Vor Beginn

Dieses Arbeitsblatt erklärt, wie Sie einen Lohnbuchhaltungs-Export in Timmi Abwesenheiten mit Hilfe des zentralen Exportmoduls parametrieren können.

Dieser Artikel behandelt folgende Punkte:

• Aktivieren des zentralen Exportmoduls
• Erstellen einer Parametrierung für einen Lohnbuchhaltungs-Export
• Einstellungen einer Lohnbuchhaltungs-Export-Parametrierung
  • Allgemeine Einstellungen
  • Rubriken und Konten
  • Dateien und Strukturen
• Initialisieren des Lohnbuchhaltungs-Exports

Um zu sehen, ob Sie das richtige Exportmodul ausgewählt haben, siehe die zugehörige Karteikarte.

Aktivieren des neuen Lohnbuchhaltungs-Export-Moduls

Auf der Seite Parametrierung > Einstellungen > Einstellungen für Timmi Abwesenheiten ist ein neuer Parameter ausschließlich für Lucca Admin verfügbar: Welches Lohnbuchhaltungs-Export-Modul anzeigen?

 

Dieser Parameter bietet 3 Möglichkeiten:

• Altes Modul (Standardwert): Zeigt das "historische" Modul des Lohnbuchhaltungs-Exports an.
• Neues Modul: Hiermit kann das neue Modul für den Lohnbuchhaltungs-Export-Modul angezeigt werden, das uns hier interessiert. Das neue Modul erscheint im Menü, gefolgt von dem Tag „Beta“.
• Beide, Sir!: Zeigt beide Module an. Wir raten Ihnen davon ab, Ihren Kunden Zugang zu beiden Modulen zu gewähren, da dies im Wesentlichen eingerichtete wurde, um die Parametrierung und eine manuelle Umstellung zu erleichtern.

Abhängig von Ihrer Auswahl und nachdem Sie Ihre Seite neu geladen haben, erscheint das gewählte Modul im Exportmenü.

Wenn nur das zentrale Exportmodul aktiviert ist:

 

Wenn die beiden Module aktiviert sind:

Hinzufügen einer neuen Parametrierung für den Lohnbuchhaltungs-Export

Eine „Parametrierung“ ist die Bezeichnung für eine spezifische Export-Parametrierung, mit der Dateien mit Abwesenheiten erzeugt werden, die an das Lohnbuchhaltungswerkzeug des Kunden übermittelt werden.

Diese Parametrierung umfasst:

• Allgemeine Parameter
• Die Rubriken, die als Entsprechungstabelle zwischen den Timmi Abwesenheiten-Konten und dem Ziel-Werkzeug des Kunden dienen
• Die zu erzeugenden Dateien sowie deren notwendige Struktur, damit das Zielwerkzeug des Kunden sie integrieren kann

Auf der Startseite des Moduls können Sie über die Schaltfläche „Erstellen einer Export-Parametrierung“ auf das Erstellungsmodul zugreifen:

Sie haben drei Möglichkeiten zur Auswahl:

