Bevor Sie beginnen
Die Angestelltennummer ist der eindeutige Benutzername, der Mitarbeitende in Ihrem Lohnbuchhaltungssystem identifiziert. Um den Export von Mitarbeitendendaten, Abwesenheiten und Gehaltsbestandteilen in Ihr Lohnbuchhaltungssystem zu vereinfachen, haben Sie die Möglichkeit, die Erstellung der Angestelltennummer bei Erstellung neuer Mitarbeitender in Lucca zu automatisieren.
Konfigurieren der Vorlage für die Angestelltennummer, die Ihrem Betrieb zugeordnet ist
Zur Abstimmung mit Ihrem System für die Lohnbuchhaltung haben Sie die Möglichkeit, das Format für die Erfassung der Angestelltennummer in Lucca anzupassen.
Im Menü Mitarbeitende > Konfiguration > Defaultmäßige Werte (Sie müssen die Berechtigung „Defaultmäßige Werte festlegen“ in der Anwendung „Mitarbeitende“ haben):
Geben Sie die Vorlage(n) für das Format der Angestelltennummer ein.
Anhand der Tags unten können Sie den Inhalt und die Länge der generierten Angestelltennummern konfigurieren.
- Benennen Sie Ihre Vorlage.
- Erstellen Sie das Format der Angestelltennummer mithilfe der verfügbaren Tags. Ein Link ermöglicht die Vorschau der Angestelltennummer.
- Speichern Sie Ihre Vorlage.
Sie können beliebig viele Vorlagen hinzufügen.
Verfügbare Formate und Tags
Laufende Nummer
{sequence}(X) wobei X für die Gesamtzahl der Zeichen steht, ergänzt um Nullen.
Beispiel: mit dem Tag {sequence}(6) ist die höchste Angestelltennummer die „000111“, die nächste erstellte Angestelltennummer ist dann die „000112“
Zufallszeichenfolge
{random}(X) wobei X für die Anzahl der alphabetischen Zeichen [A-Z, Großbuchstaben] steht
Beispiel: mit dem Tag {random}(7) kann die Zufallszeichenfolge mit den 7 Zeichen „FKLEZHT“ gebildet werden.
Zahlen und Text kombiniert
votretexte{sequence}(X) wobei X für die Gesamtzahl der Zeichen steht, ergänzt um Nullen.
Beispiel: mit dem Tag FR{sequence}(8), bestehend aus der letzten bekannten Angestelltennummer = „FR00000036“, erhalten Sie die Angestelltennummer „FR00000037“.
Sie können vordefinierte Texttags verwenden und diese miteinander kombinieren:
{legalEntityCode}: Code für den Betrieb der Mitarbeitenden
{user_id}: Der interne Registrierungscode der Benutzer:innen in Lucca
{lastName}(X): wobei X die ersten Zeichen des Nachnamens der Mitarbeitenden ist
{firstName}(X): wobei X die ersten Zeichen des Vornamens der Mitarbeitenden ist
Beispiel: Mit dem Tag Sys-{lastName}(3)-{sequence}(4) können Sie die Angestelltennummer „SYS-GAL-0043“ für eine:n Mitarbeitende:n mit dem Nachnamen GALILEE erhalten.
Beispiel: Wenn die generierte Angestelltennummer-Sequenz mit der Nummer 200 beginnen soll, erstellen Sie die Angestelltennummer-Vorlage wie folgt: {sequence}(3;START=200).
Zuordnen der Vorlage der Angestelltennummer, die Ihren Betrieben entspricht
Automatisches Erstellen einer Angestelltennummer beim Erstellen von Mitarbeitenden
Wenn in Core HR neue Mitarbeitende erstellt werden, wird der Datensatz „Angestelltennummer“ automatisch mit der nächsten verfügbaren Angestelltennummer gemäß der defaultmäßig für Ihren Betrieb definierten Vorlage ausgefüllt.
Zur Erinnerung: Bei jeder Hinzufügung der Angestelltennummer wird die Eindeutigkeit der Angestelltennummer pro Betrieb überprüft.
Wenn die Angestelltennummer gelöscht wird, können Sie über einen Link erneut eine neue Angestelltennummer gemäß der Vorlage generieren.
Änderung des Betriebs und Erstellung der Angestelltennummer
Da es sich bei der Erstellung der Angestelltennummer um einen Vorschlag in Core HR handelt, reicht es aus, wenn Mitarbeitende den Betrieb wechseln, die Angestelltennummer vor dem Bearbeiten des Betriebs zu löschen, mit dem die Mitarbeitenden verknüpft sind.
Da die Informationen fehlen, wird ein Link angezeigt, über den Sie automatisch eine neue Angestelltennummer gemäß dem Format, das mit dem Betrieb der Mitarbeitenden verknüpft ist, generieren können.