Vor Beginn
Als Administrator der Lösung Timmi Zeiterfassung müssen Sie auf zwei Haupttermine achten:
Bei Ankunft eines Mitarbeiters
Die Ankunft eines neuen Mitarbeiters muss vorbereitet werden, damit er vom ersten Tag an Zugang zu seinen Stundenblättern hat. Um sicherzugehen, dass alles funktioniert, befolgen Sie diese Schritte und die entsprechenden Hilfeblätter:
- Fügen Sie den neuen Mitarbeiter zur Personalakte hinzu, sobald Sie das Datum seines Vertragsbeginns kennen: Mitarbeiterkartei erstellen
- Weisen Sie ihm eine Rolle zu, die ihm Zugriff auf Timmi Zeiterfassung mit der Berechtigung „muss seine Zeiten einreichen“ gibt: Einem oder mehreren Benutzern eine Rolle zuweisen
- Fügen Sie den Mitarbeiter in eine Regelung Timmi Zeiterfassung: Einen Mitarbeiter in Timmi Zeiterfassung hinzufügen
Testen Sie zuerst selbst, ob die Zeiterfassung für Ihren neuen Mitarbeiter gut funktioniert.
Jedes Monatsende
Export der Überstunden für die Lohnabrechnung
Wenn Sie Überstunden in eine Gehaltsabrechnung exportieren, müssen Sie diesen Export jeden Monat manuell auslösen.
Das ist ganz einfach:
- Gehen Sie zum Modul Exporte und wählen Sie Ihren Lohnexport aus, um alle zu zahlenden Stunden anzuzeigen.
- Überprüfen Sie die exportierte Periode: Achtung: Wählen Sie als Enddatum des Exports den letzten von Ihren Mitarbeitern gemeldeten Tag (Sonntag der letzten vollen Woche)
- Generieren Sie die Datei, die Sie an Ihre Gehaltsabrechnung übermitteln möchten, mit einem Klick auf [Exportieren].
Weitere Informationen über die Funktionsweise und das Lesen dieser Exporte finden Sie im Hilfeblatt: Buchhalterische Funktionsweise von Exporten variabler Vergütungskomponenten.
Rufen Sie in Timmi Abwesenheiten die zum Ausgleich gesendeten Stunden ab.
Wenn Stunden durch Zeitausgleich abgegolten werden, werden diese automatisch auf Timmi Abwesenheiten exportiert, sobald das Stundenblatt genehmigt ist (mit dem Stichtag am Tag nach dem letzten Tag des Stundenblattes).
Sie können den Verlauf dieser Exporte auf Timmi Abwesenheiten im Modul Exporte einsehen, indem Sie auf den Timmi Abwesenheiten-Export klicken.
Erstellen von Berichten über Stundenblätter
Wenn Sie Analysen zu Arbeitszeiten, Überstunden oder Warnungen durchführen möchten, können Sie über das Modul Berichte auf verschiedene Arten von Berichten zugreifen.
- Um auf einen Blick zu sehen, ob es abnormale Situationen gibt: zu hohe Auslastung oder Warnungen auf den Stundenblättern, wählen Sie das Dashboard „Auslastungsverfolgung“.
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Um eine neue Berichtsvorlage zu erstellen, wechseln Sie auf den Tab Personalisierte Berichte und wählen Sie einen der 6 Berichtstypen:
- Zeit
- Aktivitäten
- Stundenblätter
- Warnungen
- Konten
- Kommentare
Für weitere Informationen über mögliche Berichte und Analysen lesen Sie das Hilfeblatt: Analysieren Ihrer Daten mit Berichten und Dashboards