• Hinzufügen einer Parametrierung basierend auf einer Vorlage: Die Parametrierung ist vorbelegt. In diesem Fall werden Sie aufgefordert, die gewünschte Vorlage unter den vorhandenen auszuwählen:
  • Generische Vorlage (entspricht dem CSV-Export)
  • Bodet
  • Cegid
  • Sage
  • … Zu bevorzugen, wenn die erwartete Parametrierung der verfügbaren Vorlagen ähnelt oder mit ihr identisch ist (es ist immer noch möglich, die Parametrierung falls erforderlich später anzupassen).
• Hinzufügen einer Parametrierung ohne Vorlage: Die Parametrierung wird leer sein und Sie müssen alles selbst einstellen. Zu bevorzugen, wenn ein spezifisches Format notwendig ist.
• Hinzufügen eines Formats aus einem Konfigurationscode: Die erstellte Parametrierung wird eine identische Kopie einer Parametrierung sein, die in einer anderen Datenbank eingerichtet wurde (entspricht einer JSON Cleemy Spesenabrechnung) und wird daher bereits vollständig oder teilweise parametriert sein. Der Konfigurationscode findet sich in den allgemeinen Einstellungen der zu kopierenden Parametrierung. Dieser Code ist im alten Exportmodul von Timmi Abwesenheiten nicht verfügbar. In zwei wesentlichen Fällen zu bevorzugen:
  • Die Parametrierung wurde auf der Grundlage von Tests eingerichtet, die vom Kunden validiert und getestet wurden. Sie können sie mit einem Klick duplizieren und in die Produktionsumgebung einfügen.
  • Eine ähnliche oder identische Parametrierung wurde bereits für eine Datenbank eines anderen Kunden eingerichtet. Sie können die Parametrierung mit einem Klick ohne die spezifischen Informationen der Datenbank (Abwesenheitskonten und Sozial- und Berufskategorie) duplizieren.

Im nächsten Schritt müssen Sie die beobachtete Zeitspanne für diese Export-Parametrierung auswählen:

• Export Lohnbuchhaltungszeitraum: Empfohlen für den Export in Lohnbuchhaltungsprogramme. Alle neuen Daten seit dem letzten Export bis zum Ende des angegebenen Monats.

Der Lohnbuchhaltungszeitraumexport ist ein Export pro Monatsperiode, die Sie bei der Erstellung des Exports auswählen müssen. Dies ist der Fall, den wir hier betrachten.

Mit dieser Parametrierung ist es möglich, einen Export von Abwesenheiten (Erstellungen, Korrekturen, Verspätungen) zu erzeugen. Darüber hinaus ist es möglich, einen Export von Abwesenheitszählern zu erstellen.

• Vollständiger Export: Empfohlen für den Export in Planungssoftware, Stempeluhr, … Alle neuen Daten seit dem letzten Export, ohne zeitliche Begrenzung.

Mit dieser Parametrierung ist es möglich, einen Export von Abwesenheiten (Erstellungen, Korrekturen) zu erzeugen. Es ist nicht möglich, einen Export von Abwesenheitszählern zu erzeugen (diese Funktion wird in Zukunft zur Verfügung stehen).

Der nächste und abschließende Schritt besteht darin, den/die Betrieb/e auszuwählen, die von dieser Export-Parametrierung betroffen sind.

Parametrieren eines Lohnbuchhaltungs-Export-Formats

Die Parametrierung besteht aus drei Hauptschritten:

• Parametrierung der allgemeinen Einstellungen
• Erstellung von Rubriken und Aufteilung von Konten
• Erstellung von Dateien und Parametrierung ihrer Struktur

Die allgemeinen Einstellungen

Die Registerkarte Allgemeine Einstellungen enthält Informationen über die Exportmodalitäten des Formats.

