Automatisierung und Synchronisierung unserer Anwendungen

Vor Beginn

Lucca bietet eine Suite von Online-Lösungen zur Digitalisierung und Automatisierung der Verwaltungs- und HR-Abläufe von Unternehmen an, indem eine einem bestimmten Bedarf eine einfache Lösung gewidmet wird.

  • Die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten mit Timmi Abwesenheiten

  • Die Verwaltung von Spesenabrechnungen mit Cleemy Spesenabrechnungen

  • Das Mitarbeitermanagement mit Poplee, unserer speziellen Suite für die Verwaltung der Personalakte, zur Überwachung der Vergütungen und für die Organisation von Gesprächskampagnen für Bewertungen

  • Die Online-Zustellung von Lohnabrechnungen mit Pagga Entgeltabrechnung

  • Die Überwachung der Arbeitszeiten mit Timmi Zeiten und die daraus resultierende finanzielle Leistung mit Timmi Projekte.

Anwendungen, die für den Endbenutzer konzipiert sind

Bei der Entwicklung Lucca-Anwendungen wird in erster Linie an denjenigen gedacht, der sie täglich nutzen wird. Daher legen wir großen Wert auf das Design und die Ergonomie unserer Lösungen. Diese Benutzerfreundlichkeit ermöglicht es den Angestellten, produktiver und selbstständiger zu arbeiten. Urlaub einreichen, eine Spesenabrechnung erfassen, seine Zeiten angeben, personenbezogene Daten bearbeiten – all dies wird mit wenigen Klicks erledigt.

Die Vereinfachung der Verwaltungsabläufe Ihrer Mitarbeiter erleichtert die Arbeit der Administratoren im Backoffice.

Automatisierung

Die Automatisierung Ihrer Abläufe entlastet von zeitraubenden Aufgaben und macht Ihre Daten zuverlässiger. Dieser Ablauf ermöglicht das Importieren von Benutzerdaten bei der Erstellung einer Kunden-Datenbank sowie die Aktualisierung der Daten bestehender Mitarbeiter.

Jede Lösung bietet ein spezielles Modul, um die Automatisierung der Aufgaben ihres Administrators anzustoßen, indem sie in einer von Ihnen festgelegten Häufigkeit automatisch verschiedene Exporte erzeugt. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, diese Dateien auf einem SFTP/FTPS-Server zu hinterlegen und/oder sie per E-Mail an die Adressaten Ihrer Wahl zu senden.

Die Vorteile 

Zu einem bestimmten Datum und mit bekannter Häufigkeit werden Exporte Ihrer Abwesenheiten, Ihrer Buchungen oder auch der bearbeiteten Daten Ihrer Mitarbeiter von unseren Lösungen automatisch verarbeitet.

Sie müssen sich nur noch der Bearbeitung von Ausnahmen widmen:

  • Habe ich einen Mitarbeiter, der in die Belegschaft ein- oder austritt? 
  • Gibt es eine Erstattungsobergrenze, die erhöht werden muss? 
  • Muss ich einen Beleg einfordern? 
  • Usw.

Wir haben auch an unsere Kunden mit mehreren Anwendungslösungen gedacht, indem wir über eine übersichtliche Schnittstelle die Aktionen zusammenfassen, die sie vor der Vorbereitung der Lohnbuchhaltung (und damit der Erzeugung der Exporte) durchführen müssen. Lohnvorbereitung wird unseren Kunden kostenlos zur Verfügung gestellt.

Synchronisieren dieser Datenelemente

Wir arbeiten daran, das Leben unserer Kundinnen und Kunden einfacher zu gestalten: 

  • Doppelte Eingaben in die Lohnbuchhaltung und in Drittlösungen wie Lucca reduzieren
  • Duplikate von potenziellen Mitarbeitern oder falsche Datenelemente zwischen der Lohnbuchhaltung und unseren Lösungen entfernen (ein nicht mehr aktueller Nachname, ein Wechsel der Abteilung, eine Änderung der Stellenbeschreibung oder der Vergütung…)

Sie erstellen die Datenelemente oder aktualisieren sie, und die Informationen werden an Ihre Lohnbuchhaltungssoftware übermittelt und/oder in Lucca für die tägliche Verarbeitung hinterlegt. 

Unser Angebot

Wir teilen unsere präzise Vorstellung der Integration unserer Lösungen in Ihre Digitalisierungsprozesse. Insofern beginnt alles mit der Verwaltung der Einträge Ihrer Mitarbeiter. 

1/ Das Onboarding

Das Onboarding ist ein Schlüsselablauf beim Aufbau der Beziehungen mit Ihren zukünftigen Mitarbeitern. Es geht nicht mehr darum, „nur“ Dokumente bereitzustellen, sondern die Erstellung von Verbindungen mit den richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt zu fördern.

