Entschlüsselung: Erstellen einer Importdatei für Benutzer:innendaten

Bevor Sie beginnen

Ihre Importdateien müssen immer im CSV-Semikolonformat vorliegen.

Die erste Spalte Ihrer Datei muss dem Login Ihres Tools und Lucca entsprechen, um den/die Mitarbeitende:n eindeutig identifizieren zu können. Hierbei kann es sich um Folgendes handeln:

Login
Kombination „Betrieb“ + „Angestelltennummer“ (in jedem Betrieb eindeutig)
E-Mail-Adresse

Erstellen eines/einer Benutzers:in: Pflichtfelder

Bei der Verwendung von defaultmäßigen Werten müssen die Pflichtfelder nicht ausgefüllt werden bzw. müssen diese Spalten nicht in die Datei integriert werden.

Datencode	Beschreibung	Defaultmäßiger Wert	Mögliche Werte
Login	Login des/der Arbeitnehmer:in	Ja
firstName	Vorname	Nein
lastName	Nachname	Nein
E-Mail	Geschäftliche E-Mail-Adresse	Nein
legalEntity	Betrieb	Ja
dtContractStart	Datum Vertragsbeginn	Nein	TT/MM/JJJJ
Abteilung	Abteilung/Service	Ja	Liste der erstellten oder importierten Abteilungen (Allgemeine Einstellungen „Zahnrad“ > Abteilungen)
Manager:in	Hierarchische:r Manager:in N+1	Nein	Wenn ein:e Mitarbeitende:r keine:n Manager:in oder Genehmigende:n hat muss eingegeben werden: Manager:in = der/die Mitarbeitende selbst.
rolePrincipal	Primäre Rolle	Ja	Liste der unter Allgemeine Einstellungen > Rollen konfigurierten Rollen
Kultur	In Lucca verwendete Anzeigesprache	Ja	fr-FR; de-DE; en-US; en-GB; es-ES; nl-BE; it-IT
habilitedRoles	Sekundäre Rolle(n)	Nein	Dies ist kein Pflichtfeld. Erstellen Sie so viele Spalten wie nötige sekundäre Rollen, um diese einem Import zuzuordnen: habilitedRoles_0 / habilitedRoles_1 / habilitedRoles_2 ....
employeenumber	Angestelltennummer	Nein	Die Erstellung der Angestelltennummer kann von Lucca automatisiert werden. Dies kann unabhängig von der Erstellung des/der Mitarbeitenden geschehen. Diese Angabe muss nur erfolgen, wenn Sie Timmi Abwesenheiten abonniert haben.

Felder für das Modul Timmi Abwesenheiten (Verwaltung von Urlaub und Abwesenheit) und Timmi Zeiterfassung (Verwaltung von Zeiten und Tätigkeiten)

Datencode	Beschreibung	Defaultmäßiger Wert	Mögliche Werte
profile_ Timmi Abwesenheiten	Erwerbsprofile	Ja	Liste der in den Regelungen erstellten Profile
dtBirth (optional)	Geburtsdatum	Nein	TT/MM/JJJJ
calendar	Kalender der Feiertage, die für den/die Mitarbeitende:n Anwendung finden	Ja	Liste der Kalender (Konfigurieren -> Kalender)
Sozioökonomische Kategorie	Sozioökonomische Kategorie (je nach Einstellungen)	Ja	Das Modul Einstellungen ist durch Klicken auf das Zahnrad verfügbar.
Individuelle:r Genehmigende:r Timmi Abwesenheiten	Zweite:r Genehmigende:r für Urlaubstage	Nein	Hängt von Ihrem persönlichen Genehmigungsworkflow für Timmi Abwesenheiten ab.
userWorkCycles	Arbeitszyklen (Einstellungen der Zyklen)	Nein	Liste der Arbeitszyklen (Allgemeine Einstellungen: Zahnrad)
userWorkCycles.start (optional)	Startdatum des Arbeitszyklus	Nein	TT/MM/JJJJ
userWorkCycles.end (optional)	Enddatum des Arbeitszyklus	Nein	TT/MM/JJJJ Ein leeres Feld steht für einen Arbeitszyklus ohne Enddatum.
dtSeniority (optional)	Dienstaltersdatum, falls dieses vom Datum des Vertragsbeginns abweicht.	Nein	TT/MM/JJJJ
dtContractEnd (optional)	Datum Vertragsende	Nein	TT/MM/JJJJ

