Bevor Sie beginnen
Wir sind davon überzeugt, dass das Tool zur Verwaltung der Personalakte von Mitarbeitenden Vorrang vor dem Tool für die Lohnbuchhaltung haben muss. Die Häufigkeit der Aktualisierung und Nutzung von Daten, die Onboarding-Funktionen, das Warnungsmanagement und Kampagnen zur Aktualisierung von Mitarbeitendendaten rechtfertigen diese Positionierung.
In jeder Abrechnungsperiode müssen die HR-Administrator:innen sicherstellen, dass sie die aktuellen und nützlichen Personaldaten der Mitarbeitenden an ihre Lohn- und Gehaltsbuchhaltung übertragen, um die Gehaltsabrechnungen zu erstellen.
Dieses Hilfeblatt richtet sich an Berater:innen und HR-Administrator:innen, die die Erstellung oder Bearbeitung von Mitarbeitendendatensätzen in SagePaie i7 aus einem Datenexport der Poplee Core HR-Anwendung automatisieren möchten.
Dieses Dokument soll Sie durch die Konfiguration Ihrer Lucca-Umgebung und Ihres SagePaie-Tools führen, um zu vermeiden, dass Daten zwischen den beiden Systemen erneut eingegeben werden müssen.
Voraussetzungen
Um eine einheitliche Verwaltung der Mitarbeitendendaten zwischen Lucca-Anwendungen und Ihrer Lohnbuchhaltung in SagePaie zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen, diesen Grundsatz zu befolgen:
1 Lucca Betrieb muss in SagePaie einer frz. Unternehmens-Registrationsnummer entsprechen.
Falls nicht, wenden Sie sich bitte an den Lucca-Helpdesk ( https://support.lucca.fr/hc/fr/requests/new), um die Auswirkungen zu analysieren und eine Neuorganisation Ihrer Betriebe in Lucca in Erwägung zu ziehen.
Verwaltung von Angestelltennummern
Die Angestelltennummer ist der eindeutige Benutzername, der Mitarbeitende in Ihrem Lohnbuchhaltungssystem identifiziert. Um den Export von Mitarbeitendendaten, Abwesenheiten und variablen Lohnbestandteilen in Ihr Lohnbuchhaltungssystem zu vereinfachen, muss die Angestelltennummer für die Lohnbuchhaltung in Lucca gespeichert werden, sobald die Mitarbeitenden in Poplee Core HR erstellt wurden.
Für vorhandene Mitarbeitende ermöglicht das Importmodul für Benutzer:innen von Lucca die Erfassung der Angestelltennummer für die Lohnbuchhaltung in der Personalakte der Mitarbeitenden.
Für zukünftige Mitarbeitende können Sie mit der Poplee Core HR-Funktion die Generierung der Nummer automatisieren, wenn neue Mitarbeitende in Lucca gemäß dem Zahlenformat erstellt werden, das für Ihre Angestelltennummer für die Lohnbuchhaltungssoftware erwartet wird.
Um diese Funktion zu aktivieren, müssen Sie einfach in der defaultmäßigen Wertekonfiguration für die Personalakte das gewünschte Format der Angestelltennummer einstellen und den Betrieben zuordnen. Weitere Informationen finden Sie in diesem speziellen Hilfeblatt.
Identifizieren und konfigurieren der zu exportierenden Daten
Datensatzliste für die Sage-Mitarbeitendendatei – Lucca Mitarbeitendenprofil:
In der obigen Tabelle werden für die einzelnen Datensätze das Format und die Merkmale aufgeführt, um die Daten in Poplee Core HR zu erstellen oder mit dem entsprechenden Format zu verknüpfen.
