Ein Abwesenheitskonto erstellen oder bearbeiten

Bevor Sie beginnen

Die Erstellung und allgemeine Verwaltung von Abwesenheitskonten kann unter Einstellungen > Konten eingestellt werden.

Dieses Modul enthält die Konten aller Ihrer Regelungen.

In Timmi Abwesenheiten wird unterschieden;

Regelmäßige Konten, die auch als Jahrgangskonten bezeichnet werden, d.h. der Erwerb wiederholt sich jedes Jahr. Es gibt vier Arten: Bezahlter Urlaub, zusätzliche freie Tage wegen 35-Std.-Woche, Dienstalter, Zusätzliche Urlaubstage.
Andere Konten, die auch als Nicht-Jahreskonten bezeichnet werden. Davon gibt es zwei Arten: Arbeitsausfälle (DSN - frz. System zur Sozialbeitragserklärung) und Nicht wiederkehrend.

Ein Konto erstellen

Um ein Konto zu erstellen, klicken Sie auf Neues Konto erstellen und wählen Sie die Art des Kontos (Zusätzliche freie Tage wegen 35-Std.-Woche, Bezahlter Urlaub usw.)

Füllen Sie dann das Formular aus (weiter unten unter Die verschiedenen Elemente der Einstellungen eines Kontos beschrieben) und speichern Sie es.

Maßnahmen nach der Erstellung des Kontos

Sobald ein Konto erstellt wurde, können mehrere Aktionen außer der Kontoverwaltung erforderlich sein:

Abwesenheitsdaten über den LoBu-Export exportieren: Wenn Sie den LoBu-Export in Timmi Abwesenheiten verwenden, müssen Sie das neue Konto gegebenenfalls an seine Abrechnungsrubrik oder an die Rubrik „Nicht exportieren" anhängen.
Die Kontenliste vervollständigen: Kontenlisten werden hauptsächlich verwendet, um Abwesenheiten aufzulisten, die sich auf den Erwerb von Anrechten auswirken, und um die Sichtbarkeit auf bestimmte Konten zu beschränken. Vergessen Sie nicht, das neue Konto der Liste der richtigen Konten hinzuzufügen
Erwerbsprofile festlegen: Wenn das Konto eine Erwerbsregel erfordert (z.B. 25 Tage pro Jahr für bezahlten Urlaub), müssen Sie diese unter Regelungen > Erwerbsprofil festlegen.
Festlegen der Regeln für dasDienstalter: Wenn zusätzliche Tage auf dem Konto aufgrund des Dienstalters vorhanden sind, müssen Sie die Regel unter Gutschreiben/Belasten > Dienstalter festlegen.
Begrenzungsregeln festlegen: Sie können eine Begrenzungsregel (z.B. Dienstzeit, maximal 3 Tage pro Antrag) unter Regelungen > Regeln einrichten.

Ein Konto bearbeiten

Um ein Konto zu bearbeiten,

Suchen Sie das Konto oder die Kategorie*, die Sie bearbeiten möchten.
Bewegen Sie die Maus über die Zeile, damit der Bearbeitungsstift rechts erscheint, und klicken Sie.

Eine Kategorie entspricht einer Gruppierung von Konten. Beispiel: Die Kategorie Bezahlter Urlaub fasst alle Nicht-Jahreskonten zusammen Bezahlter Urlaub 2021/2022, Bezahlter Urlaub 2022/2023 usw. oder die Kategorie Freie Tage, die eine Krankschreibung erfordern fasst alle Konten Krankheit, Mutterschaft usw. zusammen

*Wenn Sie alle Konten in einer Kategorie bearbeiten möchten (z. B. alle Konten für bezahlten Urlaub), müssen Sie auf Kategorie bearbeiten klicken. Timmi Abwesenheiten bietet dann an, die Bearbeitung auf alle Konten in der Kategorie zu übertragen. Wenn Sie ein einzelnes Konto bearbeiten möchten (z. B. Bezahlter Urlaub 2022/2023), müssen Sie die Kategorie Bezahlter Urlaub öffnen und rechts neben dem Konto auf Bearbeiten klicken.

Die verschiedenen Elemente der Einstellungen eines Kontos

Mit dem Formular zum Erstellen und Bearbeiten eines Kontos können Sie folgende Einstellungen anpassen:

Allgemeine Einstellungen

Name des Kontos. Wenn Sie in einem internationalen Umfeld tätig sind, ist es möglich, für jeden Kontonamen die Übersetzung in die verschiedenen von Ihren Mitarbeitenden verwendeten Sprachen anzugeben. [Klicken Sie auf den Globus im Eingabefeld].
Farbe: Personalisierte Farbe für Abwesenheiten in Kalendern (nur Benutzer:innen, die das Recht haben, die Details der Abwesenheiten zu sehen, sehen die personalisierte Farbe)
Regelungen: Die Regelung umfasst die für eine Personalgruppe geltende Urlaubspolitik. Diese Personalgruppe wird in Form einer Gruppe von Betrieben definiert. Durch die Verwaltung der mit einem Konto verbundenen Regelungen können Sie festlegen, welche Betriebe Zugriff auf das Konto haben.
Kategorietyp (Bezahlter Urlaub, zusätzliche freie Tage wegen 35-Std.-Woche usw.)
Einheit: Diese Einstellung legt fest, wie die Abwesenheit berechnet wird. Die Zählung kann in Arbeitstagen, Werktagen, Kalendertagen oder Stunden erfolgen. Achtung: Stundenkonten können nur verwendet werden, wenn die Benutzer:innen einen Arbeitszyklus in Stunden oder in Uhrzeiten haben.
Teilzeit: Diese Einstellung legt fest, wie die nicht gearbeiteten Tage von Teilzeit-Mitarbeitenden berechnet werden. Um Teilzeittage korrekt zu berechnen, müssen sie im Arbeitszyklus der Mitarbeitenden als solche ausgewiesen sein. Dieses Merkblatt beschreibt die Berechnung von Teilzeitarbeit in Timmi Abwesenheiten. Diese Einstellung ist nur für wiederkehrende Konten (bezahlter Urlaub, zusätzliche freie Tage wegen 35-Std.-Woche, Dienstalter, Zusätzliche Urlaubstage) in Arbeitstagen verfügbar.

Nutzung

Für Mitarbeitende verfügbares Konto: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können die Mitarbeitenden das Konto nutzen. Andernfalls ist das Konto nur in Die Terminplanung verwalten für Administrator:innen und Manager:innen mit Zugriff darauf verfügbar. Manager:innen können auf das Modul Abwesenheitsverwaltung zugreifen, wenn sie die Berechtigung Abwesenheitsverwaltung aktiviert haben. Normalerweise überträgt man Managern:innen nur die Verwaltung bestimmter Konten (z.B. zu begründende Abwesenheiten). In diesem Fall muss man eine Kontenliste erstellen und sie der Berechtigung hinzufügen.
Genehmigungspflicht: Defaultmäßig ist die Genehmigung zwingend. Diese Einstellung muss daher deaktiviert werden, wenn Sie die Genehmigung zurückziehen möchten.
Genehmigung von Stornierungsanträgen erforderlich: Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, können Benutzer:innen ihre zukünftigen genehmigten Anträge annullieren, ohne einen Genehmigungsprozess auszulösen. Der/die Genehmigende wird trotzdem über die Stornierung des Antrags benachrichtigt.
Bei einem Antrag eine Nachricht an den/die Mitarbeitende:n anzeigen: Wenn das Konto für Mitarbeitende verfügbar ist, können Sie hier eine Nachricht an sie verfassen. Zum Beispiel: „Bitte legen Sie der Personalabteilung Ihren Beleg vor“ für ein Konto für Familienereignisse.

Erwerb

Nur für Nicht-Jahreskonten - Saldo verfolgen: Die Saldoverfolgung muss aktiviert sein, wenn für die Nutzung des Kontos ein Anspruchsguthaben erforderlich ist. Mit dieser Einstellung können Sie Konten mit einem Saldo ungleich Null verfolgen, und zwar in der Zählertabelle für Benutzer:innen und in Aktionen, die für Administrator:innen ausgeführt werden sollen. Grundsätzlich erfordern Arbeitszeit- Ausgleichskonten und Sickleave in den USA eine Saldenverfolgung, während unbezahlter Urlaub, Familienereignisse und selbst auferlegte Abwesenheiten, z.B. Krankheit, keine Saldenverfolgung erfordern.
Nur für regelmäßige Konten - Erwerbszeitraum: Hier legen Sie den Zeitraum fest, über den die Tage erworben werden sollen. Um eine stimmige Zustellung der Guthaben an die Mitarbeitenden zu gewährleisten, muss der Erwerbszeitraum ein Jahr (Kalenderjahr oder von Juni bis Mai), ein Halbjahr oder Vierteljahr sein und an einem Monatsersten beginnen und an einem Monatsletzten enden.
Nur für den Erwerb über Profile - Das Anrecht wird zu Beginn des Zeitraums vollständig gutgeschrieben: Markieren, wenn der Erwerb zu Beginn des Erwerbszeitraums vollständig ist (z. B.: 12 zusätzliche freie Tage wegen 35-Std.-Woche am 1. Januar).
Nur auf Kategorie-Ebene eines wiederkehrenden Kontos und nur für den Erwerb nach Profil verfügbar -Rundung des Anrechts am Ende des Erwerbszeitraums : Zur Erinnerung: Das französische Arbeitsgesetz sieht für bezahlten Urlaub das Runden auf die nächste ganze Zahl vor. Dieses Merkblatt beschreibt die Rundungsregeln in Timmi Abwesenheiten.

