiten, wie z.B. Familienereignisse (z. B. Geburten, Heirat/Eingetragene Lebenspartnerschaft, krankes Kind usw.) erfordern einen Beleg.
Diese Abwesenheiten erscheinen unter „Auszuführende Aktionen“, sobald sie vom/von der Manager:in genehmigt wurden. So können Sie die beigefügten Belege prüfen, bevor Sie auf „Bestätigen“ klicken, damit die Zeile verschwindet.
Der Parameter Abwesenheiten auf diesem Konto erfordert einen Beleg in den Abwesenheitskonten muss aktiviert werden, damit Abwesenheiten in dieser Sektion gemeldet werden können.
Damit diese Informationen angezeigt werden, müssen Sie in Ihrer Rolle über die Berechtigung Auf einem Abwesenheitskonto gutschreiben verfügen.
Die Salden mit Anomalie
Hierbei handelt es sich um Konten mit einem negativen Saldo, obwohl die Einstellungen der betreffenden Konten keine Sollsalden zulassen und für die:
- Das Enddatum des Kontoerwerbs vor dem heutigen Datum liegen muss.
- Wenn die volle Gutschrift zu Beginn des Zeitraums aktiviert ist, liegt das Startdatum des Erwerbs vor dem heutigen Datum.
In den meisten Fällen wird ein abnormaler Saldo durch eine Aktion erklärt, die der/die Administrator:in über das Modul Abwesenheitsverwaltung ausführt. Die Berechtigungen des/der Administrators:in ermöglichen es, die Sperrungen der Kontoeinstellungen zu umgehen.
In der Spalte „Details“ können Sie auf „Anzeigen“ klicken, um die Historie der Kontoaktionen für diese:n Mitarbeitende:n einzusehen.
Um Abhilfe zu schaffen, laden wir Sie ein, zur Abwesenheitsverwaltung zu gehen, um bestimmte Abwesenheiten aus einem anderen Grund neu zu klassifizieren, oder zur manuellen Anpassung, um den Saldo zu bearbeiten.
Damit der Block Anomalie-Salden angezeigt wird, müssen Sie in Ihrer Rolle über die Berechtigung Auf einem Abwesenheitskonto gutschreiben verfügen.
Erwerbsanpassungen bei Eintritt / Ausscheiden
Im Block Erwerbsanpassungen finden Sie unterjährig eintretende oder ausscheidende Mitarbeitende, die zu Beginn des Kalenderjahres über mindestens ein Abwesenheitskonto mit einem jährlichen Erwerb verfügen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Ihr Konto mit zusätzlichen freien Tagen wegen 35-Std.-Woche jeweils am 1. Januar vollständig übertragen wird.
Im Laufe des Jahres eintretende oder ausscheidende Mitarbeitende haben aufgrund ihrer teilweisen Anwesenheit während des Zeitraums Anspruch auf einen Teil des vollen Anspruchs. Für diejenigen, die austreten und bereits den vollen Anspruch erhalten haben, bietet Timmi Abwesenheiten ein Debet an, um den Erwerb zu korrigieren.
Die zur Genehmigung anstehenden dringenden Anträge
In diesem Abschnitt werden anstehende Abwesenheitsanträge angezeigt, die auf Genehmigung warten und bei dringender Genehmigung die Abwesenheitszeiträume in der Vergangenheit und in den nächsten 5 Tagen angezeigt werden. Über den Link zum Modul „Genehmigung“ gelangen Sie zu einer gefilterten Liste der betreffenden Anträge. Anschließend können Sie für jeden Antrag Mehrfach-Aktionen oder Weiterleitungsaktionen durchführen, um den/die Genehmigende:n zu erinnern, den Antrag zu genehmigen, abzulehnen oder zu übertragen.
Die abgelaufenen oder in Kürze ablaufenden Konten
Mit diesem Block können Sie abgelaufene Konten (der letzten 6 Monate) identifizieren, also solche mit einem abgeschlossenen Inanspruchnahme-Zeitraum. Für diese Konten müssen Sie grundsätzlich eine Übertragung auf ein anderes Konto, eine Zurücksetzung oder eine Begrenzung vornehmen.