| Sage-Datensatz | Sage-Format | Beispiel-Datensatz | Lucca-Datensatz |
| Angestelltennummer | 10 Zeichen max. | 00001 | employeeNumber |
| Anrede | * table | Frau | civilTitle |
| Name | 30 Zeichen max. | Alibert | lastName |
| Vorname | 20 Zeichen max. | Chloé | firstName |
| Geburtsname | 30 Zeichen max. | Bouvet | ED-Typ zu erstellender Text |
| Familienstand | * table | Verheiratet | ED-Typ zu erstellende Liste |
| Geburtsdatum | 10 Zeichen max. | 19.02.1975 | birthDate |
| Geburtsort | 26 Zeichen max. | Paris | ED-Typ zu erstellender Text |
| Departement des Geburtsorts | 2 Zeichen | 75 | ED-Typ zu erstellende(r) Text/Liste |
| Code Geburtsland | 2 Zeichen | FR | ED-Typ zu erstellende(r) Text/Liste |
| Nationalität (Code) | 3 Zeichen | FRA | nationality |
| Sozialversicherungsnummer | 13 Zeichen (ohne Schlüssel) | 2750275119047 | insuranceNumber |
| Aufenthaltserlaubnis – Nummer | 10 Zeichen max. | 1234567890 | ED-Typ zu erstellender Text |
| Aufenthaltserlaubnis – Ablaufdatum | 10 Zeichen max. | 12.10.2027 | ED-Typ zu erstellendes Datum |
| Aufenthaltserlaubnis – ausgestellt von | 20 Zeichen max. | Präf. Evry | ED-Typ zu erstellender Text |
| Adresse | 32 Zeichen max. | 13, rue Martin Bernard | address |
| Adresszusatz | 32 Zeichen max. | Geb. A | ED-Typ zu erstellender Text |
| Postleitzahl | 5 Zeichen | 75013 | ED-Typ zu erstellender Text |
| Kommune | 26 Zeichen max. | Paris | ED-Typ zu erstellender Text |
| Ländercode | 2 Zeichen | FR | ED-Typ zu erstellende(r) Text/Liste |
| Name der Bank | 30 Zeichen max. | Crédit agricole | bankName |
| BIC-Code | 11 Zeichen max. | BOUSFRPPXXX | BIC |
| IBAN-Code | 34 Zeichen | FR7640618802... | iban |
| Zahlungsweise | * table | Überweisung | ED-Typ zu erstellende Liste |
| Art des Vertrags | * table | Unbefristeter Vertrag | ED-Typ zu erstellende Liste |
| Datum Vertragsbeginn | 10 Zeichen max. | 01.09.2014 | dtContractStart |
| Datum Ende der Probezeit | 10 Zeichen max. | 30.11.2014 | ED-Typ zu erstellendes Datum |
| Datum Vertragsende | 10 Zeichen max. | 31.12.2020 | dtContractEnd |
| Ref./Vertragsnummer | 20 Zeichen max. | CA-2014/53 | ED-Typ zu erstellender Text |
| Datum Betriebszugehörigkeit | 10 Zeichen max. | 01.03.2014 | seniorityDate |
| Typ Eintritt in den Betrieb | * table | Einstellung | ED-Typ zu erstellende Liste |
| Betrieb des/der Mitarbeitenden | 5 Zeichen max. | Lucca Nantes | legalEntity |
| Code Tarifvertrag | * table | Syntec | ED-Typ zu erstellende Liste |
| Abteilung des/der Mitarbeitenden | * table | Vertriebsabteilung | department |
| Qualifikation | 15 Zeichen max. | Vertriebsingenieur:in | jobTitle |
| Ebene | 4 Zeichen max. | 2.2 | ED-Typ zu erstellender Text |
| Koeffizient | 10 Zeichen max. | 280 | ED-Typ zu erstellender Text |
| Basis-Zeitplan | 12 Zeichen max. | 151,67 | ED-Typ zu erstellender Text |
| Bedingung Arbeitszeit | * table | Vollzeit | ED-Typ zu erstellende Liste |
* Einige Daten, wie z. B. „Familienstand“, beziehen sich auf eine Tabelle mit vordefinierten Werten. In Poplee Core HR müssen diese Daten mit dem Format „Werteliste“ eingestellt werden, das die Werte enthält, auf die von Sage verwiesen wird (die Liste der vordefinierten Tabellen befindet sich im Anhang dieses Dokuments).