Inanspruchnahme

Inanspruchnahme-Zeitraum: Diese Einstellung ist bei Nicht-Jahreskonten optional. Hiermit können Sie den Zeitraum festlegen, über den die Tage genommen werden können.
Einen Antrag vor diesem Zeitraum genehmigen: Sie können entscheiden, ob Sie es automatisch erlauben, ob Sie es mit einer Warnmeldung für den/die Mitarbeitende:n und den/die Manager:in erlauben oder ob Sie es verbieten, Urlaub im Voraus zu nehmen. Beachten Sie, dass ein Unternehmen rechtlich gesehen Urlaub nicht allein unter dem Vorwand einer vorzeitigen Inanspruchnahme ablehnen darf: Kann ein:e Arbeitnehmer:in Urlaub vorzeitig nehmen?
Einen Antrag nach diesem Zeitraum genehmigen: Sie können entscheiden, ob Sie es automatisch erlauben, ob Sie es mit einer Warnmeldung für den/die Mitarbeitende:n und den/die Manager:in erlauben (diese Warnmeldung verhindert nicht die automatische Verteilung, wenn ein:e Mitarbeitende:r einen Antrag stellt) oder ob Sie es verbieten, Urlaub nach dem Enddatum des Verbrauchs zu nehmen.
Antrag auf halbe Tage zulassen
Überziehung (Sollsaldo) erlauben: Mit dieser Einstellung können Sie den Benutzern:innen erlauben, mehr Tage zu nehmen, als sie bis zu diesem Zeitpunkt erworben haben, und zwar im Rahmen dessen, was im laufenden Zeitraum erworben wird. Sie können daher einen Sollsaldo haben. Sie können dies auch „innerhalb der Rundungsgrenze" zulassen, damit der/die Benutzer:in auch im Fall, dass er/sie zum Zeitpunkt der Antragsstellung einen geringeren Saldo hat (z.B. 0,7 Tage), den ganzen Tag nehmen kann.
Verfügbar im Dropdownmenü bei einem Antrag

Weitere Einstellungen

Als Abwesenheit angerechnet: Anzukreuzen, damit das Konto bei der Synchronisation mit einer Drittanwendung wie einem Kalender oder einer Lucca-Anwendung wie Cleemy Spesenabrechnung (Warnung, wenn eine Ausgabe an einem Abwesenheitstag stattfindet), Pagga Restaurant-Tickets (Abhebung eines Tickets bei Abwesenheit) oder Timmi Zeiterfassung (Eskalation der Abwesenheit in der Zeiterfassung) als Abwesenheit betrachtet wird.
In den Berichten als Fehlzeit angerechnet
Öffentlicher Grund: Der Grund ist für alle im Zeitplan sichtbar
Das Konto in eine bestehende Kategorie einordnen (optional)
Die Anzeige-Reihenfolge personalisieren (optional)

Weiterführende Informationen

Berechnungsmodus, nur für Konten in Kalendereinheiten verfügbar: Diese Einstellung stellt sicher, dass Wochenenden und Feiertage berechnet werden, wenn am Vortag eine Abwesenheit eingegeben wird.
In Erwerb - Die Gegenkonten personalisieren: Timmi Abwesenheiten funktioniert mit Buchungslogik. Jede Bewegung im Soll (genommene Tage) oder im Haben (erworbene Tage) auf einem Abwesenheitskonto wird durch eine Gegenbuchung auf einem Gegenkonto ausgeglichen. Es wird empfohlen, die Standardeinstellungen der Gegenkonten nicht zu bearbeiten.
In Inanspruchnahme - Die Inanspruchnahme des Saldos in einem Stück erzwingen: Zum Beispiel, wenn Sie möchten, dass die Gutschrift der Mitarbeitenden immer in einem Stück verbraucht wird.

In Inanspruchnahme - Bei einem Antrag dieses Konto nicht defaultmäßig anbieten: Ankreuzen, wenn Sie möchten, dass das Konto nie zuerst angeboten wird. Wenn Ihre Mitarbeitenden beispielsweise bezahlten Urlaub und Tage auf einem Arbeitszeitkonto haben und den bezahlten Urlaub vorrangig nutzen müssen, können Sie diesen Parameter für das Arbeitszeitkonto markieren, damit es nicht defaultmäßig angeboten wird.

Erweiterte Konfiguration

Wenn Sie rechts auf Konto erstellen klicken, stehen Ihnen erweiterte Erstellungen zur Verfügung.

Eine leere Kategorie erstellen: Sie können eine leere Kategorie erstellen, um dann Konten zuzuordnen. Eine Kategorie entspricht einer Gruppierung von Konten. Beispiel: Die Kategorie Bezahlter Urlaub fasst alle Nicht-Jahreskonten zusammen Bezahlter Urlaub 2021/2022, Bezahlter Urlaub 2022/2023 usw. oder die Kategorie Freie Tage, die eine Krankschreibung erfordern fasst alle Konten Krankheit, Mutterschaft usw. zusammen
Ein Bewegungskonto erstellen: Timmi Abwesenheiten funktioniert mit Buchungslogik. Jede Bewegung im Soll (genommene Tage) oder im Haben (erworbene Tage) auf einem Abwesenheitskonto wird durch eine Gegenbuchung auf einem Bewegungskonto ausgeglichen. Beispielsweise wird 1 Tag, der auf dem Zeitausgleichs-Konto 2023 erworben wurde, mit einem Debet von 1 Tag auf dem Bewegungskonto „Kreditierte Anrechte“ verrechnet, und 1 genommener Tag wird mit einer Gutschrift auf dem Bewegungskonto „Verbrauchte Anrechte“ verrechnet.