Die Aufgaben eines/einer Administrators:in von Timmi Abwesenheiten

Bevor Sie beginnen

Als Administrator:in der Timmi Abwesenheiten-Lösung müssen Sie einmalige und wiederkehrende Aufgaben erledigen. In diesem Merkblatt finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Maßnahmen, die Sie durchführen müssen, um umgehend Administrator:in des Jahres zu werden!

Bei jeder Zahlungsperiode

Kontrolle der durchzuführenden Handlungen

Im Modul Vorzunehmende Aktionen können Sie:

• Mitarbeitende identifizieren, die keine Erwerbsprofile haben
• Abwesenheiten, deren Grund angegeben werden muss, neu einstufen
• Die Belege für konventionelle Abwesenheiten kontrollieren
• Salden mit Anomalie begleichen
• den Erwerb bei Eintritt/Ausscheiden anpassen
• In der Vergangenheit liegende Abwesenheiten mit anstehenden Genehmigungen bearbeiten
• abgelaufene oder auslaufende Konten identifizieren

Dieses Modul zielt darauf ab, alle Ereignisse zu zentralisieren, die Ihre Aufmerksamkeit oder Ihr Handeln erfordern. Damit soll vermieden werden, dass Sie dies auf Notizblöcken, Tagebüchern oder anderen Post-its nachverfolgen müssen.

Dieses Merkblatt hilft Ihnen, das Modul zu meistern.

Abwesenheiten mit anstehenden Genehmigungen bearbeiten

Nur genehmigte Abwesenheiten werden von Timmi Abwesenheiten exportiert Vor der Erstellung des Lohnbuchhaltungs-Exports müssen Sie daher in der Vergangenheit liegende Abwesenheiten mit anstehenden Genehmigungen bearbeiten.

Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Die Genehmigenden erneut auffordern, den anstehenden Antrag zu bearbeiten 
2. Die Abwesenheiten direkt genehmigen 

Gehen Sie dazu auf Genehmigung >. Andere Genehmigende. Ein direkter Zugriff, gefiltert nach dringenden anstehenden Abwesenheiten, die auf Genehmigung warten, ist über das Modul „Auszuführende Aktionen“ verfügbar:

Exportieren der Abwesenheiten für die Lohnbuchhaltung

Um eine Exportdatei mit Urlaub und Abwesenheiten zu erstellen, die dann in Ihre Lohnbuchhaltungssoftware importiert werden kann, gehen Sie zu Exporte.

Gehen Sie zu der Exportkonfiguration, die für den Export in die Lohnbuchhaltung erstellt wurde.

Bevor der Export erstellt wird, ist es wichtig, die nicht validierten Abwesenheiten zu verarbeiten, die über den ausgewählten Exportzeitraum verteilt wurden. Diese zur Genehmigung anstehenden Abwesenheiten werden auf der Seite zur Erstellung Ihres Exports aufgelistet, auf der Sie ebenfalls einen Link finden, der sie direkt zum Genehmigungsmodul führt:

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Zeitraum exportieren.

Die generierten Dateien finden Sie dann im Tab Verlauf:

Sie haben die Datei in Ihre Lohnbuchhaltungssoftware importiert und es gibt Abwesenheiten, die nach dem letzten Export eingegeben/validiert/bearbeitet wurden?

Dann stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Sie können den Export erneut generieren, indem Sie dieselbe Entgeltperiode auswählen und dann auf die Schaltfläche Neue Daten exportieren klicken. Dieser neue Export enthält nur das Delta der Ereignisse für den Monat seit dem letzten für den Zeitraum generierten Export.

• Sie können den nächsten Zeitraum exportieren, indem Sie den nächsten Zeitraum auswählen und erneut auf die Schaltfläche Zeitraum exportieren klicken. Die Verspätungen werden in diesem neuen Export angezeigt.

