Bevor Sie beginnen
Unter Einstellungen > Benutzeroptionen > Parametern finden Sie alle globalen Einstellungen von Timmi Abwesenheiten, von denen einige je nach Betrieb personalisierbar sind.
Die Einstellungen sind in vier Abschnitte unterteilt:
Nachdem Sie die neuen gewünschten Werte definiert haben, bestätigen Sie Ihre Auswahl, indem Sie im Banner unten auf der Seite auf Änderungen speichern klicken.
Die vorgenommenen Änderungen werden im Änderungsverlauf nachvollzogen:
Hinweis: Für den Zugriff auf das Modul ist die Berechtigung Einstellen erforderlich. Wenn Ihre Rolle Ihnen nicht den Zugriff auf alle Betriebe erlaubt, ist die Vorlage nur schreibgeschützt und der Änderungsverlauf ist nicht zugänglich.
Urlaubsanträge
Antrag in der Vergangenheit
Mit dieser Einstellung können Sie Benutzern verbieten, Anträge zu stellen, die in der Vergangenheit beginnen. Wenn Anträge in der Vergangenheit erlaubt sind, wird dem Benutzer und dem Manager bei der Bestätigung eine Warnung angezeigt.
Es ist möglich, diesen Wert je nach Betrieb zu personalisieren.
Die Aktion, eine Fehlzeit in der Vergangenheit zu erfassen, ist weiterhin möglich im Administrationsmodul Terminplanmanagement > Fehlzeiten verwalten.
Sperrung von eingeschränkten Zeiträumen
Diese Einstellung wirkt sich auf die beschränkte Perioden aus, die im gleichnamigen Modul unter Einstellungen > Präferenzen > beschränkte Perioden festgelegt wurden. Wenn die Funktion deaktiviert ist, wird dem/der Benutzer:in, der/die einen Antrag für ein Konto stellt, für das ein eingeschränkter Zeitraum gilt, eine Warnung angezeigt.
Regel für die Nichtzusammenführung von Konten und Sperrung bei Aneinanderbindung
Mit dieser Einstellung können Sie die Zusammenführung zweier Abwesenheitskonten verhindern. Geben Sie dazu die Nummer oder den Stamm der Konten sowie Beschriftungen an (optional, sie ermöglichen es Ihnen, sich die betreffenden Konten zu merken). Eine Nichtzusammenführungsregel besteht darin, die Eingabe von Tagen von zwei verschiedenen Konten an aufeinanderfolgenden Tagen zu verbieten.
Beispiel: Wenn Ihre Konten der zusätzlichen freien Tage wegen 35-Std.-Woche die Nummer 31xx haben und Ihr bezahlter Urlaub die Nummer 41xx hat, dann definieren Sie durch Eingabe von 31,41, zusätzliche freie Tage wegen 35-Std.-Woche, bezahlter Urlaub,, die Nichtzusammenführung der Konten „zusätzliche freie Tage wegen 35-Std.-Woche“ und bezahltem Urlaub. Ein:e Mitarbeitende:r, der/die 3 Tage in Anspruch nimmt, kann dem Antrag nicht 1 zusätzlichen freien Tag wegen 35-Std.-Woche und 2 bezahlte Urlaubstage hinzufügen.
Der/die Benutzer:in wird beim Absenden seines/ihres Antrags benachrichtigt oder blockiert. Es ist der Wert des Parameters Sperrung bei Aneinanderbindung der definiert, ob der/die Mitarbeitende gesperrt oder benachrichtigt wird. Sie können diese Sperrung im Modul Abwesenheitsverwaltung als Administrator:in jederzeit überschreiben.
Kontrolle der Berechnung von Samstagen als Werktage
Mit diesem Parameter können Sie die Zählung von Samstagen als Werktage basierend auf dem Erwerb des/der Benutzes:in beschränken. Wenn der Parameter „Nein“ lautet, werden die in einem Abwesenheitsantrag enthaltenen Samstage systematisch abgezogen.
Defaultmäßig blockiert Timmi Abwesenheiten die Zählung von Samstagen, die über einen Schwellenwert hinausgehen, der durch die Anzahl der auf dem Konto erfassten Tage definiert wird. Mit dem Parameter „Kontrolle der Berechnung von Samstagen als Werktage“ können Sie die Sperrung deaktivieren, um die Samstage systematisch zu verrechnen.
