Bearbeiten der auszuführenden Aktionen

Vor Beginn

Dieses Hilfeblatt bezieht sich auf das Modul „Auszuführende Aktionen“. Unsere FAQs im Fußbereich der Seite können Ihnen bei der Beantwortung verschiedener Fragen helfen.

Im Modul „Auszuführende Aktionen“ können Sie als Administrator sehen, welche Aktionen Ihrerseits erforderlich sind, um die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter in Timmi Abwesenheiten zu verwalten.

Hier sind die verschiedenen Arten von Aktionen, die Sie durchführen können:

Um auf alle unten aufgeführten Blöcke zugreifen zu können, müssen mehrere Berechtigungen aktiviert werden. Dieses Hilfeblatt enthält Einzelheiten zu den Berechtigungen, die Sie je nach Bedarf aktivieren können. Das ist insbesondere die Berechtigung, Gutschriften für ein Abwesenheitskonto zu erstellen, was die folgenden Blöcke aktiviert: Zu sammelnde Belege, Anomaler Soll-Saldo und Durchzuführende Anpassungen.

Die Wiederaufnahme der Arbeit nach einer langen Abwesenheit

Um diesen Block zugänglich zu machen, müssen Sie mit Admin Lucca verbunden sein (bitte wenden Sie sich an den Help Desk). Sie müssen die Einstellung „Neue Arbeitsunfähigkeitsformulare (DSN) in den Einstellungen auf „Ja“ setzen:

 

Und die Berechtigung für „Die Arbeitswiederaufnahmen nach langer Abwesenheit sehen“ in den betroffenen Rollen setzen.

 

Die zu begründenden Abwesenheiten

In Timmi Abwesenheiten können Sie einen Wartegrund des Typs „Zu begründende Abwesenheit“ verwenden, um die Abwesenheit eines Mitarbeiters zu vermerken, der Ihnen keine Erklärung oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung geliefert hat. Diese Abwesenheiten werden von Ihnen oder Ihrem Manager in die Terminplanverwaltung eingegeben und werden somit in das Modul „Auszuführende Aktionen“ übernommen, wo sie vor dem nächsten Lohnbuchhaltungszeitraum bearbeitet werden.

Sobald der Grund bekannt ist, müssen Sie die Abwesenheit des Mitarbeiters aktualisieren, indem Sie dem Link „Neu qualifizieren“ zum Modul Terminplanverwaltung folgen.

 

Anmerkung: Damit diese Information angezeigt wird, müssen Sie in Ihrer Rolle über die Berechtigung verfügen, eine Abwesenheit zu erzwingen. Um zu erfahren, wie Sie Ihre Zugriffsrechte ändern können, besuchen Sie bitte unser Hilfeblatt zu diesem Thema.

Die zu prüfenden Belege

Bestimmte Abwesenheiten, wie z.B. Familienereignisse (z. B. Geburten, Heiraten / zivilrechtliche Lebensgemeinschaftsschließungen, krankes Kind usw.) erfordern einen Beleg. 

Diese Abwesenheiten erscheinen unter „Auszuführende Aktionen“, sobald sie vom Manager genehmigt wurden. So können Sie die beigefügten Belege prüfen, bevor Sie auf „Bestätigen“ klicken, damit die Zeile verschwindet.

 

Die in diesem Bereich erfassten Abwesenheiten sind Abwesenheiten in Abwesenheitskonten, bei denen die Einstellung „Abwesenheiten auf diesem Konto erfordern einen Beleg“ aktiviert ist (im Abschnitt „Verwendung der Kontoparameter“).

Damit diese Information angezeigt wird, müssen Sie in Ihrer Rolle über die Berechtigung verfügen, Gutschriften für ein Abwesenheitskonto zu erfassen. Um zu erfahren, wie Sie Ihre Zugriffsrechte ändern können, besuchen Sie bitte unser Hilfeblatt zu diesem Thema.

Die Salden mit Anomalie

Dies sind Konten mit einem negativen aktuellen Saldo, obwohl das betreffende Abwesenheitskonto keine Soll-Salden aufweisen darf. Konten, die in „Salden mit Anomalie“ erscheinen, sind Konten, bei denen:

          • Das Enddatum des Anspruchserwerbs des Kontos liegt vor dem aktuellen Datum;
          • Wenn die vollständige Gutschrift am Anfang der Periode aktiviert ist (Kontrollkästchen aktiviert), liegt das Datum des Anspruchserwerbsbeginns vor dem aktuellen Datum.