• Der Name des Formats: Hiermit können Sie die Parametrierungen auf der Hauptseite unterscheiden, z. B., wenn Sie eine Parametrierung pro Betrieb erstellt haben
• Die Vorlage als Grundlage des Formats: Kann nicht geändert werden. Wenn Sie eine andere Vorlage verwenden möchten, müssen Sie eine neue Parametrierung erstellen
• Die beobachtete Zeitraum: Kann nicht geändert werden. Wenn Sie einen anderen Zeitraum betrachten möchten, müssen Sie eine neue Parametrierung erstellen
• Die betroffenen Betriebe: Alle Mitarbeiter in diesen Betrieben werden vom Export betroffen sein
• Die Möglichkeit, eine Datei pro Betrieb zu erstellen: Möchte Ihr Kunde eine Gesamtdatei oder eine Datei pro Betrieb?
• Die Definition einer spezifischen Konstante für jeden Betrieb: Entspricht dem Company Code, den Sie in der Dateistruktur verwenden können
• E-Mail-Versand der Exportdateien: Bei der Erzeugung des Exports können Sie entscheiden, ob Sie eine E-Mail an die Mitarbeiter über ihre Geschäftsadresse in der Mitarbeiterkartei oder an manuell eingegebene Adressen (getrennt durch „;“ im Falle von mehreren Adressen) senden möchten. So können Sie z. B. automatisch eine E-Mail an die Administratoren Ihres Kunden und an seinen Lohnbuchhaltungsdienstleister senden
• Die Hinterlegung der Dateien auf einem FTP-Server: Natürlich muss ein FTP-Server in der Datenbank vorhanden sein. Achtung, eine Datei mit identischem Namen überschreibt die vorherige Datei auf dem FTP. Fügen Sie z. B. das Datum des Exports hinzu, wenn Sie die verschiedenen Dateien behalten möchten
• Der Konfigurationscode: Hiermit können Sie einen Code kopieren, der alle Informationen enthält, die in dieser Parametrierung eingestellt sind. Dieser Code kann verwendet werden, um die Parametrierung in jeder Datenbank zu duplizieren

Die Rubriken der Lohnbuchhaltung

Die Rubriken dienen als Entsprechungstabelle zwischen den Konten in Timmi Abwesenheiten und dem Lohnbuchhaltungswerkzeug des Kunden. Hier geht es also um:

• Erzeugung und Parametrieren der Rubriken der Lohnbuchhaltung
• Verknüpfung der Konten mit den Rubriken

Um eine Rubrik der Lohnbuchhaltung über den Reiter Rubriken zu erstellen, genügt es, auf die Schaltfläche „Hinzufügen einer Rubrik“ zu klicken

 

Die Rubrik wird je nach der verwendeten Vorlage bereits über eine Reihe von Parametern verfügen. Der Code, ein zwingender Parameter, wird als Name der Rubrik verwendet und identifiziert die Art der Abwesenheiten.

Wenn die für Ihr Format erforderlichen Parameter nicht vorhanden sind (z. B. Verzögerungscode, Korrekturcode, Bezeichnung usw.), können Sie sie hinzufügen, indem Sie auf die Zahnrad-Schaltfläche klicken

Die so hinzugefügten Parameter werden auf alle Rubriken dieses Formats angewendet.

So können Sie also alle Parameter parametrieren und ihnen die erwarteten Werte zuweisen. Es ist ebenfalls möglich, den Parametern unterschiedliche Werte zuzuweisen, je nachdem, welche Population von der Berufskategorie betroffen ist.

Aktivieren Sie dazu den Schalter „Nach Sozial- und Berufskategorie festlegen“ und fügen Sie so viele Werte wie gewünscht hinzu. Beachten Sie, dass der Standardwert auf alle Sozial- und Berufskategorien angewendet wird, die nicht explizit ausgewählt wurden.

Defaultmäßig werden Abwesenheiten in die jeweiligen Einheiten des Kontos exportiert. Es ist jedoch möglich, die Abwesenheiten in Stunden umzurechnen, indem Sie Optionsschaltfläche in der Schnittstelle verwenden.

Dann stehen ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• Allgemeine Umrechnung: In diesem Fall entspricht 1 Tag immer einer festen Anzahl von Stunden, die eingegeben werden müssen

• Umrechnung je nach Arbeitszyklus des Mitarbeiters: Bei der Berechnung der Umrechnung wird der Arbeitszyklus berücksichtigt. Bei täglichen Zyklen müssen Sie die Anzahl der Stunden angeben, die einem Arbeitstag entsprechen, und bei stündlichen Zyklen die Anzahl der Stunden, die einem nicht gearbeiteten Tag entsprechen.

• Umrechnung nach Sozial- und Berufskategorie des Mitarbeiters: Sie können ebenfalls unterschiedliche Umrechnungsregeln in Abhängigkeit der Sozial- und Berufskategorie der Mitarbeiter festlegen.

