Vor Beginn
Dieses Blatt erklärt, wie man eine neue Regelung in Timmi Zeiterfassung erstellt oder ändert.
Inhaltsverzeichnis :
Wenn Sie eine neue Population von einreichenden Personen in Timmi Zeiterfassung generieren möchten, müssen Sie einen neuen Arbeitszyklus und eine neue Regelung erstellen.
Erstellen eines neuen Arbeitszyklus
Wenn Sie eine neue Population von den einreichenden Personen unterscheiden möchten, müssen Sie ihnen einen neuen Arbeitszyklus anhand dem Zahnrad oben rechts > Arbeitszyklen erstellen.
Wenn Sie Benutzer haben, die in Stunden, in Uhrzeiten, im Modus Anwesenheiten oder Aktivität einreichen müssen, müssen Sie getrennte Arbeitszyklen erstellen. Um sie leichter unterscheiden zu können, empfehlen wir, ihnen einen klaren Namen zu geben (z.B. „Vollzeit - Stunden“, „Vollzeit - Uhrzeiten“ oder „Tagespauschale - Anwesenheit“, „Tagespauschale - Aktivitäten“).
Näheres über die Arbeitszyklen finden Sie im Blatt Erstellen und Verwalten von Arbeitszyklen.
Wenn Sie den Zyklus erstellt haben, gehen Sie zur Personalakte der betreffenden Mitarbeiter (von Mitarbeiter > Anwendungsinformationen > Arbeitszyklen) und weisen Sie ihnen diesen neuen Arbeitszyklus zu, beginnend mit dem Datum, an dem sie ihre Zeiten nach der neuen Regelung einreichen sollen.
Neue Regelung erstellen
Neue Regelung
Um eine Regelung zu erstellen, gehen Sie in Einstellungen und klicken Sie oben auf „Regelung erstellen“.
Sie können entweder eine neue Regelung erstellen oder eine bestehende Regelung kopieren.
Wir empfehlen, eine bestehende Regelung zu kopieren, die der zu erstellenden Regelung ähnelt (gleiche Art der Einreichung, gleiche Einheit des Arbeitszyklus, ähnliche Kontrollen und Zeiterfassungen).
Wie weiter unten (Einstellen der Zeiterfassung) erwähnt, erfordert die Einstellung der Zeiterfassungsregeln einer Regelung die Unterstützung durch den Support. Wenn Sie eine neue Regelung erstellen, müssen Sie sich an uns wenden.
Sie können die erstellte Regelung umbenennen, um sie leichter zu finden
Bei der Erstellung einer leeren Regelung müssen Sie Folgendes angeben:
- den Namen,
- die Art der Meldung: Anwesenheit oder Aktivität,
- die Einheit des Arbeitszyklus: Tage, Stunden oder Stundenpläne (nur für den Modus Anwesenheit),
- das Datum, an dem die Einreicung der Stunden blätter beginnt.
Einstellen der Regelungen
Festlegen der betroffenen Mitarbeiter
Verknüpfen Sie die Arbeitszyklen mit der Regelung, indem Sie auf die Zeile „Arbeitszyklen“ klicken und speichern.
In der Dropdown-Liste werden nur verfügbare Arbeitszyklen angezeigt: die keiner anderen Regelung zugeordnet sind und die sich in derselben Einheit wie die betreffende Regelung befinden (Tage, Stunden oder Uhrzeiten).
Ein Mitarbeiter kann nicht in der selben Periode an zwei Regelungen geknüpft werden. Er kann von einer Regelung zur anderen wechseln, wenn sich sein Arbeitszyklus ändert.
Festlegen der Modalitäten der Berichterstattung
Wählen Sie in den Einreichungsmodalitäten die Frequenz: Monat, Woche oder Monate in kompletten Wochen.
Wenn Sie Überstunden wöchentlich buchen, müssen Sie eine wöchentliche oder monatliche Frequenz in ganzen Wochen auswählen.
Wenn Sie nämlich eine Frequenz auf Kalendermonatsebene wählen, aber Regeln für die Zeiterfassung auf Wochenbasis parametrieren, werden im Falle einer Woche, die über zwei Monate geht, die am Wochenanfang geleisteten Überstunden erst im nächsten Monat erfasst. Sie riskieren, die Berechnung der Überstunden im folgenden Monat nicht zu verstehen.
Mit der Frequenz „Monate in kompletten Wochen“ werden die letzten Tage des Monats dem folgenden Monat zugerechnet, wenn er mitten in der Woche endet.