In den meisten Fällen ist ein anormaler Saldo auf eine Aktion zurückzuführen, die vom Administrator über das Modul „Terminplanverwaltung“ vorgenommen wurde. Die Berechtigungen des Administrators ermöglichen es ihm, die Sperrungen der Kontoparametrierung zu umgehen.

In der Spalte „Details“ können Sie auf „Anzeigen“ klicken, um die Historie der Kontoaktionen für diesen Mitarbeiter einzusehen.

Um die Situation zu korrigieren, gehen Sie bitte zu „Manuelle Anpassung“, um den Saldo zu bearbeiten, oder zu „Terminplanverwaltung“, um bestimmte Abwesenheiten mit einem anderen Grund umzuqualifizieren.

Damit diese Information angezeigt wird, müssen Sie in Ihrer Rolle über die Berechtigung verfügen, Gutschriften für ein Abwesenheitskonto zu erfassen. Um zu erfahren, wie Sie Ihre Zugriffsrechte ändern können, besuchen Sie bitte unser Hilfeblatt zu diesem Thema.

Erwerbsanpassungen bei Eintritt / Ausscheiden 

Bei einem jährlichen Erwerb zu Beginn des Kalender- oder Referenzjahres finden Sie hier Benutzer, für die eine Anpassung vorgenommen werden muss: Diejenigen, die in diesem Zeitraum ein- oder austreten. Dies betrifft nur die jährlichen (oder halbjährlichen, quartalsweisen) Gutschriften, z. B., wenn ihre zusätzlichen freien Tage wegen 35-Std.-Woche vollständig am 1. Januar oder Ihr bezahlter Urlaub am 1. Juni vollständig erworben werden.

Diejenigen Mitarbeiter, die während der Periode ein- oder austreten, haben einen anteiligen oder vollen Anspruch aufgrund ihrer teilweisen Betriebszugehörigkeit während der Periode. Für diejenigen, die austreten und bereits den vollen Anspruch erhalten haben, bietet Timmi Abwesenheiten ein Debet an, um den Erwerb zu korrigieren.

In den meisten Fällen wird Timmi Abwesenheiten die Gutschrift automatisch vornehmen und diese Informationen werden nur zu Informationszwecken angezeigt.
          • Bei Austritten: Eine Einstellung in „Einstellungen“ bietet Ihnen die Möglichkeit, die Korrekturen bei Austritten automatisch vorzunehmen.
          • Bei Eintritten: Wenn der Mitarbeiter in seinem Ankunftsmonat angelegt wird und die Einstellung „Monatliche Buchungen“ auf „Letzter Tag des Monats“ eingestellt ist, verwaltet Timmi Abwesenheiten automatisch die Nachholgutschrift.
Damit diese Information angezeigt wird, müssen Sie in Ihrer Rolle über die Berechtigung verfügen, Gutschriften für ein Abwesenheitskonto zu erfassen. Um zu erfahren, wie Sie Ihre Zugriffsrechte ändern können, besuchen Sie bitte unser Hilfeblatt zu diesem Thema.

Die zur Genehmigung anstehenden dringenden Anträge

Dieser Block zeigt Anträge auf Abwesenheit an, die zur Genehmigung anstehen und von den Managern genehmigt werden müssen. Zurückliegende Anträge auf Abwesenheit und in den nächsten 5 Tagen werden angezeigt. Über den Link zum Modul „Genehmigung“ gelangen Sie zu einer gefilterten Liste der betreffenden Anträge. Sie können dann Massenaktionen durchführen oder zu jedem Antrag wechseln, um den Genehmigenden erneut anzusprechen, die Genehmigung zu erteilen, abzulehnen oder weiterzuleiten.

Damit diese Information angezeigt wird, müssen Sie in Ihrer Rolle über die Berechtigung Anträge bestätigen anstelle von verfügen. Um zu erfahren, wie Sie Ihre Zugriffsrechte ändern können, besuchen Sie bitte unser Hilfeblatt zu diesem Thema.

Die abgelaufenen oder in Kürze ablaufenden Konten

Dieser Block ermöglicht es Ihnen, abgelaufene Konten zu identifizieren, für die Sie am Ende des Verbrauchszeitraums möglicherweise eine Übertragung, eine Nullstellung oder eine Abschöpfung vornehmen müssen, sowie Konten, die vor dem Ablauf stehen, um Mitarbeiter zu warnen, die noch über ein Guthaben verfügen, das sie nutzen können.