Der Wert dieses Parameters kann je nach Betrieb angepasst werden.
Dieses Merkblatt beschreibt, wie Arbeitstage in Timmi Abwesenheiten gezählt werden und wie die Sperrschwelle berechnet wird.
Kontrolle der Teilzeit-Abrechnungen
Mit diesem Parameter können Sie die Anzahl der Teilzeittage basierend auf dem Erwerb des/der Benutzers:in begrenzen. Lautet der Parameter „Nein“, werden die in einem Abwesenheitsantrag enthaltenen Teilzeittage systematisch abgezogen.
Der Wert dieses Parameters kann je nach Betrieb angepasst werden.
Dieses spezielle Merkblatt beschreibt, wie Teilzeittage in Timmi Abwesenheiten gezählt werden und wie die Sperrschwelle berechnet wird.
Einen Antrag ohne nicht gearbeitete Tage genehmigen, wenn der Saldo nicht ausreicht
Dieser Parameter ermöglicht die Zählung der nicht gearbeiteten Tage am Ende des Zeitraums (Gearbeitete Samstage, Kalenderwochenenden, Teilzeittage), auch wenn der Saldo nicht ausreicht. Wenn beispielsweise nur noch 5 Tage bezahlte Urlaubs übrig sind, ist es möglich, dass ein:e Mitarbeitende:r die ganze Woche arbeitet, ohne den Samstag zu zählen.
Lautet der Parameter „Nein“, wird der/die Mitarbeitende gezwungen, das nächste Konto des bezahlten Urlaubs oder ein anderes Werktagekonto (Zusätzliche Urlaubstage, Betriebszugehörigkeit usw.) am Samstag zu zählen.
Beispiel: Ich arbeite am Mittwoch in Teilzeit und möchte Montag und Dienstag als bezahlten Urlaub nehmen. Die Berechnung meines Teilzeittags bedeutet, dass ich 3 Tage Urlaub nehmen muss, da Mittwoch auf Dienstag folgt. Ich habe im Jahr 2023/2024 nur noch 2 Tage bezahlten Urlaub:
- Wenn der Parameter bei unzureichendem Saldo einen Antrag ohne nicht gearbeitete Tage zulässt, kann ich am Montag und Dienstag einen Antrag auf bezahlten Urlaub 2023/2024 stellen. Mein Antrag wird nur 2 Tage beinhalten, der Mittwoch wird nicht verrechnet.
- Wenn der Parameter einen Antrag ohne nicht gearbeitete Tage bei unzureichendem Saldo nicht zulässt, kann ich am Montag und Dienstag einen Antrag auf bezahlten Urlaub 2023/2024 stellen, muss ihn aber mit einem Tag von einem anderen Konto ergänzen. Mein Antrag beträgt 3 Tage, der Mittwoch wird abgezogen.
Der Wert dieses Parameters kann je nach Betrieb angepasst werden.
Anzeige
Smileys bei einem Antrag
Mit diesem Parameter können Sie die Smileys konfigurieren, die beim Urlaubsantrag auf der Seite Antrag angezeigt werden.
Arbeitszeitnachweis und Text auf dem Arbeitszeitnachweis
Mit diesen pro Betrieb anpassbaren Einstellungen können Sie den auf der Seite Antrag eines Mitarbeiters angezeigte Arbeitszeitnachweis aktivieren und gegebenenfalls einen Kommentar hinzufügen.
Weitere Informationen zur Anwesenheitsliste finden Sie in diesem speziellen Merkblatt.
Im Erwerb befindliche Konten
Defaultmäßig zeigt das Dashboard Zähler auf der Seite „Antrag“ alle Konten mit einem positiven Saldo an.
Mit diesem Parameter, personalisierbar pro Betrieb, können Sie die Anzeige der derzeit erworbenen Konten im Dashboard der Zähler der Mitarbeitenden blockieren. Das Konto wird auch im Verteilungsfenster bei einem Antrag gesperrt, wenn die Inanspruchnahme in dieser Periode nicht erlaubt ist.
Anfang der jährlichen Terminkalender
Wenn Ihr Betrieb einen Jahreszyklus hat, der sich vom traditionellen Kalender unterscheidet, können Sie hier den Monat festlegen, mit dem Ihr Jahreszyklus beginnt (z.B. September im Schulwesen).