Diese Tabelle ist nicht erschöpfend. Sie enthält die Standarddaten, die allen Lohnbuchhaltungsdateien gemeinsam sind. Sie haben die Möglichkeit, diese Tabelle zu erweitern, indem Sie personalisierte Daten in Poplee Core HR erstellen, wie z. B. die freien Zonen, die der Mitarbeitendendatei in Sage zugeordnet sind.
Es empfiehlt sich, in Poplee Core HR einen speziellen Abschnitt zu erstellen, in dem alle zu exportierenden Daten gruppiert werden. Dies erleichtert die Einstellung des Exportformats.
Konfigurieren eines HR-Datenexports im SagePaie-Format (xlsx)
Im Menü „Export“ des Moduls „Mitarbeitende“ (Mitarbeitende > Export)
I – Klicken Sie auf „Neue Konfiguration“ und wählen Sie das Ausgabeformat „generisches CSV-Format“ aus.
I – Geben Sie die allgemeinen Einstellungen Ihres Exportformats ein:
1. Benennen Sie die Exportkonfiguration.
2. Ordnen Sie den Betrieb zu, der Ihrem Betrieb in SagePaie entspricht.
Falls Ihre Lucca-Instanz mehrere Betriebe umfasst, die Sie exportieren möchten, wird empfohlen, eine Exportkonfiguration pro Betrieb zu erstellen.
3. Definieren Sie die zu exportierende Personalgruppe mithilfe des Kriterium der Sozial- und Berufskategorie.
4. Benennen Sie die Exportdatei, die generiert wird. Verwenden Sie keine Leerzeichen im Namen der Datei.
Hinweis: Geben Sie am Ende des Dateinamens die Endung „.xlsx“ an, da sonst das Sage-Importmodul die zu importierende Datei nicht erkennen kann.
5. Wählen Sie das gewünschte Datumsformat aus: TT/MM/JJJJ oder TT/MM/JJ.
III – Wählen Sie die zu exportierenden Daten aus dem Datenkatalog Ihrer Personalakte aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Datensatz hinzufügen. In einer Drop-Down-Liste können Sie global einen Abschnitt mit allen Datensätzen auswählen, aus denen er besteht, oder einzeln Datensätze aus der Personalakte.
Die erste Spalte muss notwendigerweise dem Datensatz der Angestelltennummern entsprechen.
Mit diesem Symbol können Sie das Layout des ausgewählten Datensatzes per Drag and Drop anpassen.
Die Reihenfolge der Datensätze definiert die Reihenfolge der Spalten, die in der Exportdatei generiert werden. Das in Sage erstellte Importformat sollte genau dieser Spaltenreihenfolge folgen.
IV – Zugriff auf Korrespondenztabellen und erweiterte Formatierung
Falls die Wertelisten der in Poplee Core HR gespeicherten Listendaten nicht mit den erwarteten Werten in Sage übereinstimmen, klicken Sie auf die zu formatierenden Datensätze:
1. Unter den Tab „Entsprechungstabelle“ können Sie die bewerteten Datenwerte für die Mitarbeitenden im Rahmen des Exports anzeigen.
Im Falle einer nicht ausgefüllten Entsprechung können Sie die Aktion konfigurieren, die zum Zeitpunkt des Exports ausgeführt wird:
Wenn keine Einstellung für die Entsprechung vorhanden ist, wird sie defaultmäßig auf den Wert des in der Lucca-Datenbank gespeicherten Datensatzes gesetzt, der in der Exportdatei generiert wird.
- Export blockieren: Jedem Vorkommen des Datensatzes muss ein Entsprechungswert entsprechen. Wenn eine Entsprechung bei einem der zu exportierenden Datensätze fehlt, wird das Verfahren durch eine Warnung unterbrochen und Sie werden aufgefordert, die fehlende Entsprechung auszufüllen.
- Defaultmäßigen Wert verwenden: Ermöglicht die Zuweisung eines Wertes, der defaultmäßig allen Vorkommen der Werteliste zugewiesen wird, die keine Übereinstimmung für die konfigurierten Datensätze aufweisen.
