Bevor Sie beginnen
Lucca Absences kann über eine Schnittstelle mit Slack verbunden werden, um:
- in den Channels Ihrer Mitarbeitende die Abwesenden des Tages anzuzeigen
- Abwesenheiten in den Slack-Statusmeldungen der Mitarbeitende anzuzeigen
- in Slack die zu genehmigenden Anträge an die Manager:innen zu senden
Dieses Merkblatt beschreibt die Schritte, um Lucca Absences in Ihren Slack-Arbeitsbereich zu integrieren.
Voraussetzung: Sie müssen Administrator:innen Ihres Slack-Arbeitsbereichs sein.
Hinweis: Sie können tiefere Integrationen auch mit Tools von Drittanbietern wie Zapier durchführen, wenn Sie über technische Fähigkeiten verfügen.
1. Verbinden Sie Lucca Absences mit Ihrem Slack-Arbeitsbereich.
Unter Lucca Absences > Einstellungen > Integrationen identifizieren Sie die Slack-Integration und klicken auf „Verbinden“.
Auf der nächsten Bildschirmanzeige müssen Sie Luccabot erlauben, Benachrichtigungen in Ihrem Slack-Bereich zu posten. Diese Berechtigungen sind notwendig, damit die Integration reibungslos funktioniert.
2. Eine Integration erstellen
Sobald Ihr Slack-Bereich mit Lucca Absences verbunden ist, können Sie Integrationen erstellen.
Abwesende des Tages
Diese Integration ist mit einem kostenlosen oder kostenpflichtigen Slack-Konto möglich.
Diese Integration ermöglicht es Ihnen, die Liste der Abwesenden täglich im Kanal Ihrer Wahl zu veröffentlichen. Sie können eine Integration für das gesamte Unternehmen einrichten (empfohlen für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden), oder eine Integration nach Abteilungen oder Teams für größere Unternehmen.
Für jede Integration müssen Sie angeben:
- den Channel (privat oder öffentlich), in dem die Abwesenden des Tages gepostet werden (obligatorisch). Der Kanal muss vorhanden sein. Wenn Sie also Abwesenheiten in einem dedizierten Kanal veröffentlichen möchten, müssen Sie ihn zunächst in Slack erstellen.
Achtung: Wenn Sie Abwesenheiten in einem privaten Kanal veröffentlichen möchten, müssen Sie LuccaBot dem betreffenden Kanal hinzufügen (Befehl/dann Anwendung hinzufügen). - Den (die) betroffene(n) Betrieb(e) und/oder Abteilung(en) (defaultmäßig werden alle Mitarbeitenden berücksichtigt).
- Die Art der zu berücksichtigenden Ereignisse: Abwesenheiten und oder Homeoffice (für Homeoffice stellen Sie sicher, dass im verwendeten Konto der Parameter Homeoffice angekreuzt ist). Diese Einstellung ist defaultmäßig nicht mehr verfügbar. Wir empfehlen Ihnen, Lucca Office für die Homeoffice-Verwaltung zu verwenden. In diesem Artikel wird erklärt, warum Sie die Arbeit im Homeoffice in Lucca Office und nicht mehr in Lucca Absences erfassen sollten.
- Die Sprache der Benachrichtigungen.
- Die Absende-Uhrzeit der Benachrichtigung in Slack.
- Häufigkeit (Wochentage oder 7/7)
Die Integration testen
Nachdem Sie die Integration erstellt haben, können Sie sie testen. Damit wird eine Benachrichtigung in Slack mit den Abwesenden des Tages gesendet, ohne auf den nächsten Tag zu warten.
Es ist auch möglich, eine Integration zu deaktivieren, ohne sie zu löschen, mithilfe des Schalters links.
Status synchronisieren
Für diese Integration ist ein kostenpflichtiges Slack-Konto erforderlich. Die Person, die die Integration erstellt, muss Administrator:in des Slack-Channels des Unternehmens sein. Beachten Sie, dass der übereinstimmende Schlüssel die E-Mail-Adresse ist.
Diese Integration ermöglicht, den Slack-Status von Mitarbeitenden mit ihren Abwesenheiten zu synchronisieren.
Die Vertraulichkeit von Abwesenheiten wird gut gewahrt. Die Benachrichtigung ist generisch wie in der Abbildung oben, unabhängig von der Art der Abwesenheit. Nur Arbeit im Homeoffice hat eine andere Benachrichtigung und ist mit dem Emoji 🏠 gekennzeichnet.