Folglich beginnt auf der Seite Antrag Ihrer Mitarbeitenden die individuelle Planung in der 12-Monats-Ansicht (Anzeigeoption) und das Dashboard der Jahreszusammenfassung im ausgewählten Monat.
Arbeitszeit
Mit diesem Parameter können Sie die Anzahl der geleisteten Arbeitstage (und je nach Arbeitszyklus) in der Jahresübersicht der/des Mitarbeitenden anzeigen.
Erweiterte Einstellungen
Für die Endabrechnung beim Ausscheiden aus dem Unternehmen verwendetes Konto
Mit dieser Einstellung können Sie das Gegenkonto für die Buchungen angeben, die bei der Saldierung eines Mitarbeiters gebucht werden.
Die Buchungen, die den Endabrechnungen entsprechen, können Sie unter Berichte > Buchungen abrufen, indem Sie nach dem Buchcode SALDO filtern.
Automatisierung der Endabrechnung beim Ausscheiden aus dem Unternehmen
Mit diesem Parameter können Sie die automatische Ausführung der Endabrechnung beim Ausscheiden aus dem Unternehmen aktivieren. Sobald diese aktiviert wurde, können Sie folgende Elemente definieren:
- den Empfänger, der den Bericht über die durchgeführten Kontostände erhält, unter den Mitarbeitern, die zur Durchführung der Kontostände erlaubt sind ;
- die Erledigungsfrist, bezogen auf das Austrittsdatum des Mitarbeiters ;
Verwaltung der Belege
Die Einstellung hat 3 Zustände:
- Je nach Zugriff auf die Details der Fehlzeit: Jeder, der Zugriff auf die Details der Fehlzeit hat, sieht den Block Belege (und kann den Beleg hinzufügen / löschen, wenn er die Fehlzeit ändern kann).
- Je nach Berechtigung Belege für Fehlzeiten anzeigen und verwalten: Damit können Sie die Belege für Mitarbeiter ohne diese Berechtigung ausblenden. Wenn Sie beispielsweise die Belege vor den Managern verbergen möchten, können Sie die Berechtigung „Fehlzeitbelege anzeigen und verwalten“ nur den Administratorrollen hinzufügen.
- Für alle deaktiviert. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, ist es nicht mehr möglich, die mit den Fehlzeiten verbundenen Belege in Timmi Abwesenheiten einzugeben oder einzusehen.
Zur Erinnerung: Belege sind in verschiedenen Modulen von Timmi Abwesenheiten sichtbar/änderbar, je nach Zugriffsrechten auf die Module oder die Fehlzeitdetails. Dieses Hilfeblatt beschreibt im Detail, wie Sie einen Beleg hinzufügen oder einsehen können.
Explizite Genehmigung des ersten Schritts
Mit diesem Parameter können Sie festlegen, ob ein:e Mitarbeitende:r, der/die sein/ihr eigene:r Genehmigende:r ist, den eigenen Antrag genehmigen muss, wenn er/sie eine Abwesenheit übermittelt. Muss er/sie den ersten Schritt nicht ausdrücklich genehmigen, wird dieser automatisch genehmigt.
Weiterleitung der Anträge
Mit dieser Einstellung wird die Funktion zur Übertragung eines auf Genehmigung wartenden Antrags für alle Genehmigende geöffnet. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, ist die Übertragung nur für Administratoren erlaubt.
Genehmigung per Mail
Dieser je nach Betrieb personalisierbare Parameter ermöglicht es Ihnen, bei der Genehmigung per E-Mail eine manuelle Genehmigung oder Authentifizierung anzufordern.
Exporte
Kalenderereignis (ICS) und ICS-Multi-Ereignis
Sie können entscheiden, ein Kalenderereignis vom Typ .ICS als Anhang den Timmi Abwesenheiten-Benachrichtigungen hinzuzufügen (Abwesenheitsantrag, über die Abwesenheitsverwaltung eingegebene Abwesenheit). Sie haben die Wahl zwischen dem Standardformat und dem Format Meeting request (Exchange 2003-kompatibel).
Wenn Sie auch von der Exchange- oder Google Calendar-Synchronisierung dank unseres speziellen Synchronisationsmoduls profitieren, muss diese Einstellung deaktiviert werden.
Lotus-Benutzer sollten die Multiereignisverwaltung über den gleichnamigen Parameter einstellen.
Sozialversicherungsnummer erforderlich
Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob die Sozialversicherungsnummer ein erforderliches Feld im Lohnexport ist.