Jetzt müssen Sie nur noch ein oder mehrere Konten mit der erstellten Rubrik verknüpfen, unter Verwendung des Selektors, der alle Konten aufführt, die noch nicht mit einer Rubrik verknüpft sind. Wenn Sie in der Liste nicht fündig werden, ist Ihr Konto wahrscheinlich bereits mit einer bestehenden Rubrik verknüpft!

Bei Abwesenheitskonten in Kalendertagen oder Arbeitstagen gibt es eine Option, um nur die Arbeitstage zu exportieren.

Wenn sie bestimmte Arten von Abwesenheiten nicht exportieren möchten, müssen die betroffen Konten vom Export ausgeschlossen werden, in dem Sie sie mit der defaultmäßig vorhandenen Rubrik „Nicht exportieren“ verknüpfen.

Es ist ebenfalls möglich, alle verbleibenden Konten mit einem Klick mit der Rubik „Nicht exportieren“ zu verknüpfen. Nutzen Sie diese Möglichkeit!

Letztendlich müssen alle Abwesenheitskonten einer Rubrik zugeordnet oder explizit ausgeschlossen werden.

Zum Schluss noch ein Tipp, wie Sie am schnellsten einen Satz von Rubriken mit Hilfe der erweiterten Parametrierung parametrieren können.

Sie können die Parametrierung einer Rubrik zu duplizieren, indem Sie auf die untenstehende Schaltfläche klicken

Beginnen Sie damit eine Rubik vollständig zu parametrieren und verwenden Sie die Schaltfläche „Duplizieren“, um die nachfolgenden Rubriken schnell zu erstellen!

Die Dateien und ihre Struktur

Es bleibt nur noch eine kleine Anstrengung! Sie haben es fast geschafft! (Anmerkung: Und ich ebenfalls!)

Sie müssen jetzt die Dateien parametrieren, die Sie exportieren möchten, vor allem aber ihre Struktur.

Sie können beliebig viele Dateien hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche „Datei hinzufügen“ klicken und den gewünschten Dateityp auswählen.

Es gibt zwei Dateitypen:

• Abwesenheitsdateien (anfängliche Abwesenheiten, Verspätungen und Korrekturen)
• Zählerdateien (Salden, Erwerb und Übertragungen)

Die Merkmale von Abwesenheitsdateien

Diese Dateien ermöglichen den Export von Abwesenheiten, Verspätungen und Korrekturen von Mitarbeitern in die Lohnbuchhaltung.

Die 2 wichtigsten Parameter sind hier: 

• Enthält: Hiermit können Sie die Arten von Abwesenheiten bestimmen, die in die Datei aufgenommen werden. Sie können auswählen zwischen:
• Abwesenheiten: Die Abwesenheiten des aktuellen Zeitraums, 
• Verspätungen: Abwesenheiten in einer vergangenen Periode, die seit dem letzten Export erfasst wurden
• Korrekturen: Abwesenheiten, die seit dem letzten Export storniert wurden

• Aufteilung: Gibt an, wie die Abwesenheiten in der Datei dargestellt werden: 
• Eine Zeile pro Antrag: Ermöglicht die Erstellung einer einzelnen Zeile pro Abwesenheit. (Anmerkung: Dies ist nicht vollkommen korrekt, da Abwesenheitszeiträume von mehr als einer Woche aktuell in mehrere Zeilen aufgeteilt werden)
• Eine Zeile pro Halbtag: Ermöglicht die Erstellung einer Zeile für jeden Halbtag des Abwesenheitszeitraums
• Eine Zeile pro Abwesenheitstag: Ermöglicht es Ihnen, eine Zeile für jeden Tag oder halben Tag des Abwesenheitszeitraums zu erstellen
• Eine Zeile pro Antrag (halbe Tage in zusätzlichen Zeilen): Ermöglicht die Erstellung einer Zeile pro Abwesenheit mit zusätzlichen Zeilen, wenn der Abwesenheitszeitraum mit halben Tagen beginnt oder endet