Wenn Sie die Importdatei bereits in Ihre Lohnbuchhaltungssoftware importiert haben, sollten Sie den letzten Export auf keinen Fall löschen, da sonst die Gefahr einer Verzögerung und von Abwesenheits-Duplikaten in Ihrer Zielsoftware besteht. Die im Verlauf verfügbare Schaltfläche Export abbrechen ist nur dann sinnvoll, wenn Sie den letzten Export noch nicht in die Lohnbuchhaltung importiert haben.

Zur Erinnerung: Hier sind die drei Kategorien für den Export von Abwesenheiten:

• Die Abwesenheiten während der Periode: Abwesenheitstage, die während der betroffenen Periode eingereicht und validiert wurden
• Die Verspätungen: Abwesenheitstage, die in einer Periode vor der betroffenen Periode liegen, aber nicht exportiert wurden
• Korrekturen: Löschungen/Änderungen von Abwesenheiten, die bereits in die Lohnbuchhaltung exportiert wurden.

Wenn Sie das alte Lohnbuchhaltungs-Export-Modul nutzen, beachten Sie bitte das folgende Merkblatt: Urlaub und Abwesenheiten in die Lohnbuchhaltung exportieren.

Arbeitsausfallbescheinigungen für die DSN exportieren

Bei Subrogation (Lohnfortzahlung) erfordert die DSN das monatliche Einreichen von Arbeitsausfallbescheinigungen.

Um die Exportdatei zu erzeugen, gehen Sie zu Exporte. Gehen Sie zu der Export-Konfiguration, die für den Export für die DSN erstellt wurde.

Wenn Ihre Konfiguration auf einem Export für einen Lohnbuchhaltungszeitraum beruht, erzeugen Sie Ihren Export wie oben für die Lohnbuchhaltung beschrieben.

Wenn Ihre Export-Konfiguration auf einem vollständigen Export beruht, klicken Sie direkt auf die Schaltfläche Exportieren, um einen Export ab dem Datum Ihres letzten Exports zu erzeugen:

Zur Erinnerung: Dieser Export enthält:

• Die Abwesenheiten: Seit dem letzten Export angemeldete und validierte Abwesenheitstage
• Die Korrekturen: Löschungen von bereits exportierten Abwesenheiten

Ebenso wie bei einem Export des Gehaltszeitraums enthält ein vollständiger Export nur validierte Abwesenheiten. Abwesenheiten mit anstehenden Validierungen sind daher nicht in den erzeugten Dateien enthalten.

Altes Exportmodul für Arbeitsausfallbescheinigungen:

Markieren Sie die zu exportierenden Arbeitsausfälle (3) und klicken Sie x ausgewählte Arbeitsausfälle exportieren(4). Der generierte Export ist dann im Exportverlauf auf der rechten Seite zu finden.

Am Ende jedes Inanspruchnahme-Zeitraum

Zähler verwalten:

• Verlängern des Inanspruchnahme-Zeitraums: Wenn Sie möchten, dass die Mitarbeitenden Ihre Abwesenheitskonten über den Inanspruchnahme-Zeitraum nutzen können, haben Sie die Möglichkeit, diesen Zeitraum zu verlängern. Das Datum muss somit dementsprechend in den Einstellungen des jeweiligen Abwesenheitskontos den geändert werden.

• Übertragen aller Ansprüche auf ein anderes Konto: Am Ende des Inanspruchnahme-Zeitraums eines Kontos haben Sie die Möglichkeit, die Ansprüche eines Kontos auf ein anderes zu übertragen. 

• X Tage auf einem Abwesenheitskonto für eine Gruppe von Mitarbeitenden beibehalten: Am Ende eines Inanspruchnahme-Zeitraums eines Kontos können Sie eine gewisse Anzahl an Tagen auf diesem Konto bewahren. Die restlichen Tage gehen verloren.

• Sie können alle Ansprüche zurücksetzen, indem Sie den in Gemeinsame Anpassung beschriebenen Schritten folgen und Auf 0 zurücksetzen auswählen.

