Bevor Sie beginnen
Der Import der analytischen Ausrichtungen über die spezifische Schnittstelle ist durch Klicken auf das Zahnrad der Einstellungen oben rechts Ihrer Umgebung möglich.
Sie benötigen die Berechtigung für den Datenimport, um auf dieses Menü zugreifen zu können.
Sollte dies nicht der Fall sein, stellen Sie einen Antrag bei Ihrem Administrator oder Helpdesk.
Importieren der analytischen Ausrichtungen
Pfad: Zahnrad (oder Einstellungen) > Import > Abteilung „Kostenstellen“
Hier ist ein Beispiel einer Importdatei für analytische Ausrichtungen
Die vom Importmodul unterstützten Dateiformate sind .csvmit einem Semikolon als Trennzeichen oder .txt.
Die zu importierende Datei enthält Spalten, die Pflichtdaten enthalten:
- Code: muss für die Kostenstellen der gleichen Achse eindeutig sein.
- Name: Bezeichnung einer Kostenstelle in der Sprache des/der Benutzer(s):in, der den Import durchführt. Wenn Sie die Sprache der Bezeichnung angeben möchten, müssen Sie so viele Spalten einfügen, wie Übersetzungen. Diese sind im Format name(xx-XX) zu verzeichnen, wobei xx-XX dem Sprachcode entspricht. Hierbei handelt es sich beispielsweise um de-DE für Deutsch, en-GB für britisches Englisch oder en-US für amerikanisches Englisch.
- axisid: Bezeichnung der Ausrichtung. Diese wird in der Verwaltungsschnittstelle der Ausrichtungen oben rechts angezeigt.
Weitere optionale Daten, jedoch keine erforderlichen Daten, können hinzugefügt werden, um die Berechtigungen einer bestimmten Personengruppe weiterhin einzuschränken:
- isactive: ermöglicht eine Kostenstelle mit dem Wert false zu archivieren oder mit dem Wert true wieder zu aktivieren.
- isPublic: akzeptiert den Wert true, wenn die Achse Public und für alle Benutzer:innen sichtbar ist.
Wenn Sie false wählen, müssen Sie Einschränkungen für Benutzer:innen (identifiziert durch Login, E-Mail oder wenn Sie keine Homonyme haben, Name+Vorname), Abteilungen oder Betriebe der einzelnen Spalten angeben. Diese müssen nacheinander aufgezählt und mit einem Komma als Trennzeichen getrennt werden.
Aktualisieren der Kostenstellen
Sie können Ihre Kostenstellen in großen Mengen mit einer Importdatei aktualisieren, die dasselbe Format wie für den Import aufweist. Die Spalte axis darf jedoch nicht der Spalte A entsprechen, um eine keine analytische Ausrichtung zu deaktivieren. Das nachstehende Beispiel zeigt eine analytische Ausrichtung mit dem Code 123 und der Ausrichtung 1:
Automatisieren des analytischen Datenflusses
Sie können automatische Imports planen.
Die zu importierende Datei muss sich auf einem FTP-Server befinden, der täglich abgefragt wird. Das zu verwendende Dateiformat ist mit dem des manuellen Imports identisch.
Import von über-/untergeordneten Dateien
Verbindungen zwischen den Kostenstellen:
- childrenAxisSections ermöglicht, die untergeordnete(n) Kostenstelle(n) einer Kostenstelle aufzulisten. Wenn Sie ganze Zahlen für Ihre Codes gewählt haben, könnte das Importmodul diese mit den Bezeichnungen der Ausrichtungen verwechseln. Verwenden Sie deshalb bevorzugt childrenAxisSections.code
- parentAxisSections funktioniert auf die gleiche Weise, jedoch auf untergeordneten Elementen.
Defaultmäßiger Import der analytischen Werte für die Benutzer:innen
Sie können Ihren Mitarbeitenden analytische Ausrichtungen zuordnen. Diese Daten können in der Benutzerdatei angezeigt und bearbeitet werden.
Damit eine Ausrichtung einem/einer Mitarbeitenden zugeordnet werden kann, muss die Option „Wird in der Benutzerdatei angezeigt“ der gewünschten Ausrichtung aktiviert werden.
Der Benutzerwert muss in der Datendatei angegeben werden, die Sie aus Benutzerdaten importieren.
Der Name der für den Import zu verwendenden Spalte lautet „axisValues.code“. Hier muss der Code der Kostenstelle eingegeben werden, die mit dem/der Benutzer:in verknüpft werden soll.
Wenn mehrere Ausrichtungen aktiviert sind, kann ein defaultmäßiger Wert eingegeben werden, indem mehrere Felder mit der Bezeichnung „axisValues(1).code“, „axisValues(2).code“ usw. verwendet werden. Geben Sie in Klammern die Bezeichnung der jeweiligen Ausrichtung an, die auf der Verwaltungsschnittstelle der analytischen Ausrichtungen angezeigt wird.
Schließlich unterliegt die Liste aller einem/einer Benutzer:in zugeordneten Ausrichtungen der Regel Löscht und ersetzt: Wenn mindestens eine Spalte „axisValue“ in der von Ihnen importierten Datei vorhanden ist, haben alle in dieser Datei aufgeführten Benutzer:innen Zugriff auf die vollständig zurückgesetzte Liste der enthaltenen Ausrichtungen, selbst wenn nur die Werte einer Ausrichtung importiert wurden.