Ein Abwesenheitskonto erstellen oder ändern

Vor Beginn

Die Erstellung und globale Verwaltung von Abwesenheitskonten erfolgt über Einstellungen Konten.

Dieses Modul beherbergt die Konten aller Ihrer Regelungen.

In Timmi Abwesenheiten wird unterschieden;

  • Regelmäßige Konten, die auch als Jahrgangskonten bezeichnet werden, d.h. die Übertragung wiederholt sich jedes Jahr. Es gibt vier Arten: Bezahlter Urlaub, Zeitausgleich, Dienstalter, Fraktionierung.
  • Andere Konten, die auch als Nicht-Jahreskonten bezeichnet werden. Davon gibt es zwei Arten: Krankschreibung (DSN - frz. System zur Sozialbeitragserklärung) und Nicht wiederkehrend.

Ein Konto einrichten

Um ein Konto zu erstellen, klicken Sie auf Neues Konto erstellen und wählen Sie die Art des Kontos (Zusätzliche freie Tage wegen 35-Std.-Woche, Bezahlter Urlaub usw.)

Füllen Sie dann das Formular aus (weiter unten unter Die verschiedenen Elemente der Einstellungen eines Kontos beschrieben) und speichern Sie)

Aktionen nach der Erstellung des Kontos

Sobald ein Konto erstellt wurde, können mehrere Aktionen außer der Kontoverwaltung erforderlich sein :

  • Abwesenheitsdaten über den Abrechnungsexport exportieren: Wenn Sie den Abrechnungsexport Timmi Abwesenheiten verwenden, müssen Sie das neue Konto gegebenenfalls an seine Abrechnungsrubrik oder an die Rubrik "Nicht exportieren" anhängen.
  • Die Kontenliste vervollständigen : Kontenlisten werden hauptsächlich verwendet, um Fehlzeiten aufzulisten, die sich auf die Übermitlung von Ansprüchen auswirken, und um die Sichtbarkeit auf bestimmte Konten zu beschränken. Vergessen Sie nicht, das neue Konto zur Liste der richtigen Konten hinzuzufügen
  • [Erwerb je nach Regeln] (betrifft seit Februar 2023 gewonnene Kunden)
    • Die Erwerbsregeln im Tab „Erwerb” der Regelungen festlegen. Diese Erwerbsregeln beschreiben die Ansprüche in Bezug auf wiederkehrende und nicht wiederkehrende Konten für den Festerwerb (Bsp.: zusätzliche freie Tage wegen 35-Std.-Woche, bezahlter Urlaub) und den Erwerb von Tagen aufgrund des Dienstalters.
    • Begrenzungsregeln festlegen: Sie können eine Begrenzungsregel (z.B. Dienstzeit, maximal 3 Tage pro Antrag) unter Regelungen Regeln einrichten.
  • [Erwerb über die Profile] (betrifft länger bestehende Kunden)
    • Übernahmeprofile festlegen: Wenn das Konto eine Übernahmeregel erfordert (z.B. 25 Tage pro Jahr für bezahlten Urlaub), müssen Sie diese unter Regelungen Übernahmeprofil festlegen.
    • Festlegen der Regeln für Dienstalter: Wenn Tage auf dem Konto aufgrund des Dienstalters erworben werden, müssen Sie die Regel unter Kredit/Debit Dienstalter festlegen.
    • Begrenzungsregeln festlegen: Sie können eine Begrenzungsregel (z.B. Dienstzeit, maximal 3 Tage pro Antrag) unter Regelungen Regeln einrichten.

Ein Konto ändern

Um ein Konto zu ändern,

  1. Suchen Sie das Konto oder die Kategorie*.
  2. Bewegen Sie die Maus über die Zeile, damit der Bearbeitungsstift rechts erscheint, und klicken Sie.

Eine Kategorie entspricht einer Gruppierung von Konten. Beispiel: Die Kategorie Bezahlter Urlaub fasst alle Nicht-Jahreskonten zusammen Bezahlter Urlaub 2021/2022, Bezahlter Urlaub 2022/2023 usw. oder die Kategorie Freie Tage, die eine Krankschreibung erfordern fasst alle Konten Krankheit, Mutterschaft usw.zusammen

*Wenn Sie alle Konten einer Kategorie ändern möchten (z.B. alle Urlaubskonten), klicken Sie auf Kategorie ändern, Timmi Abwesenheiten schlägt Ihnen dann vor, die Änderung auf alle Konten der Kategorie zu übertragen. Wenn Sie nur ein Konto bearbeiten möchten (z.B. Bezahlter Urlaub 2022/2023), dann müssen Sie die Kategorie Bezahlter Urlaub öffnen und rechts neben dem Konto auf Ändern klicken.

