Bevor Sie beginnen
Wenn Sie Ihre Dokumente aus Core HR zur elektronischen Signatur versenden, können Sie den Ort der Signatur verwalten und den Unterzeichnern erlauben, einen Vermerk auf dem Dokument anzubringen.
Dazu müssen Sie Ihre Dokumente vorbereiten, indem Sie bestimmte Tags einfügen.
Diese Tags funktionieren auch, wenn Sie zuvor nicht über das Modul zur Dokumentenerstellung gegangen sind.
Verwaltung der Position von Unterschriften auf einem Dokument
Signaturen müssen an ganz bestimmten Stellen angebracht werden, und für Unterzeichnende ist es manchmal schwierig, genau zu wissen, wo man auf einem Dokument unterschreiben muss. Sie können die Position aller Signaturen auf Ihren Dokumenten festlegen.
Wenn ein:e Unterzeichnende:r das Dokument zum Unterzeichnen öffnet, sieht er einen gelben Kasten mit dem Hinweis „Zum Unterzeichnen anklicken“. Dies ist die einzige Stelle auf dem Dokument, auf die der/die Unterzeichnende zum Unterschreiben klicken kann.
Vorbereitung seiner Dokumente, um die Position der Unterschriften festzulegen
Um die Stelle der Unterschriften festzulegen, müssen Sie Ihre Dokumente auf eine ganz bestimmte Weise vorbereiten. Öffnen Sie zunächst Ihr Microsoft Word- (DOCX/DOTX) oder OpenOffice-Textdokument (ODT/OTT).
An den Stellen, an denen die Unterschrift angebracht werden soll, müssen Sie eine solche Zeichenfolge schreiben:
- SIGNATURE1
Die Zahl 1 muss für jede:n weitere:n Unterzeichnende:n, für den/sie Sie die Position der Signatur festlegen wollen, erhöht werden (siehe Beispiel unten).
Beim Unterschreiben wird der gelbe Kasten mit dem Hinweis „Zum Unterschreiben anklicken“ etwas rechts unterhalb dieser Zeichenfolge positioniert.
Beispiel:
- Sie müssen SIGNATURE1 an die Stelle schreiben, wo der erste Unterzeichner unterschreiben soll.
- Sie müssen SIGNATURE2 an die Stelle schreiben, wo der zweite Unterzeichner unterschreiben soll.
- Usw.
Fügen Sie bei der Unterschrift einen Vermerk hinzu („Gelesen und genehmigt“, „Einverstanden“ usw.).
Vermerke wie „Gelesen und genehmigt“ oder „Einverstanden“ dienen dazu, die ausdrückliche Zustimmung einer Person zu den Bedingungen eines Dokuments auszudrücken, wodurch dessen Beweiskraft gestärkt wird. Obwohl ihr Nutzen bei handschriftlichen Signaturen eher traditionell ist, werden sie in elektronisch signierten Dokumenten manchmal noch verwendet, um die Vertragsabsicht zu bestätigen.
Wenn ein:e Unterzeichnende:r das Dokument öffnet, um es zu unterzeichnen, sieht er/sie ein gelbes Feld, das einem Textfeld entspricht. In diesem Feld kann der/die Mitarbeitende den gewünschten Vermerk manuell eingeben.
Die Dokumente für das Hinzufügen von Vermerken vorbereiten
Um einen Vermerk hinzuzufügen, müssen Sie Ihre Dokumente auf eine ganz bestimmte Weise vorbereiten. Öffnen Sie zunächst Ihr Microsoft Word- (DOCX/DOTX) oder OpenOffice-Textdokument (ODT/OTT).
An den Stellen, an denen ein Eintrag eingegeben werden soll, müssen Sie eine dieser Zeichenketten schreiben:
- MENTION1 - um ein Feld ohne Vorab-Ausfüllung zu erstellen
Die Zahl 1 muss für jede:n weitere:n Unterzeichnende:n, der/die einen Vermerk eingeben muss, erhöht werden (siehe Beispiel unten).
Bei der Signatur wird das gelbe Feld, das dem Textfeld entspricht, an der Zeichenkette positioniert.
Beispiel:
- Sie müssen MENTION1 an die Stelle schreiben, an der der/die Erstunterzeichnende den Vermerk eingeben muss
- Sie müssen MENTION2 an die Stelle schreiben, an der/die der Zweitunterzeichnende den Vermerk eingeben muss
- Usw.