Synchronisieren der Abwesenheiten mit Google Calendar

Bevor Sie beginnen

Die Synchronisierung mit Google Calendar muss auf Ihrer Plattform vom Lucca-Helpdesk aktiviert werden. Kontaktieren Sie uns für diesen Antrag Die Funktion ist kostenlos, sofern Sie die Einstellungen selbstständig vornehmen. Wenn Sie gezielte Hilfe benötigen, wird Ihnen ein Service angeboten.

Mit Timmi Abwesenheiten können Sie die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden in Echtzeit mit Google Calendar synchronisieren. Wenn Sie in Timmi Abwesenheiten eine Abwesenheit erstellen/genehmigen/löschen, wird diese automatisch im Google-Kalender des/der Mitarbeitenden erstellt/aktualisiert/gelöscht.

Einstellen der Synchronisierung mit Google Calendar

Timmi Abwesenheiten stützt sich auf eine Zugriffsberechtigung für die Lucca-API, die im Google Workspace-Konto (ehemals G Suite) eingerichtet wurde.

In Google Workspace müssen Sie Lucca wie folgt erlauben, den Kalender der von ihm verwalteten Google-Konten zu manipulieren:

Melden Sie sich mit einem Administrator:innenkonto an unterhttps://admin.google.com/
Navigieren Sie im linken Seitenleistenmenü der Verwaltungskonsole zu Sicherheit > API-Befehle.
Im Teil Delegation auf Domänenebene: klicken Sie auf Verwaltung der Übertragung auf Domänenebene.
Auf der Seite Verwaltung der Übertragung auf Domänenebene: klicken Sie auf Hinzufügen.
Geben Sie im Popup „Kunden:innen-ID hinzufügen“ die folgenden Informationen ein:
- Kunden:innen-ID: 81140126067-vnqh1mls69br8sc44seadjlg5qkbmej8.apps.googleusercontent.com
- OAuth-Autorisierung : https://www.googleapis.com/auth/calendar

Klicken Sie auf Zulassen Autorisieren Das ist alles! Die Anwendung sollte innerhalb einer Stunde verfügbar sein, es kann jedoch bis zu 24 Stunden dauern.

Achtung: Wenn Sie keinen Zugriff auf diesen Bildschirm haben, handelt es sich nicht um ein Konto von Google Workspace und die Synchronisierung ist daher nicht möglich.

Die Synchronisierung in Timmi Abwesenheiten parametrieren

Unter Einstellungen > Synchronisierung der Abwesenheiten, klicken Sie auf Synchronisierung erstellen:

Wählen Sie die von der Synchronisierung betroffenen Betriebe sowie die Art der Synchronisierung aus:

Klicken Sie dann auf Parametrieren:

Anschließend aktivieren Sie die Synchronisierung und geben die Verbindungs-Einstellungen ein:

Welche Informationen werden synchronisiert?

Bezeichnung der Ereignisse

Sie können auswählen, ob die Art der Abwesenheit (Urlaub, zusätzliche freie Tage wegen 35-Std.-Woche, Krankheit...) in der Bezeichnung des Ereignisses angezeigt werden soll. Defaultmäßig werden die Bezeichnungen ausgeblendet (das Ereignis zeigt „Abwesend“ an).

Status

Beim Eingeben eines auf Genehmigung anstehenden Antrags wird im Kalender ein provisorisches Ereignis erstellt. Sobald der Antrag genehmigt ist, wird das Ereignis bestätigt.

Initialisierung

Es ist möglich, die bereits in Timmi Abwesenheiten vorhandenen Abwesenheiten über die Initialisierungsfunktion zu synchronisieren, die unten auf der Seite der Einstellungen dieser Funktionen verfügbar ist (Timmi Abwesenheiten > Exporte > Synchronisierung der Abwesenheiten).

Es genügt, ein Datum einzugeben: Alle Abwesenheiten nach diesem Datum werden synchronisiert. So können Sie z. B. die Abwesenheiten des letzten Monats abrufen.

Sie müssen die Betriebe auswählen, für die Sie die Abwesenheiten synchronisieren möchten. Die Initialisierung kann somit nur für bestimmte Betriebe gestartet werden.