Aktualisieren der Begleichung

Wir empfehlen Ihnen, die Begleichungsregeln der Zähler zu automatisieren (Anpassungen der Urlaubstage oder zusätzlichen freien Tage aufgrund einer 35-Std.-Woche, bei Abwesenheiten oder Vertragsaussetzungen).

Bei einer manuellen Verwaltung gehen Sie zur Ausführung auf Gutschrift/Debet > Erwerb. Denken Sie daran, hierbei den vergangenen Monat auszuwählen. Sie können die vorgeschlagenen Werte überprüfen und auf die Details zugreifen, indem Sie auf die gewünschte Zeile des Simulation-Dashboards klicken. In der Simulationsschnittstelle haben Sie direkten Zugriff auf die Einstellungen der Begleichungsregel.

Zusätzliche Urlaubstage

• Wenn Sie zusätzliche Urlaubstage gutschreiben, laden wir Sie dazu ein, die eingestellte Regel gegebenenfalls zu bearbeiten. Die Regeln für zusätzliche Urlaubstage, wenn der Jahresurlaub gesplittet wird, sind unter Einstellungen > Regelungen > Regeln > Zusätzliche Urlaubstage verfügbar. Der Beginn der Gutschrift von zusätzlichen Urlaubstagen ist unter Gutschrift/Debet > Erwerb > Zusätzliche Urlaubstage möglich. Was die parametrierte Regel angeht, müssen Sie lediglich auf Berechnen klicken, um auf die Zusammenfassung der zustehenden Ansprüche zuzugreifen. Sie können anschließend die zusätzlichen Urlaubstage gutschreiben, indem Sie auf Gutschreiben klicken. 

Einstellen eines/einer Arbeitnehmers:in

Erstellen einer neuen Mitarbeiterdatei

Sobald Sie das Eintrittsdatum des/der neuen Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen kennen, können Sie seine/ihre Datei erstellen, damit diese:r von Beginn auf die richtigen Lösungen Zugriff hat.

Fügen Sie den/die neue:n Mitarbeitende:n unter Mitarbeitende > Personalakte> hinzu. Mitarbeitende:n anlegen, sobald dessen/deren Datum des Vertragsbeginns bekannt ist.

Geben Sie für den ordnungsgemäßen Betrieb von Timmi Abwesenheiten Folgendes an:

• seine/ihre Rolle (primäre und sekundäre Rolle), die ihm/ihr Zugang zu Timmi Abwesenheiten verschafft
• sein/ihr Urlaubserwerbsprofil, das die Tage bestimmt, die dem/der Mitarbeitenden gutgeschrieben werden müssen
• seine/ihre Angestelltennummer
• sein:e/ihr:e Manager:in
• sein/ihr personalisierter Timmi Abwesenheiten-Genehmigende:r (optional, nur wenn Ihr Freigabeweg dies vorsieht)
• seinen/ihren Arbeitszyklus, der die vom/von der Mitarbeitenden gearbeiteten Tage definiert
• seine/ihre Sozial- und Berufskategorie
• seinen/ihren Kalender , der die Feiertage festlegt
• sein/ihr Betriebszugehörigkeitsdatum, wenn es vom Startdatum des Vertrags abweicht (optional)

Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten der Ankunft eines/einer neuen Mitarbeitenden in Timmi Abwesenheiten.

1. Fall: Sie haben den/die Mitarbeitende:n während des ersten Monats erstellt und die Urlaubstage werden monatlich gutgeschrieben. Es sind keine weiteren Handlungen erforderlich. Die Urlaubstage werden anteilig je nach Anwesenheitszeit des/der Mitarbeitenden im Laufe des Monats und je nach Vertragsbeginn gutgeschrieben.

