Bevor Sie beginnen
Mit dem Modul für elektronische Signaturen können Sie Ihre Dokumente zur Unterschrift senden. Weitere Informationen zur Funktionsweise der elektronischen Signatur finden Sie unserem speziellen Hilfeblatt.
Greifen Sie über die Anforderungs-E-Mail auf das Dokument zu
Nach dem Senden einer Signaturanforderung erhalten die Unterzeichnenden gleichzeitig eine E-Mail-Benachrichtigung. Diese E-Mail enthält einen Link, über den Sie auf die Dokumente zugreifen und diese signieren können.
Falls die Dokumente bereits unterzeichnet wurden, wird über diesen Link eine Seite angezeigt, auf der die Signatur der Dokumente bestätigt wird.
Alternativ über das Lucca-Benachrichtigungszentrum
Nach dem Senden einer Signaturanforderung erhalten die Unterzeichnenden auch die Benachrichtigung mit der Glocke auf der Startseite von Lucca. Mitarbeitende können somit direkt auf die Dokumente zugreifen, die sie über die Lucca-Schnittstelle signieren müssen.
Wenn die Mitarbeitenden mehrere Dokumente signieren müssen, finden sie die vollständige Liste direkt im Lucca Benachrichtigungszentrum. Wenn eine Anforderung vergessen wird, erhalten die Mitarbeitenden eine automatische Erinnerung, das Dokument zu signieren (zusammen mit anderen überfälligen Lucca-Benachrichtigungen).
Signatur von Dokumenten
Das Signieren eines Dokuments erfolgt in zwei Schritten:
- Die Annahme der Vertraulichkeitsrichtlinie und die Verarbeitung von biometrischen Daten des/der Unterzeichnenden (Druck, Geschwindigkeit und Beschleunigung bei der Signatur).
- Aufbringen der Signatur Um zu signieren, müssen Sie in das Dokument klicken, das Sie signieren möchten.
Die Signatur kann auf einem Computer, Mobiltelefon (Smartphone) oder Tablet erfolgen. Durch das Scannen des QR-Codes von einem mobilen Gerät wird direkt auf die Signaturschnittstelle zugegriffen.
Diese Schritte müssen so oft wiederholt werden, wie Dokumente unterzeichnet werden müssen.
Empfang signierter Dokumente
Sobald das Dokument von allen Beteiligten signiert wurde, erhalten die Unterzeichnenden und benachrichtigte Benutzer:innen das signierte Dokument im PDF-Format per E-Mail.
Wenn die Signaturanforderung mehrere Dokumente umfasst, wird für jedes Dokument eine E-Mail gesendet. Wenn also 2 Dokumente von 2 Unterzeichnenden signiert werden sollen, erhält jede:r Unterzeichnende 2 separate E-Mails.
Verweigerung der Signatur
Unterzeichnende haben die Möglichkeit, die Signatur eines Dokument abzulehnen. In diesem Fall müssen die Unterzeichnenden ihre Ablehnung begründen. Achtung, in diesem Fall wird keine E-Mail gesendet. Der Status der Signatur wird jedoch im Dashboard angezeigt.
Wenn eine Signaturanforderung mehr als ein Dokument enthält, können die Unterzeichnenden einige Dokumente signieren und andere ablehnen.
Abbrechen einer Signaturanforderung
Administrator:innen können eine Signaturanforderung abbrechen. Mit dieser Aktion wird der Signaturprozess für alle Dokumente in dieser Anforderung beendet, und kein:e Unterzeichnende:r kann die Dokumente signieren oder darauf zugreifen.
Wenn die Unterzeichnenden versuchen, auf die Dokumente zuzugreifen, werden sie auf eine Seite umgeleitet, auf der sie darüber informiert werden, dass die Prozedur abgebrochen wurde.
Automatische Erinnerung
Alle 3 Tage wird eine automatische Erinnerung an die Unterzeichnenden gesendet, die das Dokument noch nicht signiert haben.