Setzen des Genehmigungskreislaufs von Timmi Zeiterfassung

Vor Beginn

Dieses Blatt erklärt, wie Sie den Genehmigungsweg für Stundenblätter in Timmi Zeiterfassung setzen. Dazu benötigen Sie die Berechtigung zur Einstellung der App. 

Wenn Sie Manager, Teamleiter oder Genehmigender von Stundenblättern sind und automatische Genehmigungen setzen möchten, müssen Sie den Verantwortlichen für die Lösung in Ihrem Betrieb fragen. 

Bestimmen des Genehmigungswegs

Die Einstellungen für den Genehmigungskreislauf finden Sie unter Einstellungen > Genehmigungskreislauf.

Sie können einen neuen Genehmigungsschritt setzen, indem Sie auf Einen Schritt hinzufügen klicken.

Wählen Sie für jeden Schritt eine Bedingung und einen Genehmigenden aus. 

Wahl des Freigebers

Der erste Genehmigende ist zwingend der Manager (die Person, die in der Personalakte der einreichenden Person als Manager eingetragen ist). Der Manager ist nämlich am ehesten in der Lage, die Arbeitszeit der einreichenden Person zu überwachen.

Für die nächsten Schritte haben Sie die Wahl zwischen den folgenden Genehmigenden:

  • einen bestimmten Benutzer (unter den bestehenden Benutzern)
  • der Managers des Managers
  • der Abteilungsleiter
  • Freigeber der Stundenblätter

Wenn ein Schritt im Genehmigungskreislauf die Genehmigung des Genehmigenders der Stundenblätter erfordert, erscheint ein neues Feld in der Personalakte, wo Sie den Genehmigender der Stundenblätter für jede einreichende Person ausfüllen können.

Wahl der Bedingung

Sie können wählen, unter welcher Bedingung die Bestätigung des Genehmigenden eingeholt wird:

  • immer 
  • nur wenn variable Lohnbestandteile gebucht wurden
  • nur wenn Warnungen aufgehoben wurden
  • wenn variable Lohnbestandteile oder Warnungen berechnet wurden
  • nur wenn kritische Warnungen aufgehoben wurden

Hinweis: „Variable Vergütungskomponenten“ sind Zeiten, die auf Konten für variable Vergütungskomponenten (VVK) gebucht werden, wie sie unter Einstellungen > Zeitkonten gesetzt sind.

Wenn Sie z.B. das Konto „Jahrespauschale“ als kein VVK-Konto konfiguriert haben:

Wenn ein Genehmigungsschritt die Bedingung „nur wenn variable Vergütungskompontenten gebucht werden“ hat, wird die auf dem Konto „Jahrespauschale“ erfasste Zeit den Genehmigungsschritt nicht auslösen.

"Kritische Warnungen" blockieren nicht die Einreichung des Stundenblatts durch die einreichende Person und erscheinen rot auf dem Stundenblatt: So ist die Warnung hervorgehoben und ermöglicht es Managern und Administratoren, über anormale Situationen Bescheid zu wissen und die notwendigen Maßnahmen zu treffen. Das Ziel ist, den Wert der Selbsteinreichung zu gewährleisten und gleichzeitig Managern und Administratoren die Möglichkeit zu geben, über einen kritischen Punkt informiert zu werden. 

Verfolgen der Schritte

Wenn eine Bedingung nicht erfüllt ist (Bsp.: kein kritischer Alarm identifiziert, kein VVK gemeldet, Genehmigender nicht ausgefüllt), die Genehmigung des Genehmigenden wird nicht eingeholt und der Schritt wird automatisch genehmigt.

Gibt es weitere Schritte, geht der Kreislauf zum nächsten Schritt über. Solange es noch Genehmigungsschritte gibt, befindet sich das Stundenblatt im Status „Wartet auf Genehmigung“.

Wenn der letzte Schritt genehmigt wurde, wechselt das Stundenblatt in den Status „Genehmigt“.

Bei dem unten beschriebenen Kreislauf wird eine Zeiterfassung zuerst an den Manager zur Genehmigung gesendet und dann an den Manager des Managers nur in dem Fall, wenn Zeiten auf ein oder mehrere Zeitkonten gebucht wurden:

Sie finden den Genehmigungsverlauf eines Stundenblatts im Tab Zeiten, indem Sie oben rechts auf die Uhr klicken:

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