2. Fall: Sie haben den/die Mitarbeitende:n während des ersten Monats erstellt und die Urlaubstage werden vollständig zu Beginn des Zeitraums gutgeschrieben. Unter Auszuführende Handlungen in Timmi Abwesenheiten finden Sie die anteilige Berechnung der Urlaubstage, je nach gearbeiteten Tagen, die Sie bei Bedarf bearbeiten können. 

3. Fall: Sie haben den/die Mitarbeitende:n zu spät nach seinem ersten Monat erstellt. Informationen zum Erwerb der Anrechte für den (bereits abgelaufenen) Eintrittsmonat finden Sie unterGutschrift/Debet > Erwerb.. Wählen Sie den Monat und die betreffende Erwerbsregel aus und starten Sie eine Nachbesserung (Eintritt/Ausscheiden).  Bitte beachten Sie, dass diese Manipulation nicht für den Erwerb des laufenden Monats oder für zukünftige Erwerbe durchgeführt werden muss. Sie werden automatisch durch Timmi Abwesenheiten ausgelöst.

Wenn Sie die Daten von Timmi Abwesenheiten in die Personalakte des/der neuen Mitarbeitenden eingeben, kann es sein, dass dessen/deren Timmi Abwesenheiten-Bewerbungsprofil nicht mit den bereits vorhandenen übereinstimmt. In diesem Fall muss das Profil neu erstellt werden.

Dies kann ebenfalls die Arbeitszyklen betreffen. In diesem Fall muss ein neues Profil erstellt werden, das auf den/die neue:n Mitarbeitende:n zutrifft.

Ausscheiden eines/einer Mitarbeitenden

Speichern des Vertragsenddatums

Sobald es bekannt ist, geben Sie das Datum des Vertragsendes des/der Mitarbeitenden unter Mitarbeitende > Personalakte > Tab Verträge ein:

Übertragen der betreuten Mitarbeitenden

Handelt es sich bei dem/der ausscheidenden Mitarbeitenden um eine:n Manager:in, übertragen Sie die betreuten Mitarbeitenden aus deren Personalakten an eine:n andere:n Manager:in.

Erstellen der Endabrechnung beim Ausscheiden aus dem Unternehmen

Sobald das Datum des Vertragsendes in die Datei eines/einer Mitarbeitenden eingegeben wurde, können Sie die Endabrechnung erstellen. Achtung: Die Endabrechnung setzt alle Zähler auf 0 zurück! Dieser Vorgang darf somit nur dann durchgeführt werden, wenn der/die Mitarbeitende das Unternehmen tatsächlich verlässt. Wenn dies der Fall ist, gehen Sie zu Gutschrift/Debet > Endabrechnung beim Ausscheiden aus dem Unternehmen und wählen Sie dann den/die betreffende:n Mitarbeitende:n aus.

Folgen Sie anschließend den drei Schritten, um die Endabrechnung zu erstellen:

1. Bearbeitung von anstehenden Anträge und Abwesenheiten über das Datum des Vertragsendes hinaus.

2. Anpassung der Erwerbe und Zähler auf null zurücksetzen: Wenn der/die Mitarbeitende zum Unternehmen zurückkehrt, können Sie seine/ihre Personalakte reaktivieren und er/sie beginnt seinen neuen Vertrag mit den Zählern auf 0.

3. Anzeige von Abwesenheiten für den Export in die Lohnbuchhaltung

Weitere Informationen zur Verwaltung beim Austritt eines/einer Mitarbeitenden finden Sie im Merkblatt Verwalten des Ausscheidens eines/einer Mitarbeitenden in Timmi Abwesenheiten.

Wechsel der Betriebs oder der rechtlichen Einheit

Anpassen der Ansprüche nach einem Betriebswechsel

Vor der Bearbeitung des Betriebs in der Personalakte des/der Mitarbeitenden müssen die Anrechte auf Urlaubstage angepasst werden. Nach dem Wechsel kann der/die Mitarbeitende auf die Zähler des neuen Betriebs zugreifen und die Zähler des vorherigen Betriebs weiterhin anzeigen.

