Erweiterung von Verträgen in Core HR

Bevor Sie beginnen

Core HR erweitert das Vertragsmanagement durch die Erweiterung um neue Daten. Diese ermöglichen die Erweiterung um neue Funktionen: Automatische Einreichung vor der Einstellung, HR-Kennzahlen, automatische Berechnung der Probezeiten usw.

Diese neuen Daten sind:

die Vertragsvorlage,
der Grund für den Vertrag,
der Grund für die Inanspruchnahme eines befristeten Vertrags,
das jeweilige Ende der Probezeiten (1 und 2),
der/die Praktikumsbetreuer:in,
der Grund für die Auflösung des Vertrags.

Sie werden den aktuellen Daten (Start, Ende, Betrieb und Sozial- und Berufskategorie) hinzugefügt und können entsprechend der Vertragsvorlage in der dedizierten Konfigurationsschnittstelle aktiviert werden: Mitarbeitende > Einstellungen > Verträge.

In den meisten Fällen sind diese neuen Daten bereits in Form von benutzerdefinierten Daten vorhanden, um diese Informationen zu erfassen. Daher ist es notwendig, zu den neuen Daten zu migrieren und die verschiedenen Einstellungen anzupassen, die mit diesen Daten verknüpft werden könnten.

Im Falle einer API-Integration in Bezug auf die Daten von mitarbeitenden wenden Sie sich bitte an den Helpdesk von Lucca, um die Auswirkungen dieser Erweiterung zu besprechen.

Sie können auch Ihre aktuelle Konfiguration beibehalten. Diese Erweiterung hat keine wesentlichen Auswirkungen auf Ihren aktuellen Betrieb. Eine Anpassung empfiehlt sich jedoch, um künftige Entwicklungen zu nutzen, sobald sie verfügbar sind. Wenden Sie sich jederzeit an den Lucca Helpdesk, wenn Sie Schwierigkeiten haben oder Änderungen in einer Testdatenbank vornehmen möchten.

1. Vertragsvorlagen definieren

Wenn Sie einen Vertrag für Mitarbeitende erstellen, müssen Sie die entsprechende Vertragsvorlage definieren. Welche Daten für einen Vertrag eingegeben werden müssen, hängt von der ausgewählten Vorlage ab.

Sie können diese Vorlagen erstellen und im zugehörigen Konfigurationsmodul konfigurieren (Mitarbeitende > Einstellungen > Verträge).

Eine Vertragsvorlage wird durch einen Namen, einen zugehörigen Vertragstyp und eine Liste der Betriebe definiert, für die die Vorlage verfügbar ist.

Für eine bestimmte Vorlage können Sie bestimmte Daten aktivieren und bei Bedarf die Drop-Down-Listen dieser Daten konfigurieren.

2. Identifizieren benutzerdefinierte Daten, die mit den neuen Daten redundant sind

Die neuen Daten, die in Vertragsvorlagen verfügbar sind, sind möglicherweise mit benutzerdefinierten Daten redundant, die Sie erstellt haben. Sie können das Konfigurationsmodul Ihrer Personalakte oder eine beliebige Personalakte aufrufen, um diese zu identifizieren.

Wenn keine Daten redundanten identifiziert werden, muss kein Modul angepasst werden. Sie können jedoch das Modul für den Vertragsimport verwenden, um die soeben aktivierten Daten zu vervollständigen (siehe Schritt 3).

3. Übertragen der Informationen von den alten in die neuen Daten

Nach der Identifizierung müssen die in den alten Daten enthaltenen Informationen auf die Daten umgestellt werden, die Sie gerade in den Vertragsvorlagen aktiviert haben. Dazu müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Bericht, der die Anmeldung, das Datum des Vertragsbeginns (um zu ermitteln, welcher Vertrag als nächstes bearbeitet werden soll) und die Daten enthält, die Sie zu den Verträgen migrieren möchten.

Downloaden Sie die Berichtsdatei und ersetzen Sie die Kopfzeilen durch die folgenden Codes:

Daten	Importcode
Login	OwnerLogin
Vertragsbeginn	StartsOn
die Vertragsvorlage	Art
der Grund für den Vertrag	HiringType
der Grund für die Inanspruchnahme eines befristeten Vertrags,	TemporaryContractGround
das jeweilige Ende der Probezeiten (1 und 2)	TrialPeriodEndDate / TrialPeriodEndDate2
der Grund für die Auflösung des Vertrags	TerminationReason
Kennung des Vertrags	ExternalId

Speichern dieser Datei und Importieren in das Modul für den Vertragsimport

In diesem Schritt haben Sie identische Informationen für alte und neue Daten.

