Alles, was Sie über den Lohnbuchhaltungs-Export von Timmi Abwesenheiten wissen müssen
In diesem Merkblatt wird beschrieben, wie Sie einen Lohnbuchhaltungs-Export in Timmi Abwesenheiten mithilfe des einheitlichen Exportmoduls konfigurieren. In diesem Artikel werden die folgenden Punkte behandelt: Erstellen einer Konfiguration für einen Lohnbuchhaltungs-Export, Einstellung einer Lohnbuchhaltungs-Export-Konfiguration, Initialisieren der Generierung des Lohnbuchhaltungs-Exports und Generieren eines Lohnbuchhaltungs-Exports.
Hinzufügen einer neuen Konfiguration für den Lohnbuchhaltungs-Export in Timmi Abwesenheiten
Eine „Konfiguration“ ist die Bezeichnung für eine bestimmte Exportkonfiguration, die es Ihnen ermöglicht, Dateien mit Abwesenheiten zu generieren, die an das Lohnbuchhaltungstool des/der Kunden:in übermittelt werden.
Diese Konfiguration umfasst Folgendes.
- Allgemeine Einstellungen
- Die Rubriken, die als Korrespondenztabelle zwischen den Timmi Abwesenheiten-Konten und dem Zieltool dienen
- Die zu generierenden Dateien und ihre notwendige Struktur, damit das Zieltool der/des Kunden:in sie integrieren kann
Auf der Modul-Startseite können Sie über die Schaltfläche „Exportkonfiguration erstellen“ auf den Erstellungsmodus zugreifen:
Sie haben drei Möglichkeiten zur Auswahl:
- Hinzufügen einer Konfiguration basierend auf einer Vorlage: Die Konfiguration wird vorkonfiguriert sein. Sie werden aufgefordert, die gewünschte Vorlage aus den verfügbaren Modellen auszuwählen:
- Generische Vorlage (entspricht dem CSV-Export)
- Bodet
- Cegid
- Sage
- …
Bevorzugt, wenn die erwartete Konfiguration einer der im Angebot befindlichen Vorlage nahe kommt oder mit dieser identisch ist (bei Bedarf können die Einstellungen später jederzeit angepasst werden).
- Eine Konfiguration ohne Vorlage hinzufügen: Die Konfiguration ist leer und Sie müssen alles selbst einstellen.
Im Rahmen eines ganz bestimmten Formats zu bevorzugen.
- Ein Format aus einem Konfigurationscode hinzufügen: Die erstellte Konfiguration ist eine identische Kopie einer auf einer anderen Basis konfigurierten Konfiguration und wird daher vollständig oder teilweise konfiguriert geliefert. Der Konfigurationscode findet sich in den allgemeinen Einstellungen der zu kopierenden Konfiguration.
Diese Funktion ist nur für Lucca Admin verfügbar.
Im nächsten Schritt müssen Sie die für diese Exportkonfiguration beachtete Zeitachse auswählen:
- Export Lohnbuchhaltungszeitraum: Empfohlen für den Export in Lohnbuchhaltungsprogramme. Alle neuen Daten seit dem letzten Export bis zum Ende des angegebenen Monats.
Mit dieser Einstellung ist es möglich, einen Export von Abwesenheiten (Erstellungen, Korrekturen, Verspätungen) zu erzeugen. Darüber hinaus ist es möglich, einen Export von Abwesenheitskonten zu erstellen.
- Vollständiger Export: Empfohlen für den Export in Planungssoftware, Stempeluhr, … Alle neuen Daten seit dem letzten Export, ohne zeitliche Begrenzung.
Mit dieser Einstellung ist es möglich, einen Export von Abwesenheiten (Erstellungen, Korrekturen) zu erzeugen. Allerdings ist es damit nicht möglich, einen Export von Abwesenheitskonten zu generieren.
