Angehängte Dateien importieren

Bevor Sie beginnen

Mit dem Modul zum Importieren von Anhängen können Sie viele Dateien importieren, z. B. Fotos Ihrer Mitarbeitenden, Verträge, Bankkontodaten usw., die für Sie in der Personalakte der Benutzer:innen nützlich sein könnten. Dazu das Einstellrad oben rechts anklicken.

Um auf dieses Menü zuzugreifen, benötigen Sie die Berechtigung zum Importieren von Daten. Ist dies nicht der Fall, wenden Sie sich an Ihre:n Administrator:in oder an den Helpdesk.

Import von Dateien

Vorbereitung der Importdatei

Dateibenennung:

Mit dem Modul für den Dateiimport können Sie die Namen von Dateien analysieren, um deren Zuordnung zu Benutzer:innen zu erleichtern.

Es gibt 3 Arten von Analyseschlüsseln:

1. Login zu Beginn des Dateinamens suchen.
2. Suche nach dem Vornamen und dann nach dem Nachnamen am Anfang der Datei
3. Suche nach dem Nachnamen und dann nach dem Vornamen am Anfang des Dateinamens

Es wird empfohlen, bei der Benennung von Dateien ein Trennzeichen zu verwenden, damit der Schlüssel leichter erkannt und somit vom restlichen Dateinamen getrennt werden kann.

Das Trennzeichen muss zum Zeitpunkt des Imports (siehe unten) angegeben werden und muss für alle Dateien im ZIP-Ordner identisch sein.

Beispiele für Trennzeichen: "-" "_" "|"

Beispiele für Dateien mit gültiger Benennung (Schlüsseltyp, Trennzeichen):

Erstellen einer ZIP-Datei:

• Gruppieren Sie die zu importierenden Dateien in einem einzelnen Ordner.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner > 7-Zip &gt,hinzufügen zu „Dateiname.zip“ oder „In zip komprimieren“.

• Der komprimierte Ordner darf maximal 150 Dateien enthalten und eine maximale Größe von 60 MB haben.

Importieren Sie die ZIP-Datei in den Abschnitt „Dateien“.

Klicken Sie im Importmodul (Einstellrad > Import) auf „Dateien“. 

In Ihrem Dateiimport-Modul: 

1. Wählen Sie den Schlüsseltyp, der bei der Dateibenennung erkannt werden soll.  Es gibt 4 Auswahlmöglichkeiten:
   • Suche nach der Anmeldung am Anfang des Dateinamens (defaultmäßig)
   • Suche nach „Vorname Nachname“ am Anfang des Dateinamens
   • Suche nach „Nachname Vorname“ am Anfang des Dateinamens
   • Dateinamen nicht analysieren: Der Importprozess versucht nicht, Benutzer:innen zu identifizieren, die mit den Dateien verknüpft werden sollen.
2. Legen Sie das Trennzeichen fest. Auf diese Weise können Sie die Verknüpfung des Zuordnungsschlüssels für Benutzer:innen mit dem Rest des Dateinamens aufheben.
3. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option zum Umbenennen der Datei.
   Mit dieser Option können Sie den Schlüssel und das Trennzeichen des endgültigen Dateinamens extrahieren.
   Beispiel:
   • Ursprünglicher Dateiname: MDupont_Unternehmer2000-2001.pdf
   • Gesuchter Schlüssel: Login am Anfang des Dateinamens
   • Trennzeichen: "_"
   • Nach dem Importieren der endgültigen Dateien wird die Datei im Ordner von Marie Dupont als Gespräche2000-2001.pdf angezeigt.

• Klicken Sie auf „Datei hochladen“.

• Importieren

• Rufen Sie die CSV-Datei mit den drei Spalten Login, Name und ID ab.
  • Wenn der Importprozess keine:n Mitarbeitende:n für eine Datei identifizieren konnte, wird die Spalte „Login“ auf „nicht erkannt“ gesetzt.

• Entfernen Sie die Spalte „Name“ aus der Datei.
• Wenn einige Logins nicht gefunden werden konnten, füllen Sie die Spalte „Login“ wie gewohnt aus oder löschen die Zeile.
• Benennen Sie die Spalte „ID“ mit dem Code der Daten um, in die Sie Ihre Dateien einbetten möchten: zum Beispiel „Bild“ für das Foto (oder andere benutzerdefinierte Daten).
• Ihre Datei sollte wie das folgende Bild aussehen.

CSV-Dateiimport im Abschnitt „Benutzer:in“

• Importieren Sie ganz normal Ihre CSV-Datei im Modul für den Benutzer:innenimport. Sie können die entsprechende Datei Mitarbeitendendaten importieren verwenden.