Bevor Sie beginnen
Dieses Merkblatt erklärt, wie eine Rolle einem/einer oder mehreren Benutzern:innen zugewiesen werden kann.
Eine Rolle ist eine Anzahl von Rechten, die für den/die Benutzer:in festlegen, welche Rolle ihm/ihr zugeordnet wird, was er/sie berechtigt ist zu sehen und/oder zu tun, wenn er/sie sich mit Lucca verbindet. Dies beantwortet folgende Frage: Auf welche Anwendungen haben die Benutzer:innen mit dieser Rolle Zugriff? Welche Daten können sie sehen und was können sie an diesen ändern?
Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie eine Rolle einstellen, gehen Sie zu diesem Merkblatt: Rollen auf Lucca einstellen.
Nachdem die Rolle eingestellt wurde, kann Sie den Benutzer:innen zugeordnet werden:
- über die Benutzerdatei (auch „Personalakte“ genannt),
- über die Verwaltungsschnittstelle der Rollen,
- über das Importmodul der Lucca-Benutzer:innen. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie die Rollen einer größeren Anzahl an Mitarbeitenden bearbeiten möchten.
Um einem/einer Benutzer:in eine Rolle zuweisen zu können, müssen Sie über die Berechtigung „Rollen von Mitarbeitenden bearbeiten“ verfügen.
Zuweisen einer Rolle über die Benutzerdatei
Sie können Benutzer:innen eine Rolle über das Modul der Mitarbeitendenverwaltung zuweisen. Dieses kann in dem entsprechenden Tab „Personalakte“ (manchmal auch Benutzerdatei genannt (2)) oben rechts im Bildschirm (1) aufgerufen werden.
Sie können anschließend den/die gewünschten Mitarbeitende:n auswählen (3) und seine/ihre sekundäre oder primäre Rolle im Abschnitt „Anwendungsdaten“ (4) bearbeiten.
Lucca bietet die beiden folgenden Arten von Rollen:
- Die primäre Rolle entspricht den hauptsächlichen Zugriffsrechten eines/einer Benutzers:in. Ein:e Benutzer:in kann über nur eine primäre Rolle verfügen.
- Die sekundäre Rolle ermöglicht, zusätzlich zur primären Rolle, den Zugriff auf weitere Funktionen. Ein:e Benutzer:in kann über mehrere sekundäre Rollen verfügen. Die sekundären Rollen werden meist verwendet, um die primäre Rolle mit zusätzlichen Funktionen zu vervollständigen, die sich an bestimmte Mitarbeitende richten.
Zuweisen einer Rolle mit Zugriff auf die Rollenverwaltung
Wenn Sie Zugriff auf die Schnittstelle der Rollenverwaltung haben, können Sie Mitarbeitende hinzufügen, indem Sie der Vorgehensweise des nachstehend abgebildeten GIFs folgen:
Zuweisen einer Rolle über das Importmodul der Lucca-Benutzer:innen
Sie können zahlreiche Rollenänderungen in Lucca anhand des folgenden Merkblatts vornehmen: Importieren von Mitarbeitendendaten.
Folgende Variablen müssen Spaltenüberschriften entsprechen:
- RolePrincipal für eine primäre Rolle
- Roles für eine sekundäre Rolle
Zuweisungsregeln einer primären Rolle
Bei der Bearbeitung der primären Rolle einzelner Mitarbeitender wird Ihnen als Administrator:in der Lucca-Tools eine nach bestimmten Kriterien erstellte Liste der Rollen angezeigt, die Sie verwenden können:
Für die Verwendung der Rollenverwaltungsoberfläche gibt es ein dediziertes Datenblatt.
1. Kategorie der primären Rolle:
Die bei der Bearbeitung ausgewählte primäre Rolle muss derselben Kategorie oder einer geringeren Kategorie als der primären Rolle des/der Benutzers:in entsprechen, der/die die Bearbeitung durchführt.
2. Sicherheit der Berechtigung „Verwaltung von Rollen und API-Schlüsseln“:
Eine Rolle mit der Berechtigung „Verwaltung von Rollen und API-Schlüsseln“ kann nur zugewiesen werden, wenn Sie nicht selbst über diese verfügen.
3. Verknüpfen von Rollen mit Betrieben:
Im Allgemeinen ermöglicht die Verwaltungsschnittstelle der Rollen die Zuordnung von Betrieben zu einer Rolle, um die Personengruppe festzulegen, für die die Rolle Aktionen ermöglicht (siehe Erläuterungsblatt).
Um die Rolle eines/einer Benutzers:in aus der Mitarbeitendendatei zu ändern, müssen Sie in der Mitarbeitendenanwendung über die Berechtigung „Rollen von Mitarbeitenden bearbeiten“ verfügen . Die Liste der Rollen, die zugewiesen werden können, ist je nach verknüpftem Betrieb des/der Mitarbeitenden unterschiedlich, der/die die Bearbeitung durchführen möchte.
Die ausgewählte primäre Rolle muss folgende Bedingungen erfüllen:
- mindestens einen Betrieb mit der Rolle gemeinsam haben,
- der verknüpfte Betrieb muss dem „Betrieb des/der Mitarbeitenden“ entsprechen.
Beispiel:
Ein:e Administrator:in verfügt über eine Rolle mit der Berechtigung „Bearbeiten der Mitarbeitendendaten in Lucca“ und diese Rolle ist mit dem Betrieb „Lucca A“ verknüpft.
In diesem Fall kann er/sie nur die mit mindestens dem Betrieb „Lucca A“ verknüpften Rollen sowie die Rollen mit der Option „Betrieb des/der Benutzers:in“ zuweisen.
Hinweis : Ein:e Benutzer:in:r kann die Berechtigung „Bearbeiten der Mitarbeitendendaten in Lucca“ durch mehrere Rollen erhalten (primäre oder sekundäre Rolle(n)). In diesem Fall ermöglichen alle mit Betrieb verknüpften Rollen, die Liste der zugewiesenen primären Rollen zu filtern.