Die Merkmale von Zählerdateien

 

Mit diesen Dateien können Sie die folgenden Indikatoren für die von Ihnen ausgewählten Rubriken exportieren: 

• Saldo zu Beginn der exportierten Periode
• In der exportierten Periode erworbene Ansprüche
• In der exportierten Periode in Anspruch genommene Tage
• Übertragungen in der exportierten Periode (entspricht den Journalcodes TIMESAVINGS, TRANSFER und SALDO)
• Saldo am Ende der exportierten Periode 

Und: Saldo am Ende der Periode = Saldo am Anfang der Periode + in der Periode erworbene Ansprüche - in der Periode in Anspruch genommene Tage - Übertragungen in der Periode

 

Bei der Erstellung einer Zählerdatei werden diese 5 Indikatoren automatisch in die Dateistruktur parametriert. Sie können natürlich diejenigen löschen, die für Ihren Kunden nicht von Interesse sind.

Mit dem Parameter „Rubriken“ können Sie diejenigen Rubriken auswählen, für die Sie die Indikatoren berechnen möchten. Wenn mehrere Konten mit einer Rubrik verknüpft sind, wird die Summe in der Datei angezeigt.

Schließlich gilt es zu beachten, dass die Werte zum Zeitpunkt des Exports berechnet und dass Verzögerungen nicht berücksichtigt werden.

 

Die gemeinsamen Parameter

Der Dateiname ermöglicht es dem Kunden den Inhalt der Datei auf einfache Weise zu erkennen. Denken Sie also daran, ihr einen leicht verständlichen Namen zu geben.

Der Dateiname kann mit den folgenden Parametern ergänzt werden:

• Datum des Exports: Fügen Sie {EXPORT_DATE:yyyyMMddhhmmss} in den Namen Ihrer Datei ein. Das Datum kann in jedem gewünschten Format ausgedrückt werden 
• Startdatum der Exportperiode: Fügen Sie {PERIOD_START_DATE:yyyyMMddhhmmss} in den Namen Ihrer Datei ein. Das Datum kann in jedem gewünschten Format ausgedrückt werden 
• Name des Betriebs: Fügen Sie {ESTABLISHMENT_NAME} in den Namen Ihrer Datei ein 
• Konstante des Betriebs: Fügen Sie {ESTABLISHMENT_CONSTANT} in den Namen Ihrer Datei ein 

Die Dateierweiterung ist mit dem ausgewählten Typ verknüpft:

• CSV-Datei ⇒ die Dateierweiterung muss zwingend .csv sein
• Excel-Datei ⇒ die Dateierweiterung muss zwingend .xlsx sein
• Text-Datei ⇒ Die Dateierweiterung kann frei gewählt werden

Wenn Ihr Format Trennzeichen nutzt, stellen Sie den Schalter auf Ja und wählen Sie das Trennzeichen aus. Alle Zeichen können eingegeben werden, ebenso wie Leerzeichen und Tabulatoren.

Andernfalls bestimmt die Position der Elemente der Datei ihre Nutzung. Stellen Sie den Schalter auf Nein und Sie müssen die Position der Elemente in der Struktur definieren.

Mit dem Dezimaltrennzeichen können Sie bestimmen, ob Sie ein Komma oder einen Punkt verwenden möchten.

Bei der Zeichenkodierung können Sie zwischen einer „lokalen“ Zeichenkodierung (ISO-8859-1, auch bekannt als Latin1) und einer „internationalen“ Kodierung (UTF-8) auswählen. In den meisten Fällen sollten Sie UTF-8 bevorzugen.