Die Informationen, die der zukünftige Neuankömmling über unser Formular eingibt, füllt seine Poplee-Karteikarte aus und die von Ihnen festgelegten To-Dos helfen ihm, seinen Platz während seiner Integrationsreise zu finden, um vollkommen Teil des Unternehmens zu werden.

Mit der Synchronisierung der Benutzerdaten, die wir für Sie einrichten, werden die Daten an Ihre Lohnbuchhaltungssoftware oder Drittanbieter übermittelt und erstellen Ihren Mitarbeiter, ohne dass Sie sich speziell darum kümmern müssen.

2 / Die Personalakte als Self-Service

Mit Poplee können Sie

  • Alle Daten über die Mitarbeiter des Unternehmens speichern und strukturieren;
  • Die eingegebenen Daten auswerten;
  • Die für das Unternehmen unerlässlichen HR-Abläufe (On-/Offboarding, Einleitung von HR-Kampagnen, Einleitung von Kampagnen zur Aktualisierung der HR-Daten) verwalten und einfacher gestalten.

Diese Informationen werden dann über eine Synchronisierung an Ihre Drittanbieteranwendungen oder sogar an andere externe Adressaten per E-Mail übermittelt.

3/ Schlicht einfach 

Ihre Mitarbeiter erfassen im Laufe der Zeit ihre Urlaubstage und Rückerstattungsanträge und aktualisieren ihre personenbezogenen Daten.

Die Daten werden validiert, automatisch exportiert, auf einem Server Ihrer Wahl hinterlegt oder an einen Adressaten Ihrer Wahl übermittelt.

Die Synchronisierung übermittelt und ruft täglich Bearbeitungen und Erstellungen derselben Daten ab, sodass Sie sich nur noch auf das Wesentliche, Ihr Geschäft, konzentrieren müssen.

 

Lösungen Manuelle Exporte Automatisierung Synchronisierung Art der Übertragung Kommentare
Timmi Abwesenheiten
Urlaub Ja Ja
Übermittlung über SFTP/FTPS, einen Webservice oder unsere APIs
Über API möglich
Abwesenheiten Ja Ja
Verspätungen Ja Ja
Korrekturen Ja Ja
Zähler (in einem Monat erworbene Anrechte) Ja Nein
STC Ja Nein
Cleemy Spesenabrechnung
Buchungen Ja
Nein, nur über API
Übermittlung über SFTP/FTPS, einen Webservice oder unsere APIs
Über API möglich
Lohnbuchungen (namentliche Sozialerklärung - DSN) Ja
Zahlungsdateien (SEPA in xlm) Ja
Berichte (allgemeine, kilometrische …) Nein
Timmi Zeiten
Exporte erhöhter Komponenten Ja
Nein, nur über API
Übermittlung über SFTP/FTPS, einen Webservice oder unsere APIs
Über API möglich
Allgemeine Berichte (Differenzen, Pausenzeiten…) Nein
Projekte, Missionen, Aufgaben Ja
Die Arbeitszyklen Ja
Pagga Vergütung
Variable Vergütungsarten Ja Nein
Übermittlung über SFTP/FTPS, einen Webservice oder unsere APIs
Über API möglich
Feste Vergütungsarten Ja Nein
Vertragsdaten (Zeitplan, Lohnbuchhaltungsperiode, Arbeitszeit…) Ja Ja
Poplee HR Grundlagen
Zwingend erforderliche Benutzerdaten, um einen Mitarbeiter in unseren Lösungen anzulegen:
Ja
Ja
Übermittlung über SFTP/FTPS, einen Webservice oder unsere APIs
Über API möglich
Login (vom Kunden definiertes Format)
Betrieb
Name
Vorname
E-Mail
Datum Vertragsbeginns
Manager
Bundesland
Rolle (eine Reihe von Rechten und Berechtigungen, die mit der Navigation zusammenhängen)
Anwendungsprofile für die vom Kunden abonnierten Lösungen
Eine eindeutige Kennung zwischen Lucca und der Verwaltungsanwendung des Kunden, in der Regel die Angestelltennummer
Poplee Gespräche

 
 
 
 
Export von PDF-Dateien für einen bestimmten Mitarbeiter Ja, für das letzte Gespräch, über die Personalakte
Nein
Webdienst oder unsere APIs

 
 
 
 
 
Export von PDF-Dateien einer bestimmten Kampagne
Nein
Export von abgeschlossenen Gesprächen für eine oder mehrere Kampagnen (nach Kategorie filterbar)
Nein
Ziele für einen bestimmten Mitarbeiter
Nein
Export aller Ziele einer Instanz
Nein

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