Felder des Moduls Cleemy Spesenabrechnungen (Verwaltung von Spesenabrechnungen)

Datencode	Beschreibung	Defaultmäßiger Wert	Mögliche Werte
IBAN	Pflichtfeld (bei Zahlung über Cleemy Spesenabrechnungen)	Nein
BIC	Pflichtfeld (bei Zahlung über Cleemy Spesenabrechnungen)	Nein
profile_ Cleemy Spesenabrechnungen	Erstattungsprofil	Ja	Profil erstellt in Einstellungen > Kostenpolitik
personalAccount (ggf. in der Buchhaltung auszufüllen)	Drittkonto des/der Arbeitnehmer:in (Hilfskonto für Gutschriften)	Nein
frenchCarTaxHorsePower (optional)	Steuerliche Einstufung des Autis des/der Angestellten	Nein	Format: Ziffer (z. B.: 6 für 6 PS eingeben)
frenchMotorcyclesTaxHorsePower (optional)	Steuerliche Einstufung des Motorrads des Angestellten	Nein	Format: Ziffer (z. B.: 6 für 6 PS eingeben)
axisValues(x) (optional) x entspricht der ID der analytischen Ausrichtung, die in der Verwaltung der analytischen Ausrichtungen angegeben wurde.	Wert einer Kostenstelle der analytischen Ausrichtung x des/der Arbeitnehmer:in.	Nein	Liste der Kostenstellen

Felder des Moduls Pagga Entgeltabrechnung (Dematerialisierung der Entgeltabrechnungen)

Code	Beschreibung	Defaultmäßiger Wert	Mögliche Werte
personalEmail (optional)	Persönliche E-Mail-Adresse für die Verbindung mit der Seite Pagga Entgeltabrechnung paie.ilucca.net	Nein

Feld für Poplee – Personalakte

Die Personalakte besteht aus zwei Datentypen:

Die Kerndaten (Daten der obigen Tabellen) entsprechen Daten, die nicht bearbeitet werden können.
Die erweiterten Daten entsprechen Daten, die Sie hinzufügen und personalisieren können. Weitere Informationen finden Sie im Merkblatt Die verschiedenen Datentypen in der Personalakte.

Der Import dieser Daten erfolgt nach dem gleichen Modell wie ein Benutzer:innenimport, die Datei muss den Login in der ersten Spalte enthalten.

Jede der Daten Ihrer Datenbank wird durch einen eindeutigen Code gekennzeichnet, den Sie einfach über die Datenberichte der Mitarbeitenden finden können.

Synchronisierung der Benutzer:innen mittels SFTP/FTPS-Server

Die Synchronisierung der Benutzer:innen von einer Drittanbietersoftware auf Lucca kann automatisch geschehen, um die regelmäßige Aktualisierung der Angaben zu gewährleisten.

Dazu können Sie Ihre Benutzer:innendateien über SFTP/FTPS (File Transfer Protocol) synchronisieren.

Die über den SFTP/FTPS-Server von Lucca gesendete Datei muss einer Flatfile im CSV-Format (Semikolon als Trennzeichen) entsprechen.

Lucca ermöglicht Ihnen, defaultmäßige Werte (Mitarbeitende > Defaultmäßige Werte) je Betrieb oder Abteilung festzulegen.

Diese Werte werden defaultmäßig allen Neuzugängen zugewiesen, falls Sie keine Werte in die Datei eingeben.

Die Datei kann auf einem SFTP/FTPS-Server von Lucca oder auf einem Server des/der Kunden:in abgelegt werden. Die Synchronisierung findet einmal täglich zu einem in den Einstellungen festgelegten Zeitpunkt statt.