Bevor Sie beginnen
Seit Herbst 2022 erfolgt der Versand der Gehaltsabrechnungen nicht mehr über die Sozialversicherungsnummer, sondern allein anhand des Namens und Vornamens der Mitarbeitenden. Achtung also bei gleichen Namen!
Versand von anderen Dokumenten als Gehaltsabrechnungen
Es ist immer noch möglich, andere Dokumente als die Gehaltsabrechnungen zu verschicken, wenn einige Bedingungen beachtet werden: Die Namen und Vornamen müssen:
- auf dem Dokument stehen
- in Lucca und der Lohnbuchhaltung identisch sein
- in einer Zeile im Dokument angezeigt werden
- nur durch eine Leerzeichen getrennt sein
Anpassen Ihrer Dokumente
Bei Ihrem ersten Versand von Unterlagen ohne Sozialversicherungsnummer werden Sie feststellen, dass einige Dokumente nicht automatisch verschickt werden. In einigen Fällen müssen Sie Ihre Dokumente anpassen, damit die Pagga Entgeltabrechnung die Mitarbeitenden identifizieren kann, die das Dokument erhalten sollen. In den folgenden Fällen müssen Sie Ihre Dokumente anpassen:
Vor- und Nachname sind nicht auf einer der Seiten des Dokuments aufgeführt ⇒ Lösung: Fügen Sie Vor- und Nachnamen der Person in der Kopfzeile des Dokuments hinzu.
Die Daten in der Gehaltsabrechnung und in Lucca unterscheiden sich. Bsp.: in der Gehaltsabrechnung steht „Chloé DE ALIBERT“ und in Lucca „Chloé ALIBERT“ oder „Chloé ALIBERT-GARCIA“ ⇒ Lösung: Aktualisieren Sie die Daten entweder in der Lohnbuchhaltung oder in Lucca, damit sie identisch sind.
Es gibt einen Tippfehler im Vor- oder Nachnamen ⇒ Lösung: Aktualisieren Sie die Daten entweder in der Lohnbuchhaltung oder in Lucca, damit sie identisch sind.
Vor- und Nachname stehen in zwei unterschiedlichen Zeilen => Lösung: Verschieben Sie Vor- und Nachnamen in der Gehaltsabrechnung in dieselbe Zeile.
Vor- und Nachname sind getrennt. Bsp.: Nachname: ALIBERT Vorname: Chloé ⇒ Lösung: Löschen Sie alle Zeichen zwischen dem Vor- und Nachnamen in Ihrem Dokument, damit „ALIBERT“ und „Chloé“ in derselben Zeile stehen und nur durch Leerzeichen getrennt sind.
Im Dokument stehen mehrere Vor- und Nachnamen ⇒ Lösung: Fügen Sie in der Kopfzeile des Dokuments den Vor- und Nachnamen des/der Mitarbeitenden hinzu und davor den Hinweis „pagga:“, so dass sich „pagga:Chloé-Alibert“ ergibt. Für diese Kennzeichnung gibt es keine obligatorische Formatierung. Sie muss nur in die Kopfzeile der Seite geschrieben werden, Farbe, Größe und Schriftart können nach Wunsch gewählt werden.
Hier ein Beispiel für ein Dokument, das den Vor- und Nachnamen von Agathe und Chloé enthält. Ich füge die Kennzeichnung in die Kopfzeile ein, damit die Pagga Entgeltabrechnung weiß, dass die Empfängerin dieses Dokuments Chloé ist.
Das Dokument enthält zwei Vor- und Nachnamen. Der/die Empfänger:in nutzt Pagga Entgeltabrechnung nicht ⇒ Lösung: Fügen Sie in der Kopfzeile des Dokuments den Vor- und Nachnamen des/der Mitarbeitenden hinzu und davor den Hinweis „pagga:“, so dass sich „pagga:Chloé-Alibert“ ergibt.
Mehrere Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen haben denselben Vor- und Nachnamen (Homonyme) => Zunächst müssen diese Dokumente manuell in der Pagga Entgeltabrechnung verknüpft werden. Die Analyse-Engine der Pagga Entgeltabrechnung bietet Ihnen nur gleichlautende Mitarbeitende an.
Der oder die mit dem Dokument verbundene Mitarbeitende hat das Unternehmen verlassen => Wir erstellen innerhalb eines Jahres nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen automatisch eine Verknüpfung der Mitarbeitenden. Danach können Sie diesen Mitarbeitenden kein Dokument mehr über die Pagga Entgeltabrechnung zuweisen. Nach dem Versand dieses Dokuments wird es Ihnen am Ende als Dokument vorgeschlagen, das Sie manuell herunterladen und versenden können.
Der Inhalt des Dokuments liegt als Bild vor ⇒ Lösung: Fügen Sie in der Kopfzeile des Dokuments den Vor- und Nachnamen der Mitarbeitenden hinzu, und davor den Hinweis „pagga:“, so dass sich „pagga:Chloé-Alibert“ ergibt, oder ändern Sie das PDF-Erstellungssystem so, dass es Textinhalte generiert.
Bei Problemen
Wenn das Problem nicht in der Liste oben aufgeführt ist oder Sie die gewünschte Änderung nicht vornehmen können, wenden Sie sich bitte mit diesem Formular an unseren Helpdesk.