4. Zugriffsrechte anpassen (Rollen)

Diese Entwicklung umfasst zwei neue Berechtigungen: Anzeigen und Bearbeiten von Mitarbeitendenverträgen. Für Administrator:innen sind diese Berechtigungen automatisch aktiviert. Sie können Ihren Benutzer:innen und Manager:innen aber auch Zugriff auf ihre eigene Verträge gewähren. Dazu können Sie zur Rollenkonfiguration gehen, um die entsprechende Berechtigung für den Bereich „Benutzer:innen“ und möglicherweise „Betreute Mitarbeitende“ für Manager:innen zu prüfen.

5. Passen Sie die zugehörigen Einstellungen an die alten Daten an

Folgendes müssen Sie überprüfen und ggf. anpassen:

Dokumentenerstellung: Wenn Dokumentvorlagen benutzerdefinierte Daten verwenden, die durch neue Daten ersetzt werden, sollten die Vorlagen mit den neuen Tags bearbeitet werden. Sie müssen sie vorübergehend durch benutzerdefinierte Tags ersetzen. In Kürze können Sie sie durch spezielle Tags für Vertragsdaten ersetzen.
Fehlende Daten: Wenn diese alten Daten in der Konfiguration der Personalakte als obligatorisch angesehen wurden, würden sie wieder zu den fehlenden Daten zurücklaufen. Dies ist bei den neuen Daten zunächst nicht mehr der Fall.
Importieren von Daten: Wenn Sie die Aktualisierung über einen automatischen Import durchführen, stellen Sie sicher, dass diese benutzerdefinierten Daten nicht angegeben sind. Wenden Sie sich in diesem Fall an den Helpdesk.
Export: Wenn Sie die zu migrierenden Daten exportieren, prüfen Sie, ob Übereinstimmungen mit den Werten eingestellt wurden. Übereinstimmungen sind nicht auf Vertragsdaten anwendbar. Sie müssen die Werte der Drop-Down-Listen in den Vertragseinstellungen anpassen, damit sie mit den erwarteten Werten im Export übereinstimmen.
Bericht: Die neuen Daten sind in den Berichten verfügbar. Vergewisserns Sie sich einfach, ob Sie keine Berichtsvorlagen mit den betreffenden Daten gespeichert haben. In diesem Fall müssten diese bearbeitet werden.
Warnungen zu Bearbeitungen: Wenn Sie Warnungen zu Bearbeitungen der alten Daten erstellt haben, müssen Sie diese auch für die neuen Daten erstellen.
Warnungen zur Fälligkeit:Identisch mit Warnungen zu Bearbeitungen.

6. Entfernen alter Daten aus der Personalakte

Um Verwirrung zu vermeiden, können Sie nach der Anpassung der Einstellungen die migrierten Daten aus den verschiedenen Abschnitten entfernen. Sie können die Sichtbarkeit von Verträgen für die Personen aktivieren, die Zugriff auf die betroffenen Abschnitte haben. Dazu können Sie in den Berechtigungen „Mitarbeitende“ zur Rollenverwaltung wechseln.

Einige Einschränkungen

Dokumentenerstellung: Neue Vertragsdaten können vorübergehend nicht in Ihre Dokumentvorlagen integriert werden. Sie müssen sie durch benutzerdefinierte Tags ersetzen.
Exporte: Übereinstimmungen sind nicht auf Vertragsdaten anwendbar. Sie müssen die Werte der Drop-Down-Listen in den Vertragseinstellungen anpassen, damit sie den erwarteten Werten im Export entsprechen.
Fehlende Daten: Wenn diese alten Daten in der Konfiguration der Personalakte als obligatorisch angesehen wurden, würden sie wieder zu den fehlenden Daten zurücklaufen. Dies ist bei den neuen Daten zunächst nicht mehr der Fall.
Fotowand: Vertragsdaten können nicht in der Fotowand angezeigt werden.

Nächste Entwicklungen

Diese neue Funktion wird schrittweise verbessert. In den kommenden Monaten werden Sie neue Funktionen finden, z. B.:

Hinzufügen zusätzlicher Daten. Zu diesem Zweck können Sie auf dieser Seite Ihre Anforderungen mitteilen.

Dies ist eine nicht erschöpfende und nicht vertraglich bindende Liste. Es ist wahrscheinlich, dass Entwicklungen anhand Ihres Feedback umgesetzt werden, das Sie über dieses Blatt einreichen können: Weiterentwicklungen der Lucca-Produkte verfolgen.