Im nächsten und letzten Schritt müssen der/die Betrieb:e ausgewählt werden, die von dieser Exportkonfiguration betroffen sind:
Einstellung eines Lohnbuchhaltungs-Export-Formats in Timmi Abwesenheiten
Die Einstellungen bestehen aus drei Hauptschritten:
- Allgemeine Einstellungen konfigurieren
- Erstellung von Rubriken und Zuordnung von Konten
- Erstellen von Dateien und Konfigurieren ihrer Struktur
Die allgemeinen Einstellungen
Auf dem Tab „Allgemeine Einstellungen“ sind Informationen zum Exportieren des Formats zusammengefasst:
-
Name des Formats: Ermöglicht die Unterscheidung der Konfigurationen auf der Hauptseite, beispielsweise wenn Sie eine pro Betrieb erstellt haben. Defaultmäßig ist der Formatname der Name der verwendeten Vorlage.
- Die Grundvorlage des Formats: kann nicht geändert werden. Wenn Sie ein anderes Modell verwenden möchten, müssen Sie eine neue Konfiguration erstellen.
- Die beachtete Zeitachse: kann nicht geändert werden. Wenn Sie eine andere Zeitachse beachten möchten, müssen Sie eine neue Konfiguration erstellen.
- Die betroffenen Betriebe: Alle Mitarbeitenden in diesen Betrieben werden vom Export betroffen sein.
- Die Möglichkeit, eine Datei pro Betrieb zu erstellen: Benötigen Sie eine globale Datei oder eine Datei pro Betrieb?
- Die Definition einer spezifischen Konstante für jeden Betrieb: ermöglicht es Ihnen, für jeden Betrieb einen Wert/Code zu definieren, den Sie in der Struktur der exportierten Dateien verwenden können.
- Exportdateien per E-Mail versenden: Bei der Erstellung des Exports können Sie entscheiden, ob Sie eine E-Mail an Mitarbeitende über ihre in der Mitarbeitendendatei eingegebene geschäftliche Adresse oder an manuell eingegebene Adressen (getrennt durch „;“ bei mehreren Adressen) senden möchten. Sie können beispielsweise automatisch eine E-Mail an die Administratoren:innen Ihrer Instanz, aber auch an Ihren Lohn- und Lohnbuchhaltungs-Dienstleister senden.
- Die Übermittlung von Dateien an einen FTP-Server: Auf der Basis muss ein FTP-Server vorhanden sein. Achtung: Eine Datei mit einem identischen Namen überschreibt die zuvor auf dem FTP abgelegte Datei. Fügen Sie beispielsweise das Exportdatum im Namen hinzu, wenn Sie die verschiedenen Dateien behalten möchten.
- Der Konfigurationscode: Hiermit können Sie einen Code kopieren, der alle Informationen enthält, die in dieser Konfiguration eingestellt sind. Mit diesem Code kann die Konfiguration auf einer beliebigen Basis dupliziert werden. Diese Funktion ist nur für Lucca Admin verfügbar.
Die Rubriken der Lohnbuchhaltung
Die Rubriken dienen als Korrespondenzen-Tabelle zwischen den Timmi Abwesenheiten-Konten und den Rubriken der Lohnbuchhaltung. Hier geht es also um:
- Erzeugung und Einstellung der Rubriken der Lohnbuchhaltung
- Verknüpfung der Konten mit den Rubriken
Um eine Rubrik zur Lohnbuchhaltung zu erstellen, klicken Sie auf dem Tab „Rubriken“ einfach auf die Schaltfläche „Eine Rubrik hinzufügen”:
Eigenschaften der Rubrik
Die Rubrik verfügt je nach verwendeter Vorlage über eine bestimmte Anzahl von Einstellungen, die „Eigenschaften“ genannt werden. Dabei wird der Code, ein obligatorischer Parameter, als Name der Rubrik verwendet und identifiziert die Art der Abwesenheiten.
Wenn für Ihr Format erforderliche Einstellungen nicht vorhanden sind (z. B. Verzögerungscode, Korrekturcode, Label usw.), können Sie diese hinzufügen, indem Sie auf das Menü ... klicken:
Die hinzugefügten Einstellungen werden auf alle Rubriken dieses Formats angewendet.
