Bevor Sie beginnen
Um die Datenerfassung zu gewährleisten, ermöglicht Lucca lediglich die Archivierung einer Abteilung, jedoch nicht die Löschung. Hierfür müssen Sie zuerst alle Benutzer:innen der Abteilung und Unterabteilungen auf eine andere Abteilung übertragen. Dieses Merkblatt erklärt Ihnen, wie es geht:
- Zugriff auf das Verwaltungsmodul der Abteilungen
- Übertragen der Benutzer:innen einer Abteilung auf eine andere
- Archivieren einer Abteilung
Zugriff auf das Verwaltungsmodul der Abteilungen
Die Einstellungen dieser Abteilungen erfolgen über das Zahnrad oben rechts im Bildschirm und durch Klicken auf den Tab „Abteilungen“.
Übertragen der Benutzer:innen einer Abteilung auf eine andere
Die Verwaltungsschnittstelle der Abteilungen ermöglicht Ihnen, große Gruppen von Benutzer:innen von einer Abteilung auf eine andere zu übertragen.
Klicken Sie hierfür zuerst auf die gewünschte Abteilung, um die verknüpften Benutzer:innen rechts im Bildschirm anzuzeigen. Wählen Sie die Benutzer:innen aus, die Sie übertragen möchten, und klicken Sie anschließend auf „Übertragen“. Jetzt können Sie die Zielabteilung im Dropdown-Menü auswählen, um den Vorgang abzuschließen!
Abteilung archivieren
Da die Abteilung jetzt über keine Benutzer:innen mehr verfügt, können Sie diese archivieren, indem Sie oben rechts auf „Archivieren“ klicken:
Reaktivieren einer archivierten Abteilung
Es kann vorkommen, dass eine übergeordnete Abteilung archiviert wurde, obwohl weiterhin Mitarbeitende zugeordnet sind oder die archivierte Abteilung über verknüpfte, untergeordnete Abteilungen verfügt.
Eine archivierte Abteilung muss demnach manchmal reaktiviert werden, um diese umzubenennen oder wiederzuverwenden.
Klicken Sie in diesem Fall in der dargebotenen Dateistruktur der aktiven Abteilungen des Moduls auf „Archivierte Abteilungen anzeigen“:
Stellen Sie sicher, dass kein:e Mitarbeitende:r mehr mit der archivierten Abteilung verknüpft ist und dass diese über keine Unterabteilungen mehr verfügt.
Nach erfolgreicher Überprüfung dieser beiden Punkte klicken Sie auf:
- die archivierte Abteilung,
- die Schaltfläche „Archivierung aufheben“.
Sie können jetzt Ihre Mitarbeitenden auf eine andere aktive Abteilung übertragen oder untergeordnete Abteilungen einer anderen Abteilung zuordnen.
Geschafft!