Einrichten der automatischen Aktualisierung der analytischen Pläne

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In Lucca können Sie analytische Pläne einrichten, um die Kostenanalyse in Cleemy Spesenabrechnungen sowie der Aktivitäten in Timmi Zeiten zu ermöglichen.

Dieser analytische Plan kann manuell (Erstellen und Verwalten der analytischen Ausrichtungen) oder automatisch aktualisiert werden.

Automatische Aktualisierung der analytischen Ausrichtungen

Die automatische Synchronisierung erfolgt über einen FTP-Server, auf dem Sie eine CSV-Datei ablegen, die die zu erstellenden oder zu bearbeitenden analytischen Ausrichtungen enthält. Dieser FTP-Server wird einmal täglich von Lucca abgefragt, um den Import durchzuführen. 

Zwei Voraussetzungen sind für die Einrichtung der automatischen Synchronisierung erforderlich:

  • Einrichten eines FTP-Servers Wenn Sie bereits über einen FTP-Server verfügen, können wir diesen für die Synchronisierung verwenden. Andernfalls können wir einen FTP-Server für Sie erstellen, der von Lucca verwaltet wird.
  • Die mögliche Anpassung der Datei Ihrer ERP oder Buchhaltungssoftware auf das vom Importmodul erwartete Format.

Format der Importdatei

Die auf dem FTP-Server abgelegte Datei der automatischen Synchronisierung muss im Format CSV sein und unterschiedliche Felder enthalten (die Namen müssen auf der ersten Zeile angegeben werden), darunter einige Pflichtfelder (mit * gekennzeichnet).

  • Code*: Der Code muss für die Kostenstellen einer Ausrichtung eindeutig sein.
  • Name*: Der Name entspricht der Bezeichnung einer Kostenstelle in der Sprache des Benutzers, der den Import durchführt. Wenn Sie die Sprache der Bezeichnung angeben möchten, müssen Sie so viele Spalten einfügen, wie Übersetzungen. Diese sind im Format multilingualName(xx-XX) zu verzeichnen, wobei xx-XX dem Sprachcode entspricht. Hierbei handelt es sich beispielsweise um de-DE für Deutsch, en-GB für britisches Englisch oder en-US für amerikanisches Englisch.
  • axis*: Dies entspricht der ID der Ausrichtung. Diese wird in der Verwaltungsschnittstelle der Ausrichtungen oben rechts angezeigt.

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  • active: Ermöglicht, eine Kostenstelle mit dem Wert false zu archivieren oder mit dem Wert true wieder zu aktivieren.
  • Verbindungen zwischen den Kostenstellen:
    • childrenAxisSections ermöglicht, die untergeordnete(n) Kostenstelle(n) einer Kostenstelle aufzulisten. Wenn Sie ganze Zahlen für Ihre Codes gewählt haben, könnte das Importmodul diese mit den IDs der Ausrichtungen verwechseln. Verwenden Sie deshalb bevorzugt childrenAxisSections.code.
    • parentsAxisSections funktioniert auf identische Art und Weise für die Zeilen der untergeordneten Elemente.
  • isPublic: entspricht true, wenn die Ausrichtung allen Benutzern angezeigt wird oder false, wenn Sie Einschränkungen für bestimmte Benutzer oder Abteilungen festgelegt haben.

Die Zugriffseinschränkungen werden über vier Felder verwaltet. Hier können Sie Personen oder Abteilungen angeben, die diese Kostenstelle zuweisen dürfen. Verwenden Sie hierfür eine Spalte mit Kommas als Trennzeichen oder eine neue Spalte je zulässigem Element.

  • Abteilungen: Geben Sie die Bezeichnung der zulässigen Abteilungen an, die diese Kostenstelle zuweisen dürfen.
  • departmentsWithSubs: agiert wie Abteilungenmit der Ausnahme, dass die Unterabteilungen der angegebenen Abteilungen ebenfalls automatisch mit einbezogen werden.
  • users: ermöglicht die Benutzer anzugeben, die auf diese Kostenstelle Zugriff haben, indem Sie deren Login angeben. Sie können ebenfalls weitere eindeutige Anmeldedaten angeben, wie E-Mail-Adressen. Eine sichere Wahl besteht aus den Feldern users.mail, users.login usw., um dem Importmodul zu signalisieren, welche Daten Sie verwenden.

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