Hinweis: Es ist nicht möglich, Entsprechungsbedingung für Daten vom Typ „Date“ anzugeben. Der Wert, der in der Exportdatei verwendet wird, muss der Lucca-Wert sein. Die Formatierung kann jedoch angepasst werden (Länge, Rahmen und Vervollständigungszeichen).
2. Der Tab Formatierung und Erweiterte Optionen
Bei Bedarf können Sie die Formatierung des exportierten Wertes in der generierten Exportdatei anpassen.
Die Länge (1) des Datensatzwertes, der in der Datei erzeugt wird, der Rahmen (2) und die Vervollständigungszeichen (3) sind konfigurierbar.
Wenn der in der Datei exportierte Wert die im Sage Importformat definierte Größe überschreitet, werden die importierten Daten nur bis zu der in Sage definierten Größe verarbeitet, der Rest wird abgeschnitten.
Mit der erweiterten Option Exportcode (4) können Sie den Namen der Spaltenüberschrift anpassen, die in der ersten Zeile der Datei generiert wird. Defaultmäßig wird diese Spaltenüberschrift mit dem Code gefüllt, der von Lucca für jeden Datensatz vergeben wird, so wie er in der Datenbank gespeichert ist.
Konfigurieren eines CSV-Importformats in SagePaie
Um die Excel-Datei zu importieren, die aus der Exportkonfiguration Poplee Core HR abgerufen wurde, muss in SagePaie ein GA-Importformat erstellt werden.
Wählen Sie im Menü GA/Importformat die Option Importformat aus.
1. Fügen Sie über das Symbol „ + “ ein Importformat hinzu.
2. Wählen Sie im Fenster „Stammdatei / Dokument“ den Eintrag Mitarbeitendenstammblatt aus und klicken Sie auf OK.
3. Wählen Sie im Fenster Erweiterte Verwaltung – Definition einer Liste den Tab des Mitarbeitendenblattes aus, in dem sich die Daten befinden, die während des Imports verarbeitet werden sollen. Der Katalog der verfügbaren Felder ist nach Tabs des Mitarbeitendenblattes organisiert.
Sie müssen zuerst das Feld Angestelltennummer auswählen.
4. Wählen Sie den Datensatz Angestelltennummer aus, der im Element Familienstand gefunden wurde.
5. Behalten Sie die Feldeinstellungen bei und klicken Sie auf OK.
Wiederholen Sie hierzu die Schritte 3 bis 5, um alle Felder, die in der Exportdatei von Poplee Core HR konfiguriert sind, in strikter Übereinstimmung mit der Spaltenreihenfolge hinzuzufügen.
6. Wenn Sie die Liste der zu importierenden Datenfelder konfiguriert haben, schließen Sie das Fenster Erweiterte Verwaltung - Definition einer Liste und speichern die Importvorlage durch Umbenennung.
Verfahren Export von Lucca – Import in Sage
I. Generieren Sie den Export der geänderten Daten über das Menü „Exportieren“ im Modul „Mitarbeitende“.
1. Klicken Sie auf die Karte, die dem für Sage konfigurierten Format entspricht, und initialisieren Sie das Datum, ab dem Sie die geänderten HR-Daten exportieren möchten.
Dieses Datum wird beim nächsten Export automatisch berechnet, um nur die letzten Bearbeitungen anzuzeigen, die seit dem letzten Exportdatum vorgenommen wurden.
2. Prüfen Sie die Details der zuletzt bearbeiteten Daten. In einer Vorschau können Sie Folgendes abrufen:
- Angestelltennummer, Vor- und Nachname des/der betreffenden Mitarbeitenden;
- den Wortlaut des geänderten Datenfeldes;
- den neuen Wert der Daten;
- das Datum, an dem die Daten bearbeitet wurden.
3. Klicken Sie auf Exportdateien generieren.
Die generierten Dateien werden im Abschnitt Verlauf als Download-Link zur Verfügung gestellt:
- in Form einer Transferdatei im Excel-Format. Dies ist eine Zusammenfassung aller Daten, die seit dem letzten Export im Lucca-Format bearbeitet wurden.
