Bevor Sie beginnen
Als Administrator:in der Lösung Poplee Core HR haben Sie einmalige oder wiederkehrende Aufgaben zu erledigen. Nachstehend finden Sie eine Liste der häufigsten Aufgaben eines Administrators, der für diese Lösung verantwortlich ist.
Eintritt von Mitarbeitenden
- Erstellen der Datei von Mitarbeitenden: Wenn Sie die persönliche E-Mail-Adresse der Mitarbeitenden bereits kennen, können Sie diese jetzt eintragen, um das Onboarding zu starten. Sonst können Sie dies auch später tun.
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Onboarding starten: Sie können das Onboarding an den/die Mitarbeitende:n anpassen. Hier sind die drei Schritte:
1. Personalisieren Sie die Begrüßungs-E-Mail, indem Sie die E-Mail-Vorlage auswählen und bei Bedarf ändern.
2. Wählen Sie, welches administrative Datenformular am besten geeignet ist. Die Antworten der Mitarbeitenden werden automatisch in die Personalakte eingetragen.
3. Wählen Sie die am besten geeignete Aufgabenvorlage aus. Sie können die Aufgaben bearbeiten oder direkt löschen.
Durch Klicken auf Onboarding starten erhalten neue Mitarbeitende die Begrüßungs-E-Mail mit dem Link zum Formular. - Nach dem Onboarding:
- Prüfen Sie, ob das Formular ausgefüllt wurde, und erinnern Sie andernfalls den oder die Mitarbeitende:n.
- Verfolgen von Aufgaben: verspätete, durchgeführte und zukünftige
- Bearbeiten Sie die Fälligkeitsdaten und Verantwortlichen der Aufgaben.
- Unterbrechen Sie den Onboarding-Vorgang, wenn die Mitarbeitenden beispielsweise doch nicht kommen.
Wenn alle Aufgaben abgeschlossen sind und das Formular ausgefüllt ist, können Sie das Onboarding-Verfahren schließen.
- Die Dokumente zur Vorbereitung der Ankunft zukünftiger Mitarbeitender erstellen und elektronisch unterzeichnen lassen (Arbeitsvertrag, Sicherheitsvertrag, Vertraulichkeitsvereinbarung usw.).
Vertragsänderung und/oder Rückkehr nach längerer Abwesenheit
- Neuen Vertrag erstellen: Wenn Mitarbeitende den Vertrag wechseln (z. B. Änderung des Bereichs oder Statusänderung), empfehlen wir Ihnen, den alten Vertrag zu schließen und einen neuen zu erstellen. Zur Erinnerung: Wenn Sie einen Vertrag schließen, verhindern Sie, dass sich die Mitarbeitenden nach dem Vertragsende noch bei einer Lucca-Einheit anmelden können.
- Neues Onboarding starten: Dies kann beispielsweise bei einem Übergang von einem Praktikum zu einer Teilzeitstelle interessant sein. Im Falle eines langfristigen Ausfalls wegen Krankheit kann es beispielsweise auch interessant sein, ein neues Onboarding zu starten, um sich auf die Rückkehr des/der Mitarbeitenden vorzubereiten.
Bei Ausscheiden von Mitarbeitenden
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Archivieren der Mitarbeitendendatei:: Der Vertrag muss geschlossen sein, um die Personalakte zum vereinbarten Datum zu archivieren. Dies ist obligatorisch, da es folgende Aspekte umfasst:
- Unterbinden des Zugangs zu Lucca-Lösungen,
- die Nichtzählung dieser Benutzer:innen bei der Rechnungsstellung für einige Lucca-Lösungen (siehe Rechnungsstellungsbedingungen für die einzelnen Lösungen),
- Aktivierung der Endabrechnung beim Ausscheiden aus dem Unternehmen (Lösung Timmi Abwesenheiten),
- Möglichkeit, das Offboarding des/der ausscheidenden Mitarbeitenden zu veranlassen,
- Abrufen von HR-Informationen, wenn der/die Mitarbeitende zurückkehrt, indem das Konto reaktiviert wird (Erstellung eines neuen Vertrags).
- Starten des Offboardings
- Nach dem Offboarding
- Bearbeiten des/der Managers:in eines Teams nach seinem/ihrem Ausscheiden: Diese Bearbeitung kann stapelweise durchgeführt werden, ohne dass Sie einzeln die Personalakten der betreuten Mitarbeitenden aufrufen müssen.
- Recht auf Vergessenwerden: Gemäß Artikel 17 DSGVO haben Mitarbeitende, die das Unternehmen verlassen, das Recht, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Ausfüllen der Personalakte
- Prüfen Sie obligatorische Daten, die nicht eingetragen sind: Diese Daten sind die Anwendungsdaten unserer Lösungen und der Datensatz, der in der Personalakte obligatorisch ist.
- Aktualisierungskampagne starten: Durch Starten einer Aktualisierungskampagne können Ihre Mitarbeitenden ihre Personalakte selbständig aktualisieren. Dies kann der Fall sein, um: benötigte HR-Informationen zu aktualisieren oder zu überprüfen, ob die Informationen in der Personalakte noch aktuell sind.