So können Sie alle Einstellungen konfigurieren und ihnen die erwarteten Werte zuweisen.
Über die Sozial- und Berufskategorie ist es auch möglich, den Einstellungen je nach betroffener Personalgruppe unterschiedliche Werte zuzuordnen.
Aktivieren Sie dazu einfach die Option „Nach Sozial- und Berufskategorie definieren“ und fügen Sie beliebig viele Werte hinzu:
Bitte beachten Sie, dass der defaultmäßige Wert auf alle Sozial- und Berufskategorien angewendet wird, die nicht explizit ausgewählt sind.
Exporteinheit der Abwesenheiten
Defaultmäßig werden Abwesenheiten in der Einheit des verwendeten Abwesenheitskontos exportiert. Es ist jedoch möglich, eine Umrechnung von Abwesenheiten in Stunden über die Umrechnungsoption unten in der Rubrik „Einstellungen“ einzurichten:
Dann stehen ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
-
Allgemeine Umrechnung: In diesem Fall entspricht 1 Tag immer einer festen einzugebenden Stundenzahl
-
Umrechnung je nach Arbeitszyklus des/der Mitarbeitenden: Bei der Berechnung der Umrechnung wird der Arbeitszyklus berücksichtigt. Bei Zyklen in Tagen muss die Anzahl der Stunden angegeben werden, die einem Tag entsprechen, und bei Zyklen in Stunden muss angegeben werden, wie viele Stunden einem nicht gearbeiteten Tag entsprechen.
- Umrechnung nach Sozial- und Berufskategorie des/der Mitarbeitenden: Sie können ebenfalls unterschiedliche Umrechnungsregeln in Abhängigkeit der Sozial- und Berufskategorie der Mitarbeitenden festlegen.
Wenn eine Rubrik nur Abwesenheitskonten in Kalendertagen oder Werktagen enthält, können Sie anhand einer Option nur die Arbeitstage exportieren:
Diese Option erscheint nur, wenn Timmi Abwesenheiten in der Rubrik nur Abwesenheitskonten in Kalender- oder Arbeitstagen erkennt.
Kontenverknüpfung
Sie müssen nur noch ein oder mehrere Konten mit Ihren Rubriken verknüpfen.
Die Verknüpfung von Konten kann auf zwei Arten erfolgen: entweder über das Fenster hinter dem Link „Abwesenheitskonten verknüpfen“ oder über die in jeder Rubrik vorhandenen Auswahl:
Wenn Sie in der Liste nicht finden, was Sie suchen, ist Ihr Konto wahrscheinlich mit einer bestehenden Rubrik verknüpft!
Wenn Sie schließlich bestimmte Arten von Abwesenheiten nicht exportieren möchten, müssen Sie die Konten vom Export ausschließen, indem Sie sie der defaultmäßig vorhandenen Rubrik „Nicht exportieren“ hinzufügen.
Es ist auch möglich, alle verbleibenden Konten mit einem Klick über das globale Fenster auf „Nicht exportieren“ zu verknüpfen:
Letztendlich müssen alle Abwesenheitskonten einer Rubrik zugeordnet oder explizit ausgeschlossen werden.
Ein letzter Tipp zum schnellsten Weg, eine Reihe von Rubriken mit erweiterten Einstellungen zu konfigurieren: Es ist möglich, die Einstellungen einer Rubrik zu duplizieren, indem Sie auf die Schaltfläche unten klicken:
Beginnen Sie damit, eine Rubik vollständig zu konfigurieren und verwenden Sie die Schaltfläche „Duplizieren“, um die nachfolgenden Rubriken schnell zu erstellen!
Die Dateien und ihre Struktur
Es gibt nur noch eine kleine Sache zu erledigen! Sie haben es fast geschafft!
