Bevor Sie beginnen
Manchmal werden Mitarbeitende in ein anderes Land oder einen anderen Betrieb versetzt. Wenn mehrere Ihrer Betriebe Lucca-Lösungen verwenden, müssen die erforderlichen Änderungen im Stammblatt der Mitarbeitenden vorgenommen werden.
Ordnen Sie dem Vertrag einfach im Abschnitt Verträge der Personalakte der Mitarbeitenden einen Zusatz zu:
Geben Sie dann die Informationen für die Änderung ein (Betrieb, Sozial- und Berufskategorie...). Ebenso das Gültigkeitsdatum:
Die aktualisierten Informationen werden direkt zum aktuellen Vertrag der Mitarbeitenden hinzugefügt:
Timmi Abwesenheiten
Wenn Sie Timmi Abwesenheiten haben, gehen Sie zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Vertragsänderung in das Stammblatt der betreffenden Mitarbeitenden, um ihr Profil für Timmi Abwesenheiten an ihre neuen Erwerbsrechte anzupassen. Gehen Sie dazu zu „Anwendungsdaten“.
Die Mitarbeitenden sehen immer die Konten, die für die beiden Betriebe spezifisch sind, in ihren Zählern für Timmi Abwesenheiten.
In unserem Beispiel kann Chloé sowohl ihren bezahlten Urlaubstage-Saldo (Lucca FR) als auch ihren Saldo für Jahresurlaub (Lucca UK) anzeigen. Wenn Sie ihnen keinen Zugriff mehr auf ein Konto gewähren möchten, müssen Sie auf Timmi Abwesenheiten > Gutschreiben/Belasten der Mitarbeitenden zugreifen und auf dem betreffenden Konto einen Saldo von Null festlegen. Genaueres finden Sie in diesem Hilfeblatt.
Achten Sie darauf, diese Änderung nur vorzunehmen, wenn Sie den Lohnbuchhaltungs-Export des Monats vor dem Wechsel des Betriebs abgeschlossen haben.
Cleemy Spesenabrechnung
Wenn Sie über Cleemy Spesenabrechnung verfügen und die einreichende Person ein:e versetzte:r Mitarbeitende:r ist, müssen Sie den Betrieb im Stammblatt der Mitarbeitenden erst ändern, nachdem Sie die Posten zur Buchhaltung exportiert haben.
Auf diese Weise werden die Kosten des früheren Betriebs und nicht des zukünftigen belastet.
Was geschieht mit den Ausgaben von Benutzer:innen, wenn sie den Betrieb wechseln?
Ihre Spesen werden für den vorherigen Betrieb gespeichert, und die Mitarbeitenden können sie nicht in Form von Spesenabrechnungen einreichen.
Daher ist Folgendes erforderlich:
- Entweder verknüpfen Sie die Benutzer:innen mit ihrem früheren Betrieb, damit sie ihre Spesen als Spesenabrechnung einreichen können. Wenn der Tab „Spesen“ leer ist, können Sie den Betrieb ändern.
- Oder Sie bitten die Mitarbeitenden, die Spesen erneut einzugeben, damit sie bei der Versetzung berücksichtigt werden.
Seien Sie vorsichtig, denn die Neueingabe führt dazu, dass diese Ausgaben im Vorfeld gelöscht werden. Um sie zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol in der Zeile der betreffenden Ausgabe, wie im folgenden Screenshot zu sehen:
Timmi Zeiterfassung
Die Stundennachweise der Mitarbeitenden hängen von der Regelung ab, der sie durch ihren Arbeitszyklus zugeordnet sind.
Wenn die Mitarbeitenden ihren Arbeitszyklus ändern oder ihr zukünftiger Betrieb nicht denselben Regelungen in Timmi Zeiterfassung unterliegt, muss der zukünftige Arbeitszyklus im Benutzer:innenstammblatt angegeben sein.
Achtung: Analysen können auf Benutzer:innen, Abteilungen und/oder Betriebe beschränkt sein.
Wenn dies bei Ihrer Basis der Fall ist, dann:
- Ist es wichtig zu prüfen, ob die Mitarbeitenden ihre Stundennachweise vor Ablauf des alten Vertrags eingegeben haben.
- Wenn die Mitarbeitenden ihren neuen Vertrag begonnen haben, denken Sie daran, die Abteilung bei Bedarf im Benutzer:innenstammblatt zu bearbeiten und zu überprüfen, ob sie Zugriff auf die Analysen haben, die ihrem neuen Vertrag entsprechen.
- Wenn Sie vergessen, die Stundennachweise des alten Vertrags einzugeben, und die Mitarbeitenden keinen Zugriff mehr auf die Analysen ihres alten Betriebs haben (z. B. Kostenstellen), müssen Sie die Datumsangaben ihrer Verträge vorübergehend ändern (das Enddatum des vorherigen Vertrags und das Startdatum des nächsten Vertrags in die Zukunft verschieben). So erhalten sie wieder Zugang zu den Analysen des früheren Betriebs. Sobald ihre Stundennachweise eingereicht wurden, können Sie die richtigen Vertragsdaten wieder einstellen.
- Falls der neue Vertrag im Benutzer:innenstammblatt verspätet erstellt wird und den Mitarbeitenden weiterhin Zeit für die Analyse des alten Vertrags verbucht wird, muss für die entsprechenden Stundennachweise die Bestätigung aufgehoben oder abgelehnt und die Zeiterfassungen gelöscht oder korrigiert werden.
Timmi Projekte
Timmi Projekte basiert auf dem Konzept der Organisation, einer Organisation, die mehrere Betriebe im selben Land kombinieren kann.
Wenn die Mitarbeitenden in einen Betrieb versetzt werden, der derselben Organisation angehört, trägt ihre Tätigkeit weiterhin zum Umsatz der Organisation bei. Es reicht aus, den zukünftigen Vertrag im Benutzer:innenstammblatt vorherzusehen.
Wenn der neue Betrieb zu einer anderen Organisation gehört, muss der Transfer vorbereitet werden, damit die von den Mitarbeitenden eingereichten Aktivitäten korrekt mit den Organisationen verknüpft werden. Daher ist Folgendes erforderlich:
- Geben Sie den zukünftigen Vertrag im Benutzer:innenstammblatt ein (tragen Sie ggf. die Kosten und den individuellen Preis der Mitarbeitenden in ihrem zukünftigen Betrieb ein).
- Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden ihre Stundennachweise aus dem alten Vertrag angegeben haben, bevor sie zum neuen Vertrag wechseln.
Falls der neue Vertrag im Benutzer:innenstammblatt verspätet erstellt wird und den Mitarbeitenden weiterhin Zeit für Projekte der vorherigen Organisation verbucht wird, muss für die entsprechenden Stundennachweise die Bestätigung aufgehoben oder abgelehnt und die Zeiterfassungen gelöscht oder korrigiert werden, ehe der neue Vertrag im Benutzer:innenstammblatt erstellt wird.