 

Die Struktur der Datei

(Anmerkung: Wir sind uns der Probleme mit der Benutzerfreundlichkeit dieser Seite bewusst, die im Laufe der Zeit auf der Grundlage Ihres Feedbacks weiterentwickelt wird) 

Jede erstellte Datei kann eine spezifische Struktur anbieten (wenn alle Ihre Dateien die gleiche Struktur anbieten sollen, denken Sie daran, sie zu duplizieren, um Zeit zu sparen!)

Die Struktur der Datei entspricht der Formatierung der zu exportierenden Informationen.

Die Struktur ist in drei Teile gegliedert: 

• Kopfbereich: der obere Bereich der Datei
• Körper: Der Körper der Datei, in die die Abwesenheiten aufgenommen werden
• Fußbereich: der untere Teil der Datei

Kopf- und Fußbereich

Die Kopf- und Fußbereiche dienen dazu, Informationen anzuzeigen, die sich nicht wiederholen. Sie können aus mehreren Zeilen bestehen, die sich aus mehreren Spalten zusammensetzen.

Um eine Zelle (= einen Indikator) hinzuzufügen, müssen Sie zuerst eine Zeile hinzufügen und dann auf die Schaltfläche „Zelle hinzufügen“ klicken. 

Sie können so viele Zeilen hinzufügen, wie Sie möchten.

 

Korpus

Für den Körper kann nur eine Zeile parametriert werden. Alle Abwesenheiten des Zeitraums werden in dieser Struktur angezeigt, die Zeile wird also so oft wie nötig wiederholt (abhängig von der gewählten Aufteilung).

Um einen Indikator hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche (+). Sie können die Zelle auch verschieben oder löschen.

Dadurch wird eine Seitenleiste geöffnet, in der Sie den gewünschten Indikator parametrieren können.

Zahlreiche Indikatoren, die sich auf Abwesenheiten, Benutzer oder die Organisation beziehen, stehen für die Parametrierung zur Verfügung. Eine vollständige Liste finden Sie hier: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1sTxoFqAkqHD_8wWO52eB2-9Eo8Asun8tueZJ3h-eLkY/edit?usp=sharing

 

Zunächst müssen Sie den Indikator, den Sie parametrieren möchten mit Hilfe des Selektors suchen.

Abhängig von den Indikatoren können verschiedene Parameter ausgefüllt werden.

 

Ein sehr häufiger Fall (aber aktuell nicht besonders klar) beispielsweise ist, um den Feldcode in der Rubrik Ihrer Datei anzuzeigen, den Indikator Feldcode und „Rubrik-Code“ in den Selektoren für die Zeilen „Tag“ und „Halbtag“ auszuwählen.

Anmerkung: Die verschiedenen bereitstehenden Vorlagen bieten eine Grundstruktur für die verschiedenen erstellten Dateien, die Sie in diesem Hilfeblatt finden können (IN ZUKUNFT).

Die Dateivorschau unten auf der Seite bietet ihnen einen Ausblick auf das Ergebnis ihrer Parametrierung, und deren Download. Behalten Sie sie im Blick!

Die Initialisierung des Exports

Der letzte Schritt besteht in der Initialisierung des parametrierten Formats. 

Gehen Sie dazu auf die Exportseite und geben Sie das Datum ein, ab dem die Abwesenheiten exportiert werden sollen und welchen Zeitraum dies darstellt.

Bei einem Rollout für einen neuen Kunden, geben Sie das Datum des Vortags des Rollouts an. 

Wenn Sie eine Umstellung vom alten zum neuen Modul durchführen, geben Sie bitte genau das Datum und die Uhrzeit des letzten Lohnbuchhaltungs-Exports an, der im alten Format durchgeführt wurde.

Jetzt ist Ihr Exportformat bereit. Herzlichen Glückwunsch! Ihr Kunde kann jetzt seine Abwesenheiten für die Lohnbuchhaltung aus dem neuen Modul von Timmi Abwesenheiten exportieren!