Einstellen des Genehmigungswegs
In diesem Menü können Sie:
- Eine Erinnerung an die einreichenden Personen programmieren,
- E-Mail-Benachrichtigungen an Manager senden, wenn ein Mitarbeiter ein Studenblatt zur Genehmigung sendet,
- Die verschiedenen Schritte des Genehmigungswegs festlegen, eventuelle automatische Genehmigungen einstellen über Warnungen und kontrollen (siehe unten Einstellen der Kontrollen und Warnungen).
- Die Administratoren daran hindern, Ihre eigenen Stundenblätter zu genehmigen.
Näheres über den Genehmigungsweg finden Sie in diesem Hilfeblatt: Einstellen des Genehmigungswegs einer Regelung Timmi Zeiterfassung.
Einstellen der Kontrollen und Warnungen
Die nächsten Menüs enthalten alle Parameter zu den Regeln für die Arbeitszeit:
- absolute Einschränkungen der Eingabe:
- Kontrollen, bei denen die erfassten Zeiten überprüft werden und die visuelle Warnungen auf dem Stundenblatt und im Genehmigungskreislauf auslösen, um anormale Situationen aufzuzeigen und die Aufmerksamkeit des Managers bei der Genehmigung zu wecken:
- personalisierte Warnungen. Dies sind freie Warnungen in Form von zu deaktivierenden Kästchen, einem Namen und einer Fehlermeldung bei der Deaktivierung. Diese personalisierten Warnungen ermöglichen den Einsatz von Regeln, die Timmi Zeiterfassung nicht selbst berechnen kann, z.B. die Dauer der Tagespauschale der täglichen Pausen von Managern, die ihre Zeiten nicht einreichen.
Einstellen der Zeiterfassung
Das Einstellen der Zeiterfassung, insbesondere die Verwaltung der Regeln in Timmi Zeiterfassung ist komplex und benötigt die Unterstützung des Supports. Ein fehlerhaftes Einstellen dieses Abschnitts kann zu einer fehlerhaften Berechnung der Überstunden führen.
Einstellen der Zeitexporte
Gehen Sie zum Modul Exportieren, stellen Sie den Export der Überstunden auf die Lohnabrechnung oder auf Timmi Abwesenheiten ein und/oder dem Aktivitättenexport. Das Vorgehen ist hier beschrieben: Exporte von Timmi Zeiterfassung setzen
Aktivieren der Kostenzuordnung
Wenn Sie den Modus Aktivitäten wählen, zeigt der letzte Tab Kostenzuordnungen die in Ihrer Datenbnak verfügbaren analytischen Ausrichtungen an.
Achtung, die Einstellung der Kostenzuordnungen wird zwischen allen Regelungen geteilt: wenn Sie eine analytische Ausrichtung in einer Regelung aktivieren, ist er in allen Regelungen im Modus Aktivitäten aktiviert.
Kreuzen Sie die Achsen an, denen die Mitarbeiter ihre Zeiten anrechnen müssen. Geben Sie für jede Achse an, ob sie verpflichtend ist, einen Standardwert hat, bearbeitbar oder ausgeblendet ist. Eine änderbare Achse kann nicht ausgeblendet werden.
Der Parameter „obligatorisch“ bietet drei Wahlmöglichkeiten:
- „Nie“: die Wahl eines Werts ist für diese analytische Ausrichtung optional
- „Immer“: die Wahl eines Werts ist für diese analytische Ausrichtung verpflichtend
- „Falls verfügbar“: die Wahl eines Werts ist für diese Achse nur verpflichtend, wenn sie Werte enthält. Wenn Sie z.B. eine Baumstruktur vom Typ Projekte - Aufgaben haben und für die Achse Aufgaben die Einstellung „falls verfügbar“ wählen, muss der Benutzer nur dann eine Aufgabe auswählen, wenn das gewählte Projekt eine solche enthält.
Wenn eine Kindachse obligatorisch ist, werden die Werte der Elternachse nur dann in der Suche von Timmi Zeiterfassung angezeigt, wenn der Benutzer Zugriff auf die Kindwerte hat. Z.B. sieht ein Benutzer bei einer Strukturansicht von Klient > Projekt > Aufgabe, wobei Klient und Projekt immer obligatorisch sind, Klient A nur dann, wenn er Zugriff auf mindestens ein Projekt von Klient A hat.
Zur Verwaltung der analytischen Ausrichtungen siehe Hilfeblatt Analytische Ausrichtungen erstellen und verwalten