Der Status wird 30 Minuten vor Beginn des Tages oder halben Tages upgedatet (defaultmäßig 7:30 Uhr - der Tagesbeginn wird durch die Einstellung ICS-Ereigniszeitpläne in Einstellungen > Voreinstellungen > Einstellungen > Erweiterte Einstellungen) festgelegt.
Für diese Integration müssen Sie folgendes angeben:
- Den (die) betroffene(n) Betrieb(e) und/oder Abteilung(en) (defaultmäßig werden alle Mitarbeitenden berücksichtigt).
- Die Sprache der Benachrichtigungen.
Zurzeit haben wir Französisch, Englisch und Spanisch im Angebot. Wenn Sie eine andere Sprache wünschen, können Sie über das Formular oben auf der Seite einen Antrag an den Lucca-Helpdesk stellen, wir werden den Antrag bearbeiten.
- Die Zeitzone, die zur Identifizierung der Synchronisierungszeiten verwendet wird.
- Die Berücksichtigung oder Nichtberücksichtigung von Mitarbeitenden, die im Homeoffice arbeiten.
Es ist auch möglich, eine Integration zu deaktivieren, ohne sie zu löschen, mithilfe des Schalters links.
Genehmigung in Slack
Durch diese Integration können Manager:innen direkt in Slack benachrichtigt werden, wenn sie einen Antrag genehmigen müssen.
Für diese Integration müssen Sie folgendes angeben:
- Den (die) betroffene(n) Betrieb(e) und/oder Abteilung(en) (defaultmäßig werden alle Mitarbeitenden berücksichtigt).
Die Manager:innen erhalten dann alle Benachrichtigungen in Slack, wenn ein:e Mitarbeitende:r einen Antrag stellt. Mitarbeitende, die Anträgen stellen, erhalten keine Benachrichtigungen in Slack.
Die Manager können die Benachrichtigungen in Slack über das Modul Genehmigung unten in der Liste der Anträgen einzeln deaktivieren.
Es ist noch nicht möglich, das Versenden von E-Mail-Benachrichtigungen zu deaktivieren.
Informationen, die Sie überprüfen sollten, bevor Sie den Helpdesk kontaktieren
Wenn die Integration nicht zu funktionieren scheint (in Slack werden keine Abwesenheiten angezeigt oder Status werden nicht aktualisiert), überprüfen Sie die folgenden Informationen, bevor Sie uns kontaktieren:
- Stellen Sie sicher, dass die Person, die die Integration erstellt hat, noch im Betrieb arbeitet. Tatsächlich muss sich die Person, die die Integration erstellt, authentifizieren. Wenn diese Person das Unternehmen verlässt, entfallen ihre Rechte. Die Integration muss von jemandem neu erstellt werden, der das Recht dazu hat.
- Wenn der Status nicht aktualisiert wird: Überprüfen Sie zunächst, ob dem Slack-Konto des/der Mitarbeitenden kein Status hinzugefügt wurde. Tatsächlich wird Slack immer Vorrang vor den Integrationsstatus haben, sogar vor dem Integrationsstatus von Lucca. Wenn dem Slack-Konto kein Status hinzugefügt wurde, liegt möglicherweise eine andere Integration vor, die mit der von Lucca in Konflikt steht.
- Stellen Sie sicher, dass das betreffende Abwesenheitskonto „Als Abwesenheit gezählt“ wird (siehe Kontoeinstellungen).
- Stellen Sie sicher, dass es Ereignisse gibt. Wenn in den Teamkanälen kein:e Abwesende:r erscheint, kann das tatsächlich daran liegen, dass niemand abwesend ist.
FAQ
Ist es möglich, Abwesende in einem privaten Channel zu gruppieren?
Ja, aber in diesem Fall müssen Sie Luccabot zu dem betreffenden Channel hinzufügen (Befehl/anschließend Anwendung hinzufügen).
Kann man den Namen oder das Bild des Bots bearbeiten?
Nein, diese Informationen können nicht geändert werden. Wir haben uns für den Kalender (mit Datumsanzeige, im Gegensatz zu Google Calendar, der kein Datum hat) entschieden, weil es das Emoji ist, das unserer Meinung nach allen möglichen Arten von Abwesenheiten am besten entspricht: Bezahlter Urlaub, Abbau von zusätzlichen freien Tagen wegen 35-Std.-Woche, aber auch Mutterschaftsurlaub, Krankheitsurlaub usw.