Bevor Sie beginnen
Bestimmte Lucca-Anwendungen können mit Drittanbietersoftware synchronisiert werden. Dieses Merkblatt führt die möglichen Synchronisierungen mit der jeweiligen Methode auf.
Sollten Sie Unterstützung bei der Einrichtung dieser Synchronisierungen benötigen, ist dieser Dienst auf Anfrage (kostenpflichtig) möglich.
Synchronisierungsmethoden
Wir bieten Ihnen drei Methoden an:
- durch die Ablage einer Datei auf einem FTP-Server
- über API (Beschreibung hier)
- durch einen Webservice
Je nachdem, was synchronisiert werden soll, eignen sich bestimmte der verfügbaren Methoden oder auch nicht. Die jeweiligen Abschnitte zu den verfügbaren Synchronisierungen enthalten weitere Details.
Je nach Synchronisierungsmethode müssen Sie Folgendes zuvor planen:
- Bereitstellung eines FTP-Servers: Sie haben hierbei die Wahl, Ihren FTP-Server oder den Lucca-Server zu verwenden. Um einen Lucca-FTP-Server zu erstellen, wenden Sie sich bitte an den Lucca-Helpdesk
- Erstellen eines API-Schlüssels: Hier ist das Merkblatt.
- Aktivierung des Moduls Webservice. Wenden Sie sich dazu bitte an den Lucca-Helpdesk.
Die unterschiedlichen Synchronisierungsarten
Nachstehend finden Sie eine Beschreibung der Synchronisierungen, die unseren Kunden:innen am häufigsten angefragt werden, begleitet von den verfügbaren Methoden und der Beschreibung des Funktionsprinzips.
Wenn Sie die Synchronisierung, die Sie einrichten möchten, in dieser Liste nicht finden, zögern Sie nicht, uns über den Lucca-Helpdesk zu kontaktieren, damit wir die Machbarkeit bestätigen können.
Synchronisierung der Benutzer:innen
Jede:r Benutzer:in verfügt in Lucca über eine Benutzer:innendatei, die alle nötigen persönlichen Angaben enthält, um den einwandfreien Betrieb der Lucca-Lösungen sowie den Zugang auf die unterschiedlichen Lösungen zu gewährleisten.
Ohne diese Benutzer:innendatei kann der/die Benutzer:in nicht auf die Plattform zugreifen oder die Lösungen verwenden.
Die Synchronisierung von Benutzer:innen (Erstellung und Bearbeitung) kann in beide Richtungen von einer externen Anwendung zu Lucca und umgekehrt erfolgen. Die Synchronisierung von Lucca in Richtung einer externen Anwendung erfordert die Anwendung Core HR.
Von Lucca auf eine externe Software (Core HR)
- über einen FTP-Server
Die Erstellung und Bearbeitung von Benutzer:innen kann mithilfe einer Datei im gewünschten Format erfolgen, die regelmäßig auf einem FTP-Server von Lucca oder auf Ihrem eignen Server über das Exportmodul der Lösung Core HR hinterlegt wird.
Das Exportmodul wird im folgenden Merkblatt beschrieben.
- über API
Die Erstellung und Bearbeitung von Benutzer:innen kann über API erfolgen. Hier finden Sie unsere Dokumentation zu diesem Thema.
Von einer externen Software auf Lucca
- über einen FTP-Server
Die Benutzer:innen können täglich über die Hinterlegung einer Datei im Lucca-Format auf einem FTP-Server von Lucca oder auf Ihrem eigenen erstellt und bearbeitet werden.
Das erwartete Format wird im folgenden Merkblatt beschrieben.
- über API
Die Benutzer:innen können über API erstellt und bearbeitet werden. Hier finden Sie unsere Dokumentation zu diesem Thema.
Synchronisierung der analytischen Ausrichtungen
Die analytischen Ausrichtungen werden von mehreren Lösungen in Lucca verwendet, um diese zu qualifizieren und anschließend zu analysieren. Dies ist vor allem der Fall für in Lucca Timesheet eingegebene Aktivitäten oder in Lucca Expenses eingegebene Kosten. In beiden Fällen ermöglicht ein Drop-Down-Menü die Aktivität oder Kosten mit einer oder mehreren bestimmten Kostenstellen zu verknüpfen.
Die Synchronisierung der analytischen Ausrichtungen kann über die externe Lösung nach Lucca über den FTP-Server oder die API geschehen.
- über einen FTP-Server
Die Erstellungen und Bearbeitungen der Kostenstellen können durch das Ablegen einer Datei im Lucca-Format auf einem FTP-Server von Lucca oder Ihrem eignen integriert werden.
Das erwartete Format wird im folgenden Merkblatt beschrieben.
- über APIs
Die Erstellungen und Bearbeitungen der Kostenstellen können über APIs integriert werden. Hier finden Sie unsere Dokumentation zu diesem Thema.
Synchronisierung des Buchhaltungs-Exports und/oder der Lucca Expenses
Das Exportmodul von Lucca Expenses ermöglicht Folgendes zu erzeugen:
- Eingabedateien im Format Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihres ERP, basierend auf den von den Mitarbeitenden eingereichten Kosten.
- Exporte für Ihre Lohnbuchhaltungssoftware.
Die Synchronisierung des Exports geschieht in Lucca Expenses mit Ihrer Software durch die regelmäßige Ablage auf einem FTP-Server von Lucca oder Ihrem eigenen Server.
Das Dateiformat kann direkt über die Benutzeroberfläche von Lucca Expenses konfiguriert werden, um den Anforderungen der Buchhaltungssoftware gerecht zu werden (Merkblatt). Die Vorgehensweise zum Einrichten der Synchronisierung ist im folgenden Merkblatt beschrieben.
Synchronisierung der in Lucca Absences eingegebenen Abwesenheiten
Die in Lucca Absences eingegeben Abwesenheiten werden mit einer Drittanbietersoftware über einen FTP-Server, einen Webservice und eine API synchronisiert.
- über einen FTP-Server
Eine Exportdatei im Format der Lohnbuchhaltungs- oder Drittanbietersoftware, die alle Abwesenheiten eines bestimmten Zeitraums enthält, kann auf einem FTP-Server von Lucca oder auf Ihrem eigenen abgelegt werden. Weitere Informationen finden Sie hier im Merkblatt zum Export in die Lohnbuchhaltung und im Merkblatt zum Export in eine andere Art von Software von Drittanbietern.
- über den Webservice der Abwesenheiten
Nutzen Sie den Webservice der Abwesenheiten, um diese in Echtzeit zu synchronisieren. Das Modul wird im folgenden Merkblatt beschrieben.
- über APIs
Die Abwesenheiten können ebenfalls über APIs abgerufen werden. Hier finden Sie unsere Dokumentation zu diesem Thema.
Synchronisierung des Exports der Aktivitäten und/oder Zeiten in Lucca Timesheet
Die in Lucca Timesheet eingegeben Zeiten können mit einer Drittanbietersoftware über einen FTP-Server und eine API synchronisiert werden.
- über einen FTP-Server
Der Export der Zeiten, der alle Zeiten enthält, die sich auf Aktivitäten oder Überstunden eines gewissen Zeitraums beziehen, kann auf einem FTP-Server von Lucca oder auf Ihrem eignen abgelegt werden. Weitere Informationen finden Sie hier im Merkblatt.
- über APIs
Die eingegebenen Zeiten können ebenfalls über die API abgerufen werden. Finden Sie hier die Dokumentation zu dem Thema.