Bevor Sie beginnen
In Lucca können Sie analytische Pläne einrichten, um die Kostenanalyse in Cleemy Spesenabrechnungen sowie der Aktivitäten in Timmi Zeiterfassung zu ermöglichen.
Dieser Analyseplan kann manuell ausgefüllt werden (Analytische Ausrichtungen erstellen und verwalten) oder er kann automatisch aktualisiert werden.
Automatische Aktualisierung der analytischen Ausrichtungen
Die automatische Synchronisierung erfolgt über einen FTP-Server, auf dem Sie eine CSV-Datei ablegen, die die zu erstellenden oder zu bearbeitenden analytischen Ausrichtungen enthält. Dieser FTP-Server wird einmal täglich von Lucca abgefragt, um den Import durchzuführen.
Zwei Voraussetzungen sind für die Einrichtung der automatischen Synchronisierung erforderlich:
- Einrichten eines FTP-Servers Wenn Sie bereits über einen FTP-Server verfügen, können wir diesen für die Synchronisierung verwenden. Andernfalls können wir einen FTP-Server für Sie erstellen, der von Lucca verwaltet wird.
- Die mögliche Anpassung der Datei Ihrer ERP oder Buchhaltungssoftware auf das vom Importmodul erwartete Format.
Format der Importdatei
Die auf dem FTP-Server abgelegte Datei der automatischen Synchronisierung muss im Format CSV sein und unterschiedliche Felder enthalten (die Namen müssen auf der ersten Zeile angegeben werden), darunter einige Pflichtfelder (mit * gekennzeichnet).
- Code*: Der Code muss für die Kostenstellen einer Ausrichtung eindeutig sein.
- Name*: Der Name entspricht der Bezeichnung einer Kostenstelle in der Sprache des/der Benutzers:in, der/die den Import durchführt. Wenn Sie die Sprache der Bezeichnung angeben möchten, müssen Sie so viele Spalten einfügen, wie Übersetzungen. Diese sind im Format multilingualName(xx-XX) zu verzeichnen, wobei xx-XX dem Sprachcode entspricht. Hierbei handelt es sich beispielsweise um de-DE für Deutsch, en-GB für britisches Englisch oder en-US für amerikanisches Englisch.
- axis*: Dies entspricht der Bezeichnung der Ausrichtung. Diese wird in der Verwaltungsschnittstelle der Ausrichtungen oben rechts angezeigt.
- active: Ermöglicht, eine Kostenstelle mit dem Wert false zu archivieren oder mit dem Wert true wieder zu aktivieren.
- Verbindungen zwischen den Kostenstellen:
- childrenAxisSections ermöglicht, die untergeordnete(n) Kostenstelle(n) einer Kostenstelle aufzulisten. Wenn Sie ganze Zahlen für Ihre Codes gewählt haben, könnte das Importmodul diese mit den Bezeichnungen der Ausrichtungen verwechseln. Verwenden Sie deshalb bevorzugt childrenAxisSections.code
- parentAxisSections funktioniert auf identische Art und Weise, jedoch für die Zeilen der untergeordneten Elemente.
- isPublic: akzeptiert den Wert true, wenn die Achse für alle Benutzer:innen sichtbar ist, oder false. In diesem Fall müssen Sie Einschränkungen für Benutzer:innen oder Abteilungen angeben.
Die Zugriffseinschränkungen werden über vier Felder verwaltet. Hier können Sie Personen oder Abteilungen angeben, die diese Kostenstelle zuweisen dürfen. Verwenden Sie hierfür eine Spalte mit Kommas als Trennzeichen oder eine neue Spalte je zulässigem Element.
- Abteilungen: Geben Sie die Bezeichnung der zulässigen Abteilungen an, die diese Kostenstelle zuweisen dürfen.
- departmentsWithSubs: agiert wie Abteilungen , mit der Ausnahme, dass die Unterabteilungen der angegebenen Abteilungen ebenfalls automatisch mit einbezogen werden.
- users: ermöglicht die Benutzer:innen anzugeben, die auf diese Kostenstelle Zugriff haben, indem Sie deren Login angeben. Sie können ebenfalls weitere eindeutige Anmeldedaten des/der Benutzers:in angeben, wie E-Mail-Adressen. Für mehr Sicherheit können Sie als Feldbezeichnungen users.mail, users.login, usw. verwenden. um dem Importmodul zu signalisieren, welche Daten Sie verwenden.