Die verschiedenen Elemente der Einstellungen eines Kontos

Mit dem Formular zum Erstellen und Ändern eines Kontos können Sie folgende Einstellungen anpassen:

Allgemeine Einstellungen

  • Kontoname
  • Farbe: FPersonalisierte Farbe für Fehlzeiten in Kalendern (nur Benutzer, die das Recht haben, die Details der Fehlzeiten zu sehen, sehen die personalisierte Farbe)
  • Regelungen: Die Regelung umfasst die für eine Personalgruppe geltende Urlaubspolitik. Diese Personalgruppe wird in Form einer Gruppe von Betrieben definiert. Durch die Verwaltung der mit einem Konto verbundenen Regelungen können Sie festlegen, welche Betriebe Zugriff auf das Konto haben.
  • Kategorietyp (Bezahlter Urlaub, Zeitausgleich usw.)
  • Einheit: Diese Einstellung legt fest, wie die Abwesenheit gezählt wird. Die Abrechnungen können in Arbeitstagen, Werktagen, Kalendertagen oder Stunden erfolgen. Achtung: Stundenkonten können nur verwendet werden, wenn die Benutzer einen Arbeitszyklus in Stunden oder in Uhrzeiten haben.
  • Teilzeit: Diese Einstellung legt fest, wie die nicht gearbeiteten Tage von Teilzeitmitarbeitern gezählt werden. Um Teilzeittage korrekt zu berechnen, müssen sie im Arbeitszyklus der Mitarbeiter als solche ausgewiesen sein. Dieses Hilfeblatt beschreibt die Berechnung von Teilzeitarbeit in Timmi Abwesenheiten. Diese Einstellung ist nur für wiederkehrende Konten (bezahlter Urlaub, Zeitausgleich, Dienstalter, Fraktionierung) in Arbeitstagen verfügbar. 

Nutzung

  • Für Mitarbeiter verfügbares Konto: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können die Mitarbeiter das Konto nutzen. Andernfalls ist das Konto nur in Terminplanmanagement für Administratoren und für Manager mit Zugriff darauf verfügbar. Manager können auf das Modul Terminplanmanagement zugreifen, wenn sie die Berechtigung Terminplanmanagement aktiviert haben. Normalerweise gibt man Managern nur die Verwaltung bestimmter Konten (zB. zu begründende Fehlzeiten), in diesem Fall muss man eine Kontenliste erstellen und sie der Berechtigung hinzufügen.
  • Genehmigungspflicht: Standardmäßig ist die Genehmigung erforderlich. Diese Einstellung muss daher deaktiviert werden, wenn Sie die Genehmigung zurückziehen möchten.
  • Genehmigung von Annullierungsanträgen erforderlich: Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, können Benutzer ihre zukünftigen genehmigten Anträge annullieren, ohne einen Genehmigungsprozess auszulösen. Der Genehmigende wird trotzdem über die Annullierung des Antrags benachrichtigt.
  • Bei einer Anfrage eine Nachricht an den Mitarbeiter anzeigen: Wenn das Konto für Mitarbeiter verfügbar ist, können Sie hier eine Nachricht an sie verfassen. Zum Beispiel: „Reichen Sie Ihren Beleg in der Personalabteilung ein“ für ein Konto für ein Familienereignis.
  •  

Erwerb

  • Nur für Nicht-Jahreskonten - Saldo verfolgen: Die Saldoverfolgung muss aktiviert sein, wenn ein Kredit erforderlich ist, um das Konto zu nutzen. Mit dieser Einstellung können Sie Konten mit einem Saldo ungleich Null verfolgen, und zwar in der Zählertabelle für Benutzer und in Aktionen, die für Administratoren ausgeführt werden sollen. Grundsätzlich erfordern Rückgewinnungskonten und Sickleave in den USA eine Saldenverfolgung, während unbezahlter Urlaub, Familienereignisse und selbst auferlegte Fehlzeiten, z.B. Krankheit, keine Saldenverfolgung erfordern.
  • Nur für regelmäßige Konten - Erwerbszeitraum: Hier legen Sie die Periode fest, über die die Tage erworben werden sollen. Um eine stimmige Vergabe der Guthaben an die Mitarbeiter zu gewährleisten, muss der Erwerbszeitraum ein Jahr (Kalenderjahr oder von Juni bis Mai), ein Halbjahr oder Vierteljahr sein und an einem Monatsersten beginnen und an einem Monatsletzten enden.
  • Nur für den Erwerb über die Profile - Sämtliche Ansprüche werden zu Anfang des Zeitraums gutgeschrieben: Anzukreuzen, wenn der Erwerb vollständig zu Beginn des Erwerbszeitraums erfolgt (z.B. 12 zusätzliche freie Tage wegen 35-Std.-Woche am 1. Januar)
  • Nur in der Kategorie eines regelmäßigen Kontos verfügbar - Aufrunden von Ansprüchen am Ende des Erwerbszeitraums: Zur Erinnerung: Das französische Arbeitsgesetzbuch schreibt für bezahlten Urlaub eine Aufrundung auf die nächste ganze Zahl vor. Dieses Hilfeblatt beschreibt die Rundungsregeln in Timmi Abwesenheiten.