Synchronisation mit Fehlern

Damit diese Information angezeigt wird, müssen Sie in Ihrer Rolle über die Berechtigung verfügen, Synchronisierungen einzusehen und zu parametrieren. Dieser Block ermöglicht es Ihnen, fehlerhafte Synchronisierungen mit Drittsystemen zu finden. Im Synchronisierungsmodul haben Sie Zugriff auf ein Dashboard, das für die Ereignisse mit Fehler gefiltert ist um zu entscheiden, wie die Situation bereinigt werden soll. Es besteht ein Replay-Mechanismus um erneut zu versuchen, Ereignisse mit Fehler automatisch zu synchronisieren.

FAQ

Ich sehe viele anomale Salden auf abgelaufenen Konten. Was tun?

Um sie zu entfernen, können Sie in das Modul „Gutschrift / Debet“ „Manuelle Anpassung“ gehen und die kollektive Anpassung wählen, um die betroffenen Zähler auf Null zu setzen (Beispiel: zusätzliche freie Tage wegen 35-Std.-Woche 2021). Behalten Sie nur die Zähler, auf die Sie noch Einfluss nehmen müssen: die Abwesenheit eines Mitarbeiters neu qualifizieren oder von einem Zähler auf einen anderen übertragen.

Was geschieht mit vergangenen, zu begründenden Abwesenheiten?

Wenn die zu begründenden Abwesenheiten zu lange zurückliegen, müssen Sie diese einzeln löschen, indem Sie für jede dem Link „Neu qualifizieren“ folgen. In der Regel ist vorgesehen, dass diese Abwesenheiten nicht in die Lohnbuchhaltung exportiert werden, so dass ihre Löschung keine Auswirkungen auf die Lohnbuchhaltung haben wird.

Es müssen viele Belege für weit zurückliegende Abwesenheiten gesammelt werden. Wie komme ich aus dieser Situation heraus?

Wenn einige Abwesenheiten für 2021 und Anfang 2022 bereits überprüft wurden, können Sie die Abwesenheiten einzeln bestätigen, wodurch die Zeilen verschwinden.

Wenn Sie die Belege für bestimmte Begründungen nicht mehr nachverfolgen müssen, gehen Sie zu „Parametrierung Konto“ und entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen

 

Die Änderungen gelten für zukünftige Abwesenheiten.

Wenn ich auf „Beleg bestätigen“ klicke, schlägt mir Timmi Abwesenheiten manchmal vor, die Tage erneut gutzuschreiben. Wozu?

Um die zu prüfenden Belege in das Modul „Auszuführende Aktionen“ hochzuladen, mussten Sie früher die Saldenverfolgung für Abwesenheitskonten, die einen Beleg erfordern, aktivieren. Das Abwesenheitskonto war in der Zählertabelle auf der Seite „Antrag“ im Soll, bis der Administrator das Konto ausglich, normalerweise nachdem er den Beleg erhalten hatte.

In den meisten Fällen war diese Guthaben-/Debetlogik, die der Saldenverfolgung zugrunde liegt, bei bestimmten Abwesenheiten wie Familienereignissen nicht erforderlich. Daher wurde ein neuer Parameter für das Konto hinzugefügt: Das Kästchen „Abwesenheiten von diesem Konto erfordern einen Beleg“.

Bei Abwesenheitskonten, bei denen die Saldenverfolgung und das Kästchen aktiviert sind, besteht das Fenster für die erneute Gutschrift darin, zu bestätigen, dass Sie diese Tage erneut gutschreiben möchten, wodurch die Zeile in der Zählertabelle des Mitarbeiters verschwindet.

Was ist mit zu weit in der Vergangenheit liegenden Anträgen zu tun, die noch zur Genehmigung anstehen?

Im Modul „Genehmigung“ können Sie den Filter „vor dem xx“ anpassen, um eine Datumsgrenze zu setzen. Sie können diese Anträge dann einzeln ablehnen oder genehmigen. Achtung: Bei Genehmigung der Anträge, ist es wahrscheinlich, dass die Abwesenheiten in Ihrem nächsten Lohnbuchhaltungs-Export auftauchen werden.

 

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