Wenn Sie den Zugriff auf die alten Zähler durch den/die Mitarbeitende:n sperren möchten, müssen Sie den Saldo dieser alten Zähler zurücksetzen. Weitere Informationen finden Sie im Merkblatt Manuelle Anpassung der Salden.

Sie können den Saldo auch vom alten Zähler auf den neuen Zähler übertragen, indem Sie auf Übertragen klicken.

Anschließend können Sie den Betrieb des/der Mitarbeitenden bearbeiten, indem Sie auf „Mitarbeitende > Verträge > Neuen Vertrag erstellen“ gehen.

Im Laufe der Zeit

Generieren von Berichten über Salden, Abwesenheiten oder Abwesenheitsstatistiken

Sie können unterschiedliche Arten von benutzerdefinierten Berichten generieren: 

• Um die Salden Ihrer Mitarbeitenden an einem bestimmten Datum anzuzeigen, wählen Sie den Soll-Bericht. 
• Wählen Sie den Bericht Saldenverlauf, um den Saldo Ihrer Mitarbeitenden auf einem Konto einzusehen, indem Sie die erworbenen und genommenen Urlaubstage anzeigen. 
• Um die Abwesenheiten von Mitarbeitenden nach Konten über einen Zeitraum anzuzeigen, wählen Sie denAbwesenheiten-Bericht. 
• Wählen Sie den Bericht Statistiken, um unterschiedliche statistische Indikatoren in Bezug auf die Urlaubstage und Abwesenheiten anzuzeigen.

Wenn Ihr Bericht regelmäßig veröffentlicht werden soll, können Sie die Konfiguration speichern und ihm einen eindeutigen Namen geben. Klicken Sie hierfür ganz einfach auf Konfiguration speichern, nachdem die Ergebnisse generiert wurden.

Arbeitsausfälle eintragen

Vor der Eingabe eines Arbeitsausfalls empfehlen wir Ihnen, eine Begründung für die Abwesenheit einzugeben, sofern der/die Mitarbeitende den entsprechenden Beleg noch nicht gesendet hat. Greifen Sie hierfür auf den Tab Abwesenheitsverwaltung > Abwesenheiten verwalten zu. 

Sobald Sie den Beleg erhalten haben, können Sie die Begründung der Abwesenheit in der Abwesenheitsverwaltung neu einstufen und in einen Arbeitsausfall umklassifizieren (z. B. Krankheit). Gleichzeitig können Sie den erhaltenen Beleg beifügen.

Wenn dies in Ihrem Betrieb umgesetzt wurde, können Sie die Arbeitsausfälle im Rahmen der DSN (französisches System zur Sozialbeitragserklärung) separat exportieren.

Vergleich mit der Lohnabrechnung

Wenn Sie Saldodiskrepanzen zwischen Timmi Abwesenheiten und Ihrem Gehalt bemerken, wird das Saldoimportmodul in Gutschrift/Debet > Importe > einen Saldo importieren Timmi Abwesenheiten erlauben, die Zähler von Timmi Abwesenheiten mit den von der Lohnbuchhaltung berechneten Zählern zu begleichen. Dies ist häufig der Fall, wenn die Begleichungsregel nicht in Timmi Abwesenheiten verwaltet wird.

Sie können Folgendes vergleichen:

• den kumulierten Erwerb;
• die Salden.

Timmi Abwesenheiten fordert Sie dazu auf, eine Dateivorlage herunterzuladen, in der Sie den Erwerb oder die in der Lohnbuchhaltung verzeichneten Salden angeben können. Nachdem Sie die Datei abgelegt und auf „Weiter“ geklickt haben, zeigt Ihnen Timmi Abwesenheiten einen Zeile pro Zeile-Vergleich mit den eventuellen Fehlern oder Warnungen an. Weitere Informationen finden Sie im entsprechenden Merkblatt: Vergleichen der Zähler mit der Lohnbuchhaltung.