Inanspruchnahme

  • Verbrauchsperiode: Diese Einstellung ist bei Nicht-Jahreskonten optional. Hiermit können Sie die Periode festlegen, über die die Tage genommen werden können.
  • Einen Antrag vor dieser Periode genehmigen: Sie können entscheiden, ob Sie es einfach erlauben, ob Sie es mit einer Warnmeldung für den Mitarbeiter und den Manager erlauben oder ob Sie es verbieten, Urlaub im Voraus zu nehmen. 
  • Einen Antrag nach dieser Periode genehmigen: Sie können entscheiden, ob Sie es einfach erlauben, ob Sie es mit einer Warnmeldung für den Mitarbeiter und den Manager erlauben (diese Warnmeldung verhindert nicht die automatische Verteilung, wenn ein Mitarbeiter eine Anfrage stellt) oder ob Sie es verbieten, Urlaub nach dem Enddatum des Verbrauchs zu nehmen.
  • Antrag auf halbe Tage zulassen
  • Überziehung (Sollsaldo) erlauben: Mit dieser Einstellung können Sie den Benutzern erlauben, mehr Tage zu nehmen, als sie bis zu diesem Zeitpunkt erworben haben, und zwar im Rahmen dessen, was im laufenden Zeitraum erworben wird. Sie können daher einen Sollsaldo haben. Sie können dies auch "innerhalb der Rundungsgrenze" zulassen, damit der Benutzer in einem Fall, in dem er zum Zeitpunkt, an dem er seinen Antrag stellt, einen geringeren Saldo hat (z.B. 0,7 Tage), den ganzen Tag nehmen kann.
  • Verfügbar im Dropdownmenü bei einer Anfrage

Weitere Einstellungen

  • Als Abwesenheit angerechnet: Anzukreuzen, damit das Konto bei der Synchronisation mit einer Drittanwendung wie einem Kalender oder einer Lucca-Anwendung wie Cleemy Spesenabrechnung (Warnung, wenn eine Ausgabe an einem Abwesenheitstag stattfindet), Pagga Restaurant-Tickets (Abhebung eines Tickets bei Abwesenheit) oder Timmi Zeit (Eskalation der Abwesenheit in der Zeiterfassung) als Abwesenheit betrachtet wird.
  • In den Berichten als Fehlzeit angerechnet
  • Öffentlicher Grund: Der Grund ist für alle im Terminplan sichtbar
  • Das Konto in eine bestehende Kategorie einordnen (optional)
  • Die Anzeige-Reihenfolge personalisieren (optional)

Weiterführende Informationen

  • Berechnungsmodus, nur für Konten in Kalendereinheiten verfügbar: Diese Einstellung stellt sicher, dass Wochenenden und Feiertage berechnet werden, wenn am Vortag eine Abwesenheit eingegeben wird.
  • In Übertragung - Die Gegenkonten personalisieren: Timmi Abwesenheiten funktioniert mit Buchungslogik. Jede Bewegung im Soll (genommene Tage) oder im Haben (erworbene Tage) auf einem Abwesenheitskonto wird durch eine Gegenbuchung auf einem Gegenkonto ausgeglichen. Es wird empfohlen, die Standardeinstellungen der Gegenkonten nicht zu ändern.
  • In Inanspruchnahme - Die Inanspruchnahme des Saldos in einem Stück erzwingen: Zum Beispiel, wenn Sie möchten, dass die Gutschrift des Mitarbeiters immer in einem Stück verbraucht wird.

In Inanspruchnahme - Bei einem Antrag dieses Konto nicht standardmäßig anbieten: Ankreuzen, wenn Sie möchten, dass das Konto nie zuerst angeboten wird. Wenn Ihre Mitarbeiter z.B. bezahlten Urlaub und Tage in einem ZSK haben und den bezahlten Urlaub vorrangig verwenden sollen, können Sie diese Einstellung für das ZSK-Konto ankreuzen.

Erweiterte Konfiguration

Wenn Sie rechts auf Konto erstellen klicken, stehen Ihnen erweiterte Erstellungen zur Verfügung.

 

  • Eine leere Kategorie erstellen: Sie können eine leere Kategorie erstellen, um dann Konten zuzuordnen. Eine Kategorie entspricht einer Gruppierung von Konten. Beispiel: Die Kategorie Bezahlter Urlaub fasst alle Nicht-Jahreskonten zusammen Bezahlter Urlaub 2021/2022, Bezahlter Urlaub 2022/2023 usw. oder die Kategorie Freie Tage, die eine Krankschreibung erfordern fasst alle Konten Krankheit, Mutterschaft usw. zusammen
  • Ein Bewegungskonto erstellen: Timmi Abwesenheiten funktioniert mit Buchungslogik. Jede Bewegung im Soll (genommene Tage) oder im Haben (erworbene Tage) auf einem Abwesenheitskonto wird durch eine Gegenbuchung auf einem Bewegungskonto ausgeglichen. 1 Tag, der auf dem Zeitausgleichs-Konto 2023 erworben wurde, wird mit einer Belastung von 1 Tag auf dem Bewegungskonto „Kreditierte Ansprüche“ verrechnet, und 1 genommener Tag wird mit einer Gutschrift auf dem Bewegungskonto „Verbrauchte Ansprüche“ verrechnet. 

 

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