- Als Datei zum Download im Sage-Format unter Berücksichtigung der konfigurierten Formatierung (Entsprechungen und Datenformate).
Es ist möglich, die Planung der Generierung des Exports und seiner Ablage auf einem FTP-Server zu automatisieren.Mehr dazu finden Sie im Hilfeblatt Automatisierung der Exporte von HR-Daten.
II – Importieren Sie die Exportdatei der Mitarbeitenden von Poplee Core HR in SagePaie.
Klicken Sie im Menü Listen >Persönliche Daten mit der rechten Maustaste auf das Fenster mit der Liste der Mitarbeitenden und wählen Sie die Funktion Importieren.
1. Klicken Sie auf den Importtyp Excel-Sheet.
2. Wählen Sie den Formattyp Benutzerdefiniert aus.
3. Wählen Sie das zuvor erstellte benutzerdefinierte Format aus der Liste aus
4. Wählen Sie den Importmodus, der die Bearbeitung von Mitarbeitendenblättern zulässt, und klicken Sie auf OK.
5. Wählen Sie die Excel-Datei aus, die importiert werden soll, und drucken Sie den Importbericht als PDF.
Anhang
Beim Importieren von Informationen aus einer Drop-Down-Liste in Sage ist der in das Excel-Blatt einzugebende Wert der Index dieser Informationen. Im Allgemeinen hat das erste Element in der Drop-Down-Liste den
Index 0. Bei der Anrede erwartet Sage beispielsweise den Wert 0 für Herr oder 1 für Frau.
Im Folgenden finden Sie eine Liste von Sage Referenz-Tabellen für die Listendatenfelder:
Achtung: Diese Tabellen können von der Leitung der Lohnbuchhaltung ausgefüllt oder angepasst werden.
Tabelle Anrede:
| Wert | Import-Code |
| Herr | 0 |
| Frau | 1 |
| Frau | 2 |
Tabelle Familienstand:
| Wert | Import-Code |
| Ledig | 0 |
| Verheiratet | 1 |
| Witwe(r) | 2 |
| Geschieden | 3 |
| In Trennung | 4 |
| In einer Partnerschaft | 5 |
| Berechtigte(r) Eingetragene Partnerschaft | 6 |
| Nicht bekannt | 7 |
Tabelle Zahlungsweise:
| Wert | Import-Code |
| Überweisung | 0 |
| Scheck | 1 |
| Bargeld | 2 |
Tabelle Vertragsart:
| Wert | Import-Code |
| Unbefristeter Vertrag | Unbefristeter Vertrag |
| Befristeter Vertrag | Befristeter Vertrag |
| Befristeter Berufsausbildungsvertrag | Befristeter Berufsausbildungsvertrag |
| Unbefristeter Berufsausbildungsvertrag | Unbefristeter Berufsausbildungsvertrag |
| Ausbildungsvertrag | Ausbildungsvertrag |
| Saisonvertrag | Saisonvertrag |
| Wahlamt | MANDAT |
| Praktikumsvereinbarung | Praktikumsvereinbarung |
| Ohne Vertrag oder Vereinbarung | Ohne Vertrag oder Vereinbarung |
Tabelle Typ Eintritt in den Betrieb:
| Wert | Import-Code |
| Einstellung | Einstellung |
| Versetzung | Versetzung |
| Beginn des Mandats | Beginn des Mandatss |
Tabelle Bedingung Arbeitszeit:
| Wert | Import-Code |
| Vollzeit | 10 |
| Teilzeit | 20 |
| Therapeutische Teilzeit | 21 |
| Wechselnde Arbeitszeit (Luft- und Raumfahrt) | 30 |
| Nicht betroffene:r Arbeitsnehmer:in | 90 |
Tabelle Code Tarifvertrag: Die Tabelle wird von der Leitung der Lohnbuchhaltung erstellt.
Tabelle Abteilung der Arbeitnehmer:innen: Die Tabelle wird von der Leitung der Lohnbuchhaltung erstellt.