Es werden auch Konten angezeigt, die in den nächsten 3 Monaten auslaufen und für die ein:e oder mehrere Mitarbeitende:r noch Tage verfügbar haben. Mithilfe des Berichts können Sie die betroffenen Mitarbeitenden identifizieren und diese anschließend benachrichtigen, damit sie Urlaubstage beantragen können.
FAQ
Ich sehe viele anomale Salden auf abgelaufenen Konten. Was tun?
Um sie zu entfernen, können Sie in das Modul „Gutschrift/Debet“ > „Manuelle Anpassung“ gehen und die kollektive Anpassung wählen, um die betroffenen Zähler auf null zu setzen (Beispiel: zusätzliche freie Tage aufgrund von 35-Std.-Woche 2021). Behalten Sie nur die Zähler, auf die Sie noch Einfluss nehmen müssen: die Abwesenheit eines/einer Mitarbeitenden neu einstufen oder von einem Zähler auf einen anderen übertragen.
Was geschieht mit vergangenen, zu begründenden Abwesenheiten?
Wenn die zu begründenden Abwesenheiten zu lange zurückliegen, müssen Sie diese einzeln löschen, indem Sie für jede dem Link „Neu einstufen“ folgen. In der Regel ist vorgesehen, dass diese Abwesenheiten nicht in die Lohnbuchhaltung exportiert werden, so dass ihre Löschung keine Auswirkungen auf die Lohnbuchhaltung haben wird.
Es müssen viele Belege für weit zurückliegende Abwesenheiten gesammelt werden. Wie komme ich aus dieser Situation heraus?
Wenn einige Abwesenheiten für 2021 und Anfang 2022 bereits überprüft wurden, können Sie die Abwesenheiten einzeln bestätigen, wodurch die Zeilen verschwinden.
Wenn Sie die Belege aus bestimmten Gründen nicht mehr nachverfolgen müssen, gehen Sie zu Einstellungen > Konto, um das Kontrollkästchen zu deaktivieren.
Die Änderungen gelten für zukünftige Abwesenheiten.
Wenn ich auf „Beleg bestätigen“ klicke, schlägt mir Timmi Abwesenheiten manchmal vor, die Tage erneut gutzuschreiben. Wozu?
Um die zu prüfenden Belege in das Modul „Auszuführende Aktionen“ hochzuladen, mussten Sie früher die Saldenverfolgung für Abwesenheitskonten, die einen Beleg erfordern, aktivieren. Das Abwesenheitskonto war im Zähler-Dashboard auf der Seite „Antrag“ im Soll, bis der/die Administrator:in das Konto ausglich, normalerweise nachdem der Beleg erhalten wurde.
In den meisten Fällen war diese Guthaben-/Debetlogik, die der Saldenverfolgung zugrunde liegt, bei bestimmten Abwesenheiten wie Familienereignissen nicht erforderlich. Daher wurde ein neuer Parameter für das Konto hinzugefügt: Das Kästchen zum Ankreuzen „Abwesenheiten von diesem Konto erfordern einen Beleg“.
Bei Abwesenheitskonten, bei denen die Saldenverfolgung und das Kästchen zum Ankreuzen aktiviert sind, besteht das Fenster für die erneute Gutschrift darin, zu bestätigen, dass Sie diese Tage erneut gutschreiben möchten, wodurch die Zeile im Zähler-Dashboard des/der Mitarbeitenden verschwindet.
Was ist mit zu weit in der Vergangenheit liegenden Anträgen zu tun, die noch zur Genehmigung anstehen?
Im Modul „Genehmigung“ können Sie den Filter „vor dem xx“ anpassen, um eine Datumsgrenze zu setzen. Sie können diese Anträge dann einzeln ablehnen oder genehmigen. Bitte beachten Sie: Wenn die Anträge genehmigt werden, ist es wahrscheinlich, dass die Abwesenheiten in Ihrem nächsten Lohnbuchhaltungs-Export erscheinen.
In diesem Video sehen Sie alle Funktionen zur Verwaltung von Abwesenheiten und Salden. (Die durchzuführenden Aktionen werden von 0:11' bis 3:20' erläutert).