Sie müssen nun die zu exportierenden Dateien und insbesondere deren Struktur konfigurieren. Bitte beachten Sie: Die Dateien der Exportvorlagen sind alle entsprechend dem vom Zieltool erwarteten Format strukturiert.
Sie können so viele Dateien hinzufügen, wie Sie möchten. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche „Datei hinzufügen“ und wählen Sie den entsprechenden Dateityp aus.
Es gibt zwei Dateitypen:
- Die Dateien der Ereignisse (Abwesenheiten bzw. Timmi Office-Arbeitsorte)
- Die Dateien der Abwesenheitskonten (Salden, Erwerb und Überweisungen)
Die Besonderheiten von Ereignisdateien
Diese Dateien ermöglichen den Export der Ereignisse (Erstellung und/oder Verzögerungen und/oder Korrekturen) von Abwesenheiten und/oder Arbeitsorten der Mitarbeitenden in die Lohnbuchhaltung.
Die 2 wichtigsten Einstellungen sind hier:
- Enthält: Hiermit können Sie die Arten von Abwesenheiten bestimmen, die in die Datei aufgenommen werden. Sie können auswählen zwischen:
- Erstellungen: Abwesenheiten oder Arbeitsorte, die während des Exportzeitraums erstellt wurden
- Korrekturen: Gelöschte Abwesenheiten oder Arbeitsorte seit dem letzten Export
- Verzögerungen: Abwesenheiten oder Arbeitsorte, die in einem vergangenen Zeitraum stattgefunden haben und seit dem letzten Export eingegeben wurden.
- Einteilung: gibt die Art und Weise an, wie die Ereignisse in der Datei dargestellt werden:
- Eine Zeile pro Zeitraum: Ermöglicht die Erstellung einer Zeile für den gesamten Abwesenheitszeitraum/Arbeitsort (Beispiel: eine einzelne Zeile für eine Abwesenheit vom 1. bis 5. Januar).
- Eine Zeile pro halben Tag : Ermöglicht die Generierung einer Zeile für jeden halben Tag, der die Abwesenheit/den Arbeitsort ausmacht
- Eine Zeile pro Abwesenheitstag: Ermöglicht die Generierung einer Zeile für jeden Tag oder jeden halben Tag, der die Abwesenheit/den Arbeitsort ausmacht
- Eine Zeile pro Zeitraum (halbe Tage auf zusätzlichen Zeilen): Ermöglicht die Erstellung einer Zeile pro Abwesenheit/Arbeitsort, begleitet von zusätzlichen Zeilen, wenn die Abwesenheit/der Arbeitsort mit halben Tagen beginnt oder endet
- Eine Zeile pro Antrag
Den Merkmalen von Zählerdateien
Mit diesen Dateien können Sie die folgenden Kennzahlen für die von Ihnen ausgewählten Rubriken exportieren:
- Saldo zu Beginn des exportierten Zeitraums
- Während des exportierten Zeitraums erworbene Ansprüche
- Während des exportierten Zeitraums genommene Tage
- Übertragung während des exportierten Zeitraums (entspricht den Journalcodes TIMESAVINGS, TRANSFER und SALDO)
- Saldo am Ende des exportierten Zeitraums
= Saldo am Anfang des Zeitraums + während des Zeitraums erworbene Anrechte - während des Zeitraums in Anspruch genommene Tage - Übertragungen während des Zeitraums
Bei der Erstellung einer Zählerdatei werden diese fünf Kennzahlen automatisch in die Dateistruktur übernommen. Sie können natürlich diejenigen löschen, die Sie nicht interessieren.
Mit der Einstellung „Rubriken“ können Sie diejenigen Rubriken auswählen, für die Sie die Kennzahlen berechnen möchten. Wenn mehrere Konten mit einer Rubrik verknüpft sind, wird die Summe in der Datei angezeigt.
Schließlich gilt es zu beachten, dass die Werte zum Zeitpunkt des Exports berechnet und dass Verzögerungen nicht berücksichtigt werden.
Die gemeinsamen Einstellungen
Der Dateiname ermöglicht es dem Kunden den Inhalt der Datei auf einfache Weise zu erkennen. Denken Sie also daran, ihr einen leicht verständlichen Namen zu geben.
Der Dateiname kann mit den folgenden Einstellungen ergänzt werden:
- Datum des Exports: Fügen Sie {EXPORT_DATE:yyyyMMddhhmmss} in den Namen Ihrer Datei ein. Das Datum kann in jedem gewünschten Format ausgedrückt werden
- Startdatum der Exportperiode: Fügen Sie {PERIOD_START_DATE:yyyyMMddhhmmss} in den Namen Ihrer Datei ein. Das Datum kann in jedem gewünschten Format ausgedrückt werden
- Name des Betriebs: Fügen Sie {ESTABLISHMENT_NAME} in den Namen Ihrer Datei ein
- Konstante des Betriebs: Fügen Sie {ESTABLISHMENT_CONSTANT} in den Namen Ihrer Datei ein
Die Dateierweiterung ist mit dem ausgewählten Typ verknüpft:
- CSV-Datei ⇒ die Dateierweiterung muss zwingend .csv sein
- Excel-Datei ⇒ die Dateierweiterung muss zwingend .xlsx sein
- Text-Datei ⇒ Die Dateierweiterung kann frei gewählt werden
Wenn Ihr Format auf einem Trennzeichen basiert, stellen Sie den Schalter auf „Ja“ und wählen Sie das betreffende Trennzeichen aus. Alle Zeichen können eingegeben werden, ebenso wie Leerzeichen und Tabulatoren.
Andernfalls ist es die Position der Elemente in der Datei, die ihren Nutzen bestimmt. Stellen Sie den Schalter auf „Nein“. In der Struktur legen Sie die Position der Elemente fest.
Mit dem Dezimaltrennzeichen können Sie bestimmen, ob Sie ein Komma oder einen Punkt verwenden möchten.
Schließlich können Sie bei der Kodierung zwischen einer „lokalen“ Zeichenkodierung (iso-8859-1, auch latin1 genannt) und einer „internationalen“ Kodierung (UTF-8) wählen. In den meisten Fällen sollten Sie UTF-8 bevorzugen.
Die Struktur der Datei
Jede erstellte Datei kann eine bestimmte Struktur bieten (wenn alle Ihre Dateien dieselbe Struktur bieten sollen, sollten Sie sie duplizieren, um Zeit zu sparen!)
Der Aufbau der Datei entspricht der Formatierung der zu exportierenden Informationen. Diese Informationen selbst werden als „Kennzahlen“ bezeichnet.
Die Struktur ist in 3 Teile gegliedert:
- Header: der obere Bereich der Datei
- Hauptteil: der Hauptteil der Datei, in der die Ereignisse gemeldet werden (Abwesenheiten, Arbeitsorte)
- Footer: der untere Teil der Datei
Header und Footer
Header und Footer dienen dazu, Informationen anzuzeigen, die sich nicht wiederholen. Sie können aus mehreren Zeilen bestehen, die sich aus mehreren Spalten zusammensetzen.
Um eine Zelle (= eine Kennzahl) hinzuzufügen, müssen Sie zuerst 1/ eine Zeile hinzufügen und dann 2/ auf die Schaltfläche Zelle hinzufügen klicken.
Sie können beliebig viele Zeilen hinzufügen.
Hauptteil
Für den Körper kann nur eine Zeile konfiguriert werden. In dieser Struktur werden alle Ereignisse des Zeitraums angezeigt. Die Zeile wird daher so oft wie nötig wiederholt (abhängig von der gewählten Einteilung).
Um eine Kennzahl hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche (+). Sie können die Zelle auch verschieben oder löschen.
Dadurch wird ein Seitenbereich geöffnet, in dem Sie die gewünschte Kennzahl konfigurieren können.
Viele mit Ereignissen, Abwesenheiten, Benutzern oder der Organisation verknüpfte Kennzahlen stehen zur Konfiguration zur Verfügung. Die vollständige Liste finden Sie hier:https://docs.google.com/spreadsheets/d/1sTxoFqAkqHD_8wWO52eB2-9Eo8Asun8tueZJ3h-eLkY/edit?usp=sharing
Zunächst müssen Sie die Kennzahl, die Sie einstellen möchten, mit Hilfe des Selektors suchen.
Abhängig von den Kennzahlen müssen möglicherweise zusätzliche Einstellungen vervollständigt werden.
Ein sehr häufiger Fall zum Anzeigen des Abschnittscodes in Ihrer Datei besteht beispielsweise darin, die Kennzahl „Code der Rubrik“ auszuwählen und in den Selektoren für die Zeilen „Tag“ und „Halber Tag“ die Option „Code“ auszuwählen.
Bitte beachten Sie: Die verschiedenen Vorlagen in der Ablage bieten eine Grundstruktur für die verschiedenen erstellten Dateien.
Eine Vorschau der Datei am Ende der Seite ermöglicht es Ihnen, das Ergebnis Ihrer Einstellungen vorwegzunehmen und herunterzuladen. Behalten Sie sie im Blick!
Die Initialisierung des Exports
Der letzte Schritt besteht in der Initialisierung des parametrierten Formats. Durch die Initialisierung weiß Timmi Abwesenheiten, wann und wie wir Ihre Daten exportieren sollen.
Gehen Sie dazu auf die Exportseite und geben Sie das Datum ein, ab dem Abwesenheiten exportiert werden sollen (= das Datum des letzten durchgeführten Lohnbuchhaltungs-Exports) und den letzten exportierten Zeitraum (monatlich oder personalisiert):
Ihre Exportkonfiguration ist fertig, herzlichen Glückwunsch! Sie müssen lediglich Ihre Abwesenheiten für die Lohnbuchhaltung aus Timmi Abwesenheiten exportieren.
Generierung des Exports
Um eine Exportdatei zu generieren, gehen Sie zu der Exportkonfiguration, die für den Export in die Lohnbuchhaltung erstellt wurde.
Vor dem Generieren des Exports ist es wichtig, die während des Exportzeitraums angeforderten nicht validierten Ereignisse zu verarbeiten. Diese zur Validierung anstehenden Ereignisse (Abwesenheiten oder Arbeitsorte) werden auf der Generierungsseite Ihres Exports aufgelistet. Dort finden Sie auch einen Link, der Sie direkt zum Genehmigungsmodul führt:
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Zeitraum exportieren.
Die generierten Dateien finden Sie dann im Tab Verlauf:
Sie haben die Datei in Ihre Lohnbuchhaltungssoftware importiert und es gibt Abwesenheiten, die nach dem letzten Export eingegeben/validiert/bearbeitet wurden?
Dann stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Sie können den Export erneut generieren, indem Sie dieselbe Entgeltperiode auswählen und dann auf die Schaltfläche Neue Daten exportieren klicken. Dieser neue Export enthält nur das Delta der Ereignisse für den Monat seit dem letzten für den Zeitraum generierten Export:
- Sie können den nächsten Zeitraum exportieren, indem Sie den nächsten Zeitraum auswählen und erneut auf die Schaltfläche Zeitraum exportieren klicken. Die Verspätungen werden in diesem neuen Export angezeigt.
Wenn Sie die Importdatei bereits in Ihre Lohnbuchhaltungssoftware importiert haben, sollten Sie den letzten Export auf keinen Fall löschen, da sonst die Gefahr einer Verzögerung und von Abwesenheits-Duplikaten in Ihrer Zielsoftware besteht. Die im Verlauf verfügbare Schaltfläche Export abbrechen ist nur dann sinnvoll, wenn Sie den letzten Export noch nicht in die Lohnbuchhaltung importiert haben.
Weitere Informationen: Die tägliche Hinterlegung der auf FTP exportierten Dateien ist nur für Exporte vom Typ „vollständig“ und nicht für die